Reduce gastos ya, dejar la oficina tradicional y optar por una oficina virtual

¿Qué es una oficina virtual?

Una oficina virtual es una alternativa que tienes a tu alcance y te ofrece numerosas ventajas. Se trata de un espacio en el que puedes llevar a cabo las mismas actividades que en un centro de trabajo convencional, con la salvedad de que no necesitas unas instalaciones propias ni tampoco tener presencia física en ellas.

Nos referimos a una opción ideal para contar con una domiciliación social y que tu negocio esté siempre atendido, sin la necesidad de tener que volcar tus recursos y tus esfuerzos en ello. Podrás tener un teléfono local y una dirección comercial privilegiada, y todo ello hará que puedas minimizar los costos que exige mantener una estructura física.

Además, la oficina virtual te brinda una amplia variedad de servicios de apoyo, lo cual se traduce en una mejora de tu imagen de empresa. Podrás dirigir tu compañía desde cualquier parte del mundo y tendrás a tu disposición despachos y salas de reuniones en situaciones puntuales en las que te resulte necesario.

Ahorro de costes frente a la domiciliación social convencional
Ahorrar gastos con una oficina virtual
Ahorrar gastos con una oficina virtual

Gracias a estos virtual workplaces, anglicismo con el que también se conocen, tu ahorro será considerable. A diferencia de lo que sucede con la domiciliación social convencional, al no tener un recinto laboral físico en propiedad o arrendado no tendrás que hacer frente a los gastos que estos acarrean.

De este modo, podrás olvidarte de pagar alquiler, facturas de agua y luz, conexión a Internet, sistemas de alarmas, servicio de limpieza y mantenimiento, hardware de red, seguros y licencias, etcétera. También te librarás de tener que efectuar la inversión inicial para reformar las instalaciones, adquirir el mobiliario y todo lo demás.

Sin olvidar, por supuesto, la reducción de costes en personal laboral, pues no es necesario que contrates a alguien para recibir visitas, preparar las salas de reuniones, gestionar proveedores, atender llamadas telefónicas, recepcionar y repartir la correspondencia, archivar, imprimir o enviar documentos y otras acciones rutinarias de ese tipo.

¿Cómo funciona una oficina virtual?

Aunque existen diferentes variantes, dependiendo de los servicios que decidas contratar, en la práctica un workspace funcionará como una oficina propia, con la diferencia de que podrás trabajar desde casa. Tras un mínimo desembolso inicial y una cuota previamente fijada, disfrutarás de un sinfín de privilegios.

En este espacio dentro de la red podrás disponer de todo lo que necesitas para brindar la mejor atención a tus clientes. Aplicaciones y programas de gestión, software específico y acceso a toda la información que atañe a tu empresa. De este modo, aumentarás tu productividad con el menor gasto posible. Además, entrarás a formar parte de una una comunidad que te ayudará a crecer, se te abrirán las puertas de una inmensa red de contactos de calidad. En la comunidad podrás encontrar aliados que te ayuden a aumentar tu cartera de clientes, y poder establecer colaboraciones con otros profesionaes para ampliar tu portafolio de servicios.

Otras ventajas que te proporcionan las oficinas virtuales

Como ya has podido ir comprobando, las oficinas virtuales te proporcionan muchas ventajas. No solamente el ahorro de tiempo y dinero que supone y del que ya te hemos hablado. O contar con una cartera de servicios muy completa. También otros aspectos que harán que tu negocio genere confianza y transmita seguridad y profesionalidad a tus clientes.

Por ejemplo, tendrás la garantía de que tu oficina estará siempre atendida por personal cualificado. Disfrutarás de una dirección de correspondencia en un lugar privilegiado y podrás empezar a operar desde el primer momento sin preocuparte de cuestiones logísticas o administrativas. Lo cual es perfecto si eres trabajador autónomo o acabas de emprender tu aventura empresarial.

Además, gracias a estos espacios virtuales de trabajo podrás ofrecer a tus clientes atención personal con un horario de visitas de hasta 12 horas. Asimismo, gozarás de una gran flexibilidad para desempeñar tu actividad, ya que no tendrás por qué estar anclado a unas instalaciones físicas y podrás gestionar tu negocio en el momento del día que te convenga.

Al no tener que ocuparte de estas tareas rutinarias, podrás dedicar tu tiempo a otras actividades más importantes. Eso se traducirá en un aumento de la productividad. Y si en algún momento necesitas reunirte con tus socios o con tu equipo de trabajo, tendrás a tu disposición un despacho o sala de reuniones donde hacerlo. Pagarás, por supuesto, únicamente por el tiempo que lo necesites. Si has decidido teletrabajar, pero en casa surgen imprevistos (obras en el piso de abajo, un recién nacido, una visita familiar que ocupa tu espacio de trabajo…), siempre podrán usar un espacio por horas o días para resolver la coyuntura

¿Qué servicios prémium pueden ofrecerte estos espacios en la red?

Los espacios laborales virtuales se han convertido en una opción cada vez más demandada, dadas las circunstancias por las que nos estamos viendo obligados a pasar. La crisis sanitaria de COVID-19 ha acelerado el proceso de transformación de numerosas compañías hacia la digitalización.

El teletrabajo, pues, se postula como un método de presente y de futuro que estas oficinas en la red facilitan enormemente. Principalmente por algunos de los servicios prémium a los que tendrás alcance. Por ejemplo, puedes delegar la gestión de tu estrategia de marketing digital o, incluso, la de tu merchandising. También la logística, como el envío y la recepción de paquetería, o incluso la gestión de tu tienda online!.

En realidad, dispones de la opción de personalizar tu paquete de servicios, pues la carta es amplia y variada: asesoría financiera y jurídica, secretariado, soporte informático… Manejarás más recursos de los que podrías permitirte en el supuesto de que trabajases en una oficina tradicional. Y todo ello con un coste muchísimo menor y un nivel de eficiencia máxima.

Una buena forma de impulsar tu negocio

Todos estos beneficios te ayudarán a impulsar tu negocio y a conseguir una mayor rentabilidad. Las oficinas virtuales favorecen la internacionalización. Asimismo, te resultará bastante más fácil relacionarte con profesionales de distintos sectores con los que podrías generar sinergias.

De esta forma, tus tentáculos llegarán aún más lejos y tu cuenta de resultados crecerá como la espuma. Podrás ofrecer a tu clientela un servicio de mayor calidad. Al reducir gastos y aumentar la productividad, empezarás a comprobar cómo tu volumen de negocio se dispara y tu credibilidad se multiplica.

En conclusión, una oficina virtual te brinda muchas posibilidades de las que puedes aprovecharte para mejorar en todas las áreas. A diferencia de las opciones más tradicionales, brindarás una mejor atención y servicio realizando un desembolso insignificante en comparación con el que tendrías que hacer si contases con unas instalaciones físicas propias. Son razones más que suficientes para apostar por esta alternativa de futuro hacia la que camina con paso firme el mundo empresarial.


Ventajas de alquilar un despacho en un Coworking

En la actual situación de crisis económica en la que nos encontramos y con un panorama bastante poco alentador de cara a un futuro a corto plazo, son muchas las empresas que se ven obligadas a reinventarse y reorganizarse. En este contexto, alquilar un espacio u oficina en un Coworking no sólo se convierte en una imperiosa necesidad para subsistir, sino que además resurge con fuerza en la actualidad, dada la situación, como alternativa a la oficina tradicional, puesto que permite reducir costes y ahorrar para poder mantener con vida sus negocios.

La opción de trabajar en un Coworking es una alternativa maravillosa hoy en día, puesto que no sólo es una solución para aquellos empresarios que van a iniciar un nuevo negocio, sino también para todas aquellas empresas que ya estén posicionadas en el mercado y se vean obligadas a reducir costes.

Las brutales consecuencias que la pandemia del Coronavirus está ocasionando a nivel mundial, afecta de manera directamente proporcional a la economía y, por consiguiente, a la productividad de múltiples empresas, que ven cómo su facturación va disminuyendo drásticamente con el paso de los meses.  Las restricciones de movilidad que se están aplicando por el Gobierno, lo cambios en los hábitos de consumo y la incertidumbre de lo que ocurrirá dentro unos meses, son algunos de los factores que influyen negativamente en el ritmo habitual de trabajo de las corporaciones, aunque no sólo en el de las grandes compañías, sino también para las PYMES y autónomos.

La búsqueda de una oficina en un Work Space no sólo es una alternativa viable, sino que también es sencilla. La mayoría de los centros que ofrecen estos servicios, tienen muchos años de experiencia en el sector y son conocedores de las necesidades que pueden surgir en torno a la contratación de una oficina, puesto que ellos mismos las alquilan, algo que les convierte en un buen aliado.

Lo primero que hay que tener en cuenta cuando hablamos de una oficina convencional son los gastos derivados de la inversión, es decir, cuando se pretende alquilar un local desde cero. En este caso, el gasto inicial se dispara bastante, lo cual puede significar un verdadero quebradero de cabeza. En cambio, si te encuentras en el proceso de búsqueda de una oficina ya montada, puede que consigas ahorrarte algunas partidas correspondientes a la inversión, pero pronto te darás cuenta de que sigue siendo algo bastante farragoso. Si ya estás funcionando, puede que ya te hayas dado cuenta de que esta situación es insostenible en la actualidad, pero si todavía no has abierto los ojos, ya es hora de despertar, puesto que nos encontramos ante un cambio de tendencia por necesidad.

Por tanto, no sólo existen los gastos fijos del alquiler, la luz, el agua, la limpieza o las nóminas de los empleados, sino también una serie de gastos variables como cafetería, papelería o mobiliario, entre otros. Cuando observas los números y pones el grito en el cielo, te das cuenta de que alquilar un despacho en un Coworking es un paso lógico para seguir subsistiendo.

Ahora veremos algunas de las principales ventajas que tiene un Coworking:

Precio

Está claro que es un factor importante, sobre todo para una startup o una pequeña empresa con pocos empleados. Es una forma fantástica de reducir los gastos sin que dicho ahorro influya en la calidad de un determinado producto/servicio. Como hemos visto en el cuadro anterior, de un mes para otro puedes reducir los gastos hasta un 90%, una bocanada de aire fresco que te permite ganar algo más de tiempo, sin duda. Cabe destacar que en el precio del alquiler están incluidos casi todos los gastos, así que sólo tienes que ocuparte de tu negocio o proyecto.

Flexibilidad

En este sentido, es importante saber que se pueden adaptar los distintos servicios que se ofrecen a tus necesidades reales, es decir, no tienes por qué pagar una oficina a tiempo completo si la necesitas realmente a media jornada. Por ejemplo, si eres autónomo y atiendes a clientes únicamente en horario de mañana, puedes alquilar un despacho sólo en horario diurno, tanto a tiempo completo como de manera puntual, lo cual puede salir incluso más económico todavía. En el caso de que trabajes normalmente desde casa y te haga falta una sala de reuniones, también puedes alquilarla, entre otras opciones. Como puedes comprobar, la flexibilidad es bastante amplia y con un sinfín de posibilidades.

Servicios

Muchos Coworking ofrecen también una gran variedad de servicios que pueden adaptarse perfectamente a tus necesidades. Ofrecen despachos totalmente amueblados y adaptados según las indicaciones del cliente, listos para empezar a trabajar desde el primer día. Conexión a internet, servicios de reprografía y cafetería, atención personalizada, recepción y secretaria, atención de llamadas y visitas, salas de reuniones con catering, etc. Una gran variedad de servicios con un coste bastante bajo si tenemos en cuenta todas estas ventajas, lo que supone un auténtico lujo. Dada la situación, puede que sea el momento de averiguarlo, ¿hay alguna otra opción mejor?

Imagen

No debemos olvidar que estamos hablando de Centros de Trabajo o Centros de Negocios. Por tanto, conocedores del mercado y de la importancia que tiene la imagen que se quiera proyectar. Puede que la mayor parte del tiempo trabajes desde casa, que muchas gestiones se puedan resolver por e-mail, pero a la hora de la verdad, no es muy adecuado atender a clientes o proveedores en tu vivienda particular, por mucho que hayas adaptado un despacho para ello. Aquí es donde entran en juego las instalaciones de un coworking. Lógicamente, la imagen que puedes proyectar cuando a tu cliente se le recibe en recepción por el personal del Centro, atendiéndole ante cualquier duda que le pueda surgir, ofreciéndole agua o café y guiándole hasta una sala de reuniones o despacho en donde tendrá lugar la reunión, no es para nada comparable si eres algo meticuloso en este sentido. Y si además el Centro tiene una buena localización, ¡mejor que mejor!

Por tanto, con la dura situación económica que estamos sufriendo y ante la incertidumbre sobre cuándo llegará finalmente la recuperación, está claro que un Work Space se posiciona no sólo como tu mejor aliado, sino también como un gran amigo. Como aliado, porque te acoge encantado, entiende tu situación actual y te ofrece el mejor servicio a un precio inmejorable. Como amigo, porque te acompañará y estará a tu lado en estos duros momentos, ofreciéndote la mejor calidad, candidez, cercanía y un excelente trato personal y humano, dándote lo mejor de sí mismo todo el tiempo que tú quieras, incluso cuando las cosas vayan mejor y quieras dejarlo.


Oficinas y salas de reunión seguras

Cómo mantenerte seguro en tu espacio de trabajo

Un espacio de trabajo seguro es siempre sinónimo de bienestar. Esto pasa por la implantación de salas de reunión seguras en las que se promuevan los principios para el bienestar empresarial. Según el Instituto Nacional de Salud en el Trabajo las Directrices de Buenas Prácticas en Actividades de Gestión y Administración (6/2020) para enfrentar la pandemia, los principios son los siguientes:

  • Se flexibilizará la hora de entrada y salida
  • Se establecerán zonas de entrada y salida al centro de trabajo diferenciadas
  • Se dispondrán carteles informativos sobre higiene de manos y medidas sobre la prevención del contagio por vías respiratorias.
  • Se formará a los trabajadores sobre los riesgos de contagio y propagación del coronavirus
  • Se recomienda facilitar el teletrabajo y las reuniones por teléfono o videoconferencia
  • Las tareas y procesos laborales deben planificarse para que los trabajadores puedan mantener la distancia de seguridad
  • La disposición de los puestos de trabajo, la organización de la circulación de personas y la distribución de espacios deberá adecuarse cuando sea necesario con el objeto de garantizar, al menos, 1,5 metros de separación.
  • Hay que asegurar que la distancia de seguridad está garantizada en las zonas comunes (aseos, salas de descanso, salas de reuniones, office, etc.).
  • Cuando no sea posible mantener la distancia interpersonal de seguridad se usarán barreras físicas.
  • Se evitará atender al público o a clientes de forma presencial, realizándose únicamente en aquellas actuaciones de carácter urgente e inaplazable y siempre que se pueda mediante cita previa.
  • En aquellas oficinas en las que sea necesario el acceso de personas ajenas a la organización deberán implementarse medidas para reducir al mínimo las interacciones con dicho personal
  • Cuando sea posible, se habilitarán mecanismos de control de acceso en las entradas a las oficinas
  • Se evitará, en la medida de lo posible, la rotación de personal y se favorecerá el mantenimiento de los mismos grupos de trabajo y turnos con el fin de reducir al máximo el contacto entre diferentes personas.

En resumen, un espacio de trabajo requiere mucha gestión y soluciones cómo despachos alquilados, salas de reuniones o co-working adaptadas con respecto a estas directrices pueden ser una manera muy eficaz de gestionar un negocio.

¿Qué medidas de protección se dan en el alquiler de oficinas seguras?

Si piensas que el alquiler de oficinas seguras es una buena opción, deberás asegurarte antes de que estas cumplan con la legislación vigente en materia de seguridad laboral. Para ello, tienes que tener en cuenta la existencia de factores que en gran medida nos protegen, como los sistemas de telefonía que nos permitan cambiar fácilmente de localización, máquinas de plasma iónico para la filtración de aire, soluciones de almacenamiento de archivos accesibles de manera remota, desinfección de correspondencia, tratamiento de superficies con agua ionizada (que las mantiene protegidas 48 horas) etc. Veamos con más detalle estos y otros factores.

¿Reuniones? Sí, pero en salas grandes y de manera limitada

(Sala de Reunión «Espacio Arte»  –  Workspaces Atocha)

La Covid-19 nos empuja a limitar nuestras relaciones sociales a toda costa. Y en el trabajo no podía ser menos. Siempre que sea posible, haz uso de la videoconferencia para celebrar las reuniones de trabajo. Si esto no fuera posible, elige una sala de grandes dimensiones y con la ventilación adecuada. Nunca te olvides de medidas fundamentales como el uso de mascarilla y de gel hidroalcohólico, así como el distanciamiento físico. No lo debemos confundir con el distanciamiento personal, ya que esto no nos conviene que se produzca si queremos obtener un resultado satisfactorio de trabajo en equipo.

Sistema de almacenamiento remoto y telefonía IP

Tanto un sistema de almacenamiento de archivos accesible desde cualquier lugar como el uso de la telefonía IP resultan muy convenientes como medida de protección contra el coronavirus.

Decidas quedarte en tu hogar y trabajar de manera remota o estar en la oficina, una base de datos accesible desde cualquier ordenador es lo más apropiado para reducir el intercambio físico de carpetas y archivos. De este modo, conseguirás reducir el riesgo de contagio.

Por otra parte, la telefonía IP te permite estar conectado en todo momento con los contactos de tu red laboral. Este sistema tecnológico mejora tu productividad, ya que podrás usar a la vez las tecnologías de datos, multimedia, vídeo y de voz utilizando un único sistema digital.

Un buen procedimiento de comunicación interna es clave

Un procedimiento adecuado de comunicación interna es fundamental. Te facilitará la tarea de resolver dudas con la mayor transparencia y efectividad. Además, facilitará que las personas que trabajan en un determinado espacio tengan fácil acceso a cualquier información oficial y la puedan consultar de manera directa. También podrás mandar notificaciones manteniendo la distancia social al máximo.

Máquinas de plasma iónico para la filtración de aire

El ozono es un sistema desinfección muy popular. Contrariamente a lo que se cree, no es tan inocuo para la salud. Por ello, te recomendamos el uso de plasma mediante el que conseguiremos combatir la contaminación y eliminar hasta un 99,9 % de patógenos tanto en ambientes como sobre superficies.

El plasma iónico te garantiza una desinfección de manera continua. De este modo, se eliminan los virus tipo corona y, además, ofrece un aire interior de gran pureza y calidad. Es perfecto para personas con sensibilidad química y alergias, y en un entono laboral puede reducir el absentismo hasta en un 30 %, ya que sus iones negativos elevan el nivel de bienestar.

¿Qué ventajas presenta un co-working seguro?

Si deseas fomentar un espacio de co-working seguro, es imprescindible que aproveches sus muchas ventajas como algunas que te presentamos a continuación.

Ahorro de gastos mensuales

En un espacio de co-working la inversión inicial es 0. Pero el ahorro va más allá, ya que si escoges esta opción para desempeñar tu actividad no deberás preocuparte por nada relacionado con el mantenimiento de la oficina. Desde el primer día podrás disfrutar de un espacio adaptado a ti. Todos los gastos están incluidos en la cuota mensual, de modo que evitas los sobrecostes no esperados.

Se adapta al crecimiento de tu equipo

¿Acabas de comenzar casi desde cero y con pocos empleados? Si este es tu caso, pero esperas que la plantilla crezca a medida que lo van haciendo los resultados, esta opción es ideal para ti. Una de las principales ventajas es que te ofrece soluciones flexibles adaptadas al ritmo de crecimiento de tu equipo.

Podrás disponer de un espacio mayor o menor de acuerdo a tus necesidades. Por tanto, se trata de un coste variable y no fijo. En caso de un equipo que decrece, podrás adaptarte de forma sencilla y sin costes añadidos relacionados con el decrecimiento.

Mayor flexibilidad

Tú decides qué rentabilidad le sacas a tu tiempo y en qué horario vas a ejercer tu actividad laboral. En un co-working podrás optar a diferentes tarifas que se adaptan a tus necesidades y preferencias. Por ejemplo, puedes contratar un paquete por horas semanales o mensuales, de media jornada, con derecho a la sala de reuniones o no, etc.

Mayor productividad

Si te cuesta centrarte cuando trabajas en tu hogar debido a la infinidad de distracciones, creemos firmemente que un espacio laboral compartido mejorará en gran medida tu productividad. Crearás un horario según tus necesidades en el que te dedicarás únicamente al trabajo, sin distracciones ajenas a este. Además, una ventaja añadida es que al finalizar tu jornada, ya sea de 2 o 6 horas, podrás apagar tu ordenador y no volver a encenderlo hasta el día siguiente.

En definitiva, las salas de reunión seguras y un espacio de co-working seguro te dan la oportunidad de trabajar con todas las medidas de seguridad necesarias para sentirte seguro y protegido en tu entorno laboral. Como resultado, tu productividad aumentará y los resultados óptimos ligados a tu actividad profesional no se harán esperar.


¿Dónde realizo mi reunión? Encuentra tu workspace de más fácil acceso para tus asistentes en Madrid

Madrid, como sede de la inmensa mayoría de grandes empresas, hace que sea un punto de encuentro ideal en el ámbito de los desplazamientos por trabajo y es por ello por lo que la gran mayoría de las empresas eligen este destino para organizar reuniones de equipo, presentaciones de productos, formaciones y cualquier tipo de evento de carácter empresarial. En ocasiones, estas empresas no cuentan con un espacio apropiado en sus instalaciones para poder realizar las reuniones, por lo que necesitan salir de su oficina y buscar un espacio que se adecue a sus necesidades puntuales y que, además, cuente con todo el equipamiento necesario para ello.

En este post vamos a contarte cuáles son los beneficios que tiene alquilar una sala de reuniones y qué características deben cumplir para conseguir los objetivos de tu reunión.

En Inspira Wokspaces somos conscientes, desde hace muchos años, de esta gran necesidad que tienen las empresas. Son muchas las que deciden reducir el tamaño de sus sedes de tal forma que prefieren prescindir de grandes instalaciones, tratando de evitar los temidos elevados costes fijos, y, en su lugar, buscar Centros de Negocios con salas de reuniones adaptables a las necesidades de cada momento. En Inspira Workspaces nos dedicamos en cuerpo y alma a facilitar ese punto de encuentro de pequeños y grandes empresarios en nuestros despachos y salas de reuniones, ubicados en zonas privilegiadas de Madrid y perfectamente conectadas con cualquier punto de la Península. La flexibilidad que te aportamos es inmensa, pudiendo organizar reuniones de 2 hasta 65 personas.

BENEFICIOS DE ALQUILAR UNA SALA DE REUNIONES

Los beneficios que te ofrece el alquiler de espacios por horas son múltiples. Aquí te pasamos a enumerar los principales:

1) Ahorro en costes fijos.

Podríamos decir que esta es, sin lugar a dudas, la principal ventaja por la que un empresario decide alquilar una sala de reuniones. Con esta fórmula, no necesitas contar con unas oficinas grandes que cuenten, a su vez, con espacios donde poder reunirte. Además, suele ocurrir que este uso se limita, en la mayoría de los casos, a muy de vez en cuando, bien porque la reunión se celebre en la sede del cliente o bien porque las agendas estén tan apretadas que se tenga que celebrar por videoconferencia y desde tu misma zona de trabajo la puedas hacer…pero mientras y en resumen, estás asumiendo costes innecesarios. Si este es tu caso, y sólo vas a necesitar hacer uso de salas de reuniones de forma puntual, alquilar un despacho por horas o sala de reuniones siempre te resultará más ventajoso.

2) La imagen de la empresa mejora considerablemente.

Las primeras impresiones son siempre las que cuentan, como ya te hablamos en este post. En el caso de no contar con una oficina que cumpla ciertas condiciones, necesitarás buscar un lugar para celebrar tu reunión que esté perfectamente acondicionado, con unas instalaciones excelentes y un personal cualificado en su puesto de trabajo que parezca que forme parte integrante de tu negocio. Esto puede ocurrir tanto a pequeños autónomos que no disponen de oficina, como a empresas de logística, que a pesar de tener enormes almacenes para el día a día, no cuentan con espacios habilitados para poder celebrar reuniones, e incluso como estrategia interna de empresa para que los propios empleados de cualquier entidad, no tengan porqué saber si existen procesos de selección abiertos o no.

3) Equipamiento audiovisual e informático.

Confiar en un centro de negocios como Inspira Workspaces para celebrar tu reunión además, te garantiza el poder tener a tu disposición múltiples opciones para que tu reunión sea todo un éxito y no te falte absolutamente de nada. Es muy importante que la sala cuente con mobiliario cómodo para largas jornadas de trabajo, y que disponga de equipos audiovisuales de alto rendimiento. En nuestro caso, contamos con proyectores de muy alta calidad, que se adaptan perfectamente a las dimensiones de cada una de nuestras salas de reuniones. Estos servicios adicionales, te permitirá no tener que venir cargado con el tuyo y evitar inconvenientes de última hora como, por ejemplo, que a la llegada a tu sala veas que la proyección no se ve bien porque el tipo de proyector no se adapta a la pantalla, quedando la visión demasiado grande o por el contrario, que se quede corta. Estos nervios y este estrés, te los puedes evitar en momentos así de importantes, delegando en el servicio que te ofrece tu Centro de Negocios. Adicionalmente, cuentas con la posibilidad de hacer uso de nuestro equipo de videoconferencia profesional, de tal forma que puedas ir más allá de lo presencial, y dar la posibilidad, para todos aquellos que no hayan podido desplazarse hasta Madrid, de poderse conectar online, estén donde estén.

Una sala de reuniones, además, tiene que contar con una conexión a Internet de calidad, ya que hoy en día Internet es esencial para cualquier tipo de actividad empresarial. Ésta debe tener capacidad suficiente para que todos los asistentes estén conectados a la vez y sin problemas, ya sea a través de WiFi o por cable. Nuestra conexión a Internet gratuita en Inspira Workspaces, consiste en una potente red con 3 líneas, 2 de ellas de fibra óptica y un balanceador de carga, que asegura una conexión continua, sin fisuras. Los potentes APs, y diversas posibilidades de configuración para que tu reunión transcurra sin ningún inconveniente es, sin duda, una de las prioridades en nuestro servicio.

4) Servicio de catering.

Nuestros espacios están pensados para que no te falte absolutamente de nada, por lo que, si estás pensando en hacer un break para tomar algo, también te puedes despreocupar de perder tiempo eligiendo un restaurante y volverte loco intentando conseguir una reserva. ¿Por qué no elegir alguno de nuestros coffee break o lunch, servidos en la propia sala, sin tener que perder tiempo y que la reunión pueda seguir su curso a continuación?

5) Ubicación.

Contar con una buena ubicación te va a permitir que puedan asistir la mayoría de las personas convocadas, lo que se traduce en un éxito asegurado para tu reunión. Nuestras dos sedes cuentan con excelentes ubicaciones para conseguir ese objetivo: Inspira Atocha, pegada a la estación de AVE de Atocha, nexo con cualquier punto de España; e Inspira Abascal, junto a Castellana, perfecta si vienes a Madrid en avión y buscas una conexión directa, además de estar en una de las zonas más privilegiadas de la capital.

6) Flexibilidad para adaptarse a las necesidades de cada momento.

Sabemos que no todas las reuniones van a ser iguales, y que no es lo mismo el espacio necesario para albergar a un grupo de 5 personas, que a 50 personas. Este sistema te proporciona esa capacidad de adaptación, ofreciéndote la posibilidad de contratar la sala que se adapte a nuestras necesidades en cada momento para más o menos personas, y también por supuesto la posibilidad de seleccionar qué disposición vas a querer, pues no es lo mismo una formación, en la que a lo mejor te interesa más que todos los asistentes estén mirando al frente, por lo que elegiremos un formato “Escuela”, que una reunión de equipo, en la que es más preferible que todos puedan mirarse los unos a los otros, por lo que sería más recomendable en este caso en “U” o en “Reunión”.

7) Contratación sencilla.

Como ventaja final, podríamos añadir lo fácil que resulta contratar una sala de reuniones. Simplemente debes solicitar reserva para las fechas y el tiempo que la vas a utilizar, indicar tus necesidades, y el resto déjalo en manos de nuestro equipo de profesionales.

¿QUÉ CARACTERÍSTICAS DEBE TENER MI SALA DE REUNIONES?

Las principales características que debe tener nuestra sala de reuniones serán las siguientes que os pasamos a detallar:

  • Funcional: Debe ser una sala que cuente con todo el equipamiento que vayamos a necesitar. Por ejemplo, si vamos a dar una formación, será importante que los asistentes cuenten con un espacio para poderse sentar y apoyarse para tomar notas. Si además van a traer sus equipos, necesitarán tomas de corriente suficiente para poder hacer el seguimiento de las clases. Por otro lado, los formadores suelen apoyarse en presentaciones y vídeos explicativos, por lo que es muy importante que la sala cuente con un equipo de proyección de calidad para que la formación sea un éxito.
  • Simplicidad y decoración sencilla: Cada espacio debe estar en línea con el objetivo que persigamos. Si queremos evitar distracciones inútiles, una sala con una decoración sencilla favorecerá la concentración de los organizadores durante el transcurso de la reunión. En cuanto al cliente, esto mismo ayudará a que se centre en lo que le estás explicando.
  • Tranquilidad: Quizá este punto sea lo más importante, ya que de cara a que exista fluidez en la reunión es imprescindible que haya interrupciones por ruidos producidos del exterior.

  • Privacidad: En muchas ocasiones, los temas a tratar en las reuniones tienen un cariz muy privado y resulta imprescindible que nada pueda salir de la misma. Para ello hay que tener en cuenta el tipo de división que tienen. En Inspira Workspaces contamos con salas acristaladas, para reuniones más informales, pero también contamos con salas de reuniones totalmente opacas para garantizar la máxima privacidad de nuestros clientes.

Encontrar una sala que cumpla con todas estas características a lo mejor puedes pensar que es complicado. Nada más lejos si lo dejas en manos de Inspira Workspaces, nuestro workspace tiene un espacio adecuado para cada tipo de reunión que desees celebrar en Madrid, por lo que podemos serte de gran ayuda y facilitarte el exitoso cierre de tus negocios. ¡No lo pienses más y ven a conocer nuestros espacios! ¡Estamos convencidos que repetirás!


Ventajas e inconvenientes del teletrabajo

En los últimos tiempos se ha visto un crecimiento muy acelerado del teletrabajo como consecuencia los acontecimientos sanitarios vividos en todo el planeta. En este post trataremos de, en primer lugar, dar una definición de este fenómeno. En segundo lugar, analizaremos los pros y contras de esta nueva ola que viene. En tercer lugar, ofreceremos algunos consejos para mejorar nuestras condiciones de teletrabajo. Y, por último, ofreceremos una conclusión sobre esta tendencia que viene pisando tan fuerte.

En Inspira Workspaces hemos sido testigos en primera línea de cómo el teletrabajo crecía cada día más. Multitud de empresas desde hace varios años tienen a gran parte de su plantilla teletrabajando. Dichos trabajadores suelen utilizar nuestras salas de reuniones para juntarse periódicamente. Las Oficinas Virtuales son una fórmula perfecta para aquellas empresas que deciden prescindir de una sede física. Nuestra conclusión a este respecto es que cada empresa tiene que analizar si el teletrabajo es la mejor y más rentable solución para sus necesidades, porque no siempre es así. La flexibilidad laboral poco tiene que ver con la obligación de tener que trabajar desde casa, en muchas ocasiones las circunstancias personales de los trabajadores cambian, haciendo muy complicado el teletrabajo. En una sociedad con una movilidad laboral en crecimiento, los procesos de formación de nuestro equipo son esenciales, y no disponer de un espacio físico para hacerlo es un problema que podrá tener graves consecuencias. A este respecto nuestros espacio por horas, días o semanas son una fantástica solución.

¿Qué es el teletrabajo?

El teletrabajo es una fórmula flexible de organización del trabajo que consiste en el desempeño de la actividad profesional del trabajador sin presencia en la sede de su empresa.

Debemos diferenciar el teletrabajo mixto del teletrabajo puro. En el teletrabajo mixto el trabajador desempeña sus funciones alternando entre su domicilio (u otro lugar alternativo) y la sede de la empresa. En el puro el trabajo siempre se realiza fuera de la sede de la empresa

Pros y contras del teletrabajo:

Pros:
  • Flexibilidad y conciliación laboral: El teletrabajo puede incrementar nuestras posibilidades de flexibilidad, así como mejorar la conciliación laboral. La ventaja de poder trabajar desde cualquier lugar y hora puede volverse no obstante en nuestra contra, pues podemos terminar trabajando más horas de las que se realizarían en la oficina, esto a su vez generará una caída de la productividad. Es esencial la capacidad de la persona para organizarse, optimizando el uso de su tiempo, para lo que evitar al máximo las distracciones es vital.

  •  Sin tráfico ni stress. Más tiempo: El teletrabajo ha puesto al descubierto la cantidad de tiempo que invertimos en nuestros desplazamientos a nuestros trabajos. En el caso de las grandes ciudades este problema es más serio. El tráfico además tiene un impacto directo en nuestra salud, por el stress que genera, y por la polución que nos vemos forzados a respirar. Bajo mi punto de vista esta es la mayor ventaja del teletrabajo. En Inspira Workspaces hemos tomado nota de este punto, y hemos decidido instalar unos sistemas de purificación de aire mediante fotocatálisis. Este sistema, patentado por la NASA, filtra el aire eliminando todo tipo de virus, bacterias, y agentes contaminantes. De este modo mejoramos sustancialmente el aire que respiran nuestros clientes. En este post puedes leer más sobre el asunto.

  • Ahorro: Teletrabajar reduce nuestro consumo y gastos. No tenemos que gastar en transporte, ni en comida. La cara B de este punto es el impacto que tiene esta reducción del consumo en la economía real por la reducción del consumo en comercios. Por otra parte, también es cierto que es posible que lo que se produzca a medio-largo plazo es una deslocalización del comercio hacia las zonas residenciales, así como el ocio. Esto revitalizaría económicamente determinadas zonas al incrementarse la demanda. No obstante, este es un efecto que deberá estudiarse más en profundidad, pues muchas veces el ocio está asociado con la sociabilización, y la sociabilización con gente de nuestro entorno exigirá el desplazamiento de las personas.

  • Concentración: Muchas oficinas son lugares ruidosos donde cuesta encontrar la concentración, mientras que en nuestras casas suele haber un ambiente más tranquilo. Obviamente esto no siempre es así, pues hay oficinas con zonas habilitadas para la concentración, así como casas donde el ruido y distracciones hacen imposible la concentración. El reto de las oficinas en este sentido es adecuarse para crear espacios libres de ruidos, un modelo mixto de oficina de la que te hablamos en este post.

Contras:
  • Posible merma de la motivación: Trabajar solo es algo que muchas personas no toleran bien, pues el hecho de no tener compañeros cerca hace que su motivación baje mucho. El contacto con el resto del equipo en muchos casos hace que la motivación se vea reforzada. Es muy importante que te fijes objetivos y tareas para cuidar este riesgo.

  • Los compañeros: La falta de contacto humano es algo que puede tener una incidencia negativa a nivel anímico. No olvidemos que somos seres sociales y precisamos del contacto con otras personas. Este contra se ve acrecentado en el caso de personas que viven solas. Cuando uno trabajo en casa se pierde las comidas con los compañeros, el apoyo en momentos difíciles… Uno incluso hace amigos para toda la vida en el trabajo, ¿es posible esto con el teletrabajo? Creo que la respuesta es evidente…

  • El balance vida-trabajo: Tradicionalmente el humano ha desarrollado sus 3 facetas vitales en 3 lugares diferenciados: Trabajo, familia y ocio. El teletrabajo es algo que está eliminando uno de estos espacios, con lo que es en nuestro domicilio donde desarrollamos nuestra faceta familiar y profesional. Si a esto le añadimos que el ocio en muchas ocasiones también nos hemos visto forzados a realizarlo en nuestros domicilios, el cóctel es potencialmente peligroso.

  • Soledad y caída de la autoestima: Son muchos los clientes que ante la obligación de teletrabajar han experimentado episodios de soledad y caída de autoestima. El hecho de no tener que arreglarte para salir a trabajar hace que en muchos casos no se cuide el aspecto personal, lo que tiene un efecto negativo en nuestra autoestima. La soledad, reduciendo nuestra relación con otras personas, o incluso eliminándola, también puede tener efectos muy negativos en nuestra autoestima.

  • Caída de la implicación con la empresa: Sin duda el mejor trabajador es el trabajador motivado, y por tanto feliz. El hecho de trabajar fuera de las oficinas de tu empresa es algo que puede reducir la implicación del trabajador. Las empresas, destinan gran cantidad de esfuerzo a hacer sentir a sus empleados parte del proyecto, parte de la empresa, parte del éxito. Cuando no contamos con los elementos de contacto humano estamos prescindiendo de una valiosa herramienta de fidelización. Fenómenos como el ghosting, del que hablamos en este post , puedes verse potenciados con el teletrabajo.

  • Más complejo controlar la productividad: Mucho se habla del trabajo por objetivos, los defensores, con buen criterio, sostienen que el empleado no debería tener que cumplir un horario, sino alcanzar sus objetivos, desde donde y cuando quiera. Sin embargo, no es tan sencillo. Muchas veces la consecución de objetivos es algo colectivo, lo cual puede entrar en conflicto con el trabajo a distancia. Puede que un trabajador consiga alcanzar el objetivo, pero el grupo no. Además, en ocasiones el objetivo puede cumplirse, pero desencadenar consecuencias indeseadas. También sucede que en muchos casos es muy complicado medir los objetivos, o puede ocurrir incluso que se alcancen los objetivos a corto plazo, pero no a medio largo plazo. La cuestión de los objetivos es muy compleja, y por tanto debemos prestarle la máxima atención.

  • Deslocalización: El acceso a la tecnología y el carácter cada día más global de la economía, permite cada vez más que las empresas puedan cubrir sus vacantes con perfiles fuera del país buscando abaratar costes. Si una empresa tiene a su plantilla teletrabajando tendrá incentivos para buscar dichos perfiles en lugares donde la mano de obra es más barata. Por otra parte la excesiva regulación del teletrabajo puede tener efectos agravantes en este sentido, como bien apunta la CEOE en este artículo.

  • Más difícil organizar el trabajo en equipo y los procesos formativos: La organización del trabajo en equipo es un factor clave en el mundo actual, donde el enfoque multidisciplinar es sumamente importante. Conseguir que los procesos sean desarrollados por perfiles dispares es algo de importante complejidad, si a esto le sumamos la imposibilidad de que los diferentes miembros del equipo puedan reunirse, el asunto puede tornarse más complejo aún. Otro punto para tener en cuenta es la formación de los nuevos miembros del equipo. Con el teletrabajo puro la formación puede volverse muy complicada, por no hablar de la interiorización por parte del nuevo miembro de los valores de la empresa. Esto a su vez puede generar problemas de fidelización en los trabajadores. Es cierto que existen herramientas alternativas para poder trasmitir estos valores, pero también es cierto es que para que sean realmente efectivas la empresa debe contar con unos recursos que pocas Pymes tienen.

Consejos para el teletrabajo:

Para evitar que el teletrabajo se vuelva en tu contra debes de ser muy organizado/a, y sobre todo seguir una serie de pautas. En la siguiente infografía de Iberdrola tienes un pequeño resumen bastante ilustrativo:

Por otra parte, en el siguiente vídeo, creado por la Organización Colegial de Enfermería de España en colaboración con la Asociación de Especialistas en Enfermería del Trabajo, puedes ver algunas pautas de manera muy gráfica:

A continuación te presentamos algunos puntos importantes para mejorar tu experiencia de teletrabajo:

Trata de levantarte siempre a la misma hora:

Es cierto que el ahorro del tiempo de desplazamiento al trabajo nos puede permitir dormir un poco más. Sin embargo, debemos tratar de levantarnos siempre a la misma hora para establecer una rutina. Si eres de los que les cuesta irse a dormir, trata de irte a la misma hora que te iban cuando tenías que ir a la oficina, así ganarás horas de sueño, y por tanto salud y bienestar. En el siguiente link tienes una interesante encuesta que revela que aquellas personas que son más rigurosas con la hora de despertarse sienten una mayor satisfacción personal, profesional y financiera.

Si quieres ir un paso más allá te sugerimos que aproveches el tiempo que antes invertías en ir a la oficina para hacer deporte, eso mejorará enormemente tu estado de ánimo y te motivará a la hora de hacer tu trabajo.

Vístete y aséate como si fueses a la oficina:

Este paso te permitirá cambiar el chip y entrar en modo trabajo, ayudándote a mejorar tu productividad, y trabajando tu autoestima. No hace falta que te vistas con traje, pero trata de evitar andar en chándal o pijama todo el día. Esta rutina también puede ayudarte a establecer mejor tu horario laboral, evitando estar toda tu jornada trabajando. Cuando termines vuelve a cambiarte y así podrás cortar con el trabajo y descansar.

Haz del sitio donde vas a trabajar un lugar agradable:

Una imagen vale más que mil palabras, en el siguiente cuadro elaborado por Vivus Finance, podrás ver algunos útiles consejos para hacer de tu lugar de trabajo dentro de casa un lugar agradable y exento de distracciones:

Antes de encender tu equipo revisa tus prioridades y organiza tu día:

En el siguiente post tienes algunas pautas de como organizar tu jornada laboral.

Priorizar tareas es algo esencial para no perder foco, algo especialmente posible cuando uno se encuentra fuera de su puesto de trabajo. En el siguiente post tienes algunas interesantes pautas de como utilizar la matriz Eisenhower.

Trata de copiar tu rutina de trabajo en la oficina y llévala a tu nuevo lugar de trabajo:

Como decíamos tener una rutina es esencial para no perder tiempo de forma improductiva, y por tanto alargar tu jornada laboral innecesariamente. Si en tu oficina tenías una rutina que funcionaba, trata de replicarla en casa. Si no funcionaba es hora de revisarla para hacer mejoras.

Haz descansos breves:

Es evidente que tratar de trabajar de forma productiva durante 8 horas seguidas es imposible, con lo que los descansos serán necesarios para mejorar nuestra productividad. En el siguiente vídeo tienes una explicación de la técnica pomodoro, la que te ayudará a optimizar tu tiempo:

Recuerda, los descansos tienen que ser breves, y trata de no permanecer sentado demasiado tiempo.

Trata de eliminar las distracciones:

Las distracciones en casa son innumerables, trata de mantenerlas lo más lejos de ti posible. Si necesitas poner una lavadora o regar las plantas puedes hacerlo como parte del tiempo de descanso que te fijes. El asalto a la nevera puede ser otra peligrosa tentación, para evitarlo establece tiempos para picar algo, evitando ir a la cocina fuera de esos momentos preestablecidos.

Conclusión:

En inspira Workspaces llevamos ya muchos años viendo la evolución del teletrabajo. El teletrabajo no sólo es una mejora en la calidad de vida de las personas, sino una consecuencia lógica de un entorno globalizado donde las tecnologías de la información hacen posible la deslocalización del trabajador. El teletrabajo es una tendencia que irá afianzándose con el paso de los años, mejorando cada vez más su implantación.

Creemos que es muy importante diferenciar entre el teletrabajo profesional, y el teletrabajo “chapucero”. El teletrabajo es algo que requiere de una gestión muy profesional por parte de la empresa, sin duda no consiste en mandar a los trabajadores a casa para ahorrarse el alquiler de unas oficinas. En nuestra experiencia hemos visto algunas empresas que han implantado el teletrabajo sin estar preparadas para ello y sin planificarlo, el resultado ha sido desastroso.

El teletrabajo debe ser sinónimo de flexibilidad, lo cual es incompatible con obligar al trabajador a trabajar desde casa todos los días. Tengamos en cuenta que las condiciones de las personas cambian. El nacimiento de un bebe, una obra en el piso de arriba, o infinidad de otros factores puedes hacer el trabajo diario una pesadilla dentro del domicilio.

A nuestro juicio el teletrabajo debe ser una opción (no obligación) que se brinda al trabajador, y donde el trabajador debe de ser muy consciente de que mejorará su calidad de vida si es disciplinado y sigue una serie de pautas.

En nuestra opinión no debe perderse el contacto con la oficina corporativa en ninguna circunstancia, con lo que los miembros del equipo al menos deberían ir a la sede corporativa una vez en semana. Es muy importante que nos aseguremos de que los miembros del equipo interactúan, trata de incentivar que tus trabajadores coman juntos. La buena relación entre compañeros aumenta el rendimiento, tal como se explica en el siguiente post.

Bajo nuestro punto de vista, la oficina tradicional donde uno debía estar sentado en SU PUESTO durante 8 horas todos los días de lunes a viernes, ha muerto. Han venido a sustituirla una oficina mucho más flexible, que asegure al trabajador poder encontrar el espacio adecuado para cada función a desarrollar. En ella no sólo debemos adaptar espacios para que los equipos puedan converger, sino asegurar a los miembros del equipo la posibilidad de realizar tareas de alta concentración. En este post te damos más pautas de cómo conseguirlo. Es muy importante además asegurar un ambiente seguro y saludable, en este link  te explicamos algunas medidas que hemos tomado para mejorar la salubridad del ambiente de nuestros centros

Según este informe elaborado por Ransdtad en 2019, España es el país de Europa, y el tercero del mundo, donde más se valora la conciliación. Ten en cuenta esto a la hora de tomar tus decisiones.

Como puedes ver antes de la pandemia del COVID-19 la implantación del teletrabajo en España era muy bajo, sin duda la pandemia cambiará para siempre este mapa que elaboró Eurostat el pasado año:

Por último, te invitamos a reflexionar sobre otro asunto, y es el extenso y poco aprovechado horario laboral que todavía se hace en nuestro país, en la siguiente noticia de Europapress tienes una interesante comparativa con UK.

Sin duda tenemos por delante muchos desafíos para adaptar nuestra economía real a los nuevos tiempos.

¡¡Te animamos a que disfrutes del camino!!


Salas de reuniones y oficinas con aire filtrado

A raíz de la pandemia de CORONAVIRUS que está asolando el planeta entero. Cómo consecuencia del fenómeno COVID-19, en Inspira Workspaces hemos tomado conciencia de la importancia de asegurarnos de que el aire que respiramos sea saludable. Si nos paramos a pensarlo parece sorprendente que demos tanta importancia a factores que inciden sobre nuestro bienestar, pero no nos planteemos si el aire que respiramos nos perjudica. ¿Alguna vez te has planteado qué contiene el aire que respiramos? Pues fundamentalmente oxígeno y nitrógeno, además de una serie de gases nobles como el argón, neón, criptón o helio. Igualmente dióxido de carbono y vapor de agua. Sin embargo, debido a la contaminación atmosférica y la actividad humana el aire que respiramos contiene ozono, monóxido de carbono, plomo, arsénico, partículas en suspensión, asbestos, benceno, metano y dióxido de azufre. En el siguiente post, encontrarás esta información de forma detallada.

Además, en los ambientes cerrados es habitual que se produzca lo que ha venido a llamarse “aire viciado”. Este fenómeno se produce cuando no hay una adecuada regeneración del aire, lo que ocurre con mucha frecuencia en los edificios herméticos que han proliferado en infinidad de lugares. La falta de ventilación y sistemas de purificación de aire hacen que los virus, bacterias, esporas, hongos, ácaros, mohos, elementos contaminantes y malos olores se queden en el habitáculo con el consecuente riesgo.

Protocolos para COVID-19 para coworking y despachos

En Inspira Workspaces desde el primer día que se decretó el estado de alarma nos preocupó mucho el bienestar de nuestros clientes. Al principio todo fue incertidumbre y falta de información, lo que nos dejó un poco paralizados de cara a emprender iniciativas. Al pasar los días comenzamos a reaccionar, e implementamos diversas medidas de protección (distancias de seguridad, suministro de agua con pedal, geles a disposición, pruebas para nuestros clientes, servicios de mensajería y reprografía gratuitos, salas de reuniones gratuitas para poder separar equipos de trabajo, mamparas de separación, exhaustiva desinfección de correspondencia y paquetería…). Sin embargo, nos faltaba una solución para el aire que respiran nuestros clientes, pues nada de lo que veíamos nos convencía. Investigando dimos con la tecnología de purificación a través de plasma (RCI). Al principio nos costó comprender en qué consistía. A continuación, trataremos de haceros un resumen:

¿Qué es el plasma iónico con fotocatálisis radiante?

A continuación, os presentamos una clara definición de la Asociación Ibérica de la Fotocatálisis:

La fotocatálisis es parte del principio natural de descontaminación de la propia naturaleza. Así como la fotosíntesis elimina el CO2 a partir de la luz solar, la fotocatálisis elimina otros contaminantes como son el NOx, SOx, COVs, virus y bacterias mediante un proceso de oxidación a partir de energía solar.

Se trata de la ECOTECNOLOGÍA más avanzada de purificación y desinfección permanente, recomendado por SANIDAD

Se combina una lámpara de UVx de alta densidad y un catalizador (reactor) compuesto por una aleación específica de metales nobles. El resultado consiste en agregar una molécula adicional de oxigeno al hidrógeno preexistente y a la humedad presente, generándose peróxido de hidrógeno o agua oxigenada (H2O2) en cantidades mínimas (inferior al 0,02PPM). Esta tecnología destruye los receptores del virus, desactivando su capacidad infecciosa. En los casos de virus con membrana destruye dicha membrana por deshidratación. En el caso de virus sin membrana actúa sobre su proteína, desnaturalizándolos y degradándolos.

Más abajo te presentamos dos imágenes de nuestro proveedor, UNIDAD VERDE, donde se explica el proceso:

En el siguiente vídeo podemos ver otra importantísima aplicación de la fotocatálisis, como vemos se ha conseguido absorber el 50% de NO2, lo que se traduce en una importante esperanza para la sostenibilidad del planeta:

Una de las alternativas que nos planteamos cuando decidimos intervenir en la calidad del aire que respiraban nuestros clientes fue el uso de OZONO. Sin embargo, vimos que esta tecnología es perjudicial para las personas, mientras que el uso de PLASMA es absolutamente inocuo para los humanos. Esta tecnología además está indicada para combatir la contaminación y polución en ambientes y superficie. Las superficies también son tratadas, eliminando de las mismas el 99,9% de los patógenos.

El Plasma Iónico es una garantía de desinfección continua eliminando virus del tipo corona entre otros, además se puede respirar y ofrece un nivel de calidad del aire interior excepcional, reduciendo el absentismo laboral en más de un 30%, es perfecto para personas con alergias, sensibilidad química, y su ionización negativa eleva el nivel de bienestar.

En este link, vemos como AIRBUS ha implantado dicha tecnología, permitiendo la utilización de todos los asientos del avión. En esto otro enlace, Garden Hotels nos cuenta su apuesta por la tecnología RCI (Ionización Catalítica Radiante), como se apunta en el artículo la empresa seleccionada es la única que dispone del certificado Space Technology, de la SPACE foundation de la NASA. Estos sistemas son los que usan en la Estación Espacial Internacional para regenerar el aire. Son estos sistemas por los que en Inspira Workspaces hemos apostado.

Otro novedoso sistema que hemos introducido es el uso de agua ionizada.

 ¿Y qué es el Agua Ionizada?

Cuando hablamos de Agua Ionizada, en realidad debemos hablar del principio activo, que es el Ácido Hipocloroso o también conocido como Cloro Activo. El Ácido Hipocloroso o Cloro Activo es un principio activo que cumple todas las normas de la Unión Europea como Biocida cuyo principio activo se genera in situ.

El equipo ionizador utiliza un cátodo y un ánodo que convierten el agua del grifo y la sal en agua activada electroquímicamente con un gran poder de limpieza y desinfección. Has escuchado bien, agua y sal únicamente.

El agua ionizada es quizás el avance más importante en los últimos años en los procesos de limpieza e higienización, certificado por la prestigiosa entidad ITEL, y se considera como el mejor bactericida, fungicida y virucida con poder remanente superior a las 48 horas. La gran ventaja comparado con los bactericidas es que evita la formación de biofilms, evitando la capacidad de ciertos microorganismos a adherirse y establecerse en las superficies, convirtiéndose así en resistente y multiplicándose exponencialmente. El agua ionizada tiene múltiples ventajas, pues nos ofrece, por un lado, la posibilidad de alargar la vida útil de nuestros equipos, superficies y mobiliario. Por otra parte, es un producto limpio, evitando contaminación ambiental. Además, a pesar de tener un poder higienizante del 99,97%, no supone un riesgo para la salud de las personas, pues a diferencia de otros productos químicos no producen molestias o alergias.

Soluciones innovadoras para la comunidad en nuestras oficinas

Creemos que este es un paso más en la profunda preocupación que sentimos por nuestros clientes y empleados. Más allá de la pandemia, creemos que ocuparnos por la calidad del aire que respira nuestra comunidad es fundamental. Siempre tuvimos claro que no somos nada sin nuestros fieles clientes, ahora nos reafirmamos más que nunca. Los tiempos convulsos que vivimos requieren de continua innovación, no es momento de pensar en rentabilidad, sino de pensar en un modelo sostenible que aporte a nuestra comunidad seguridad y sentimiento de arropo. Nos sentimos muy orgullosos de los incontables agradecimientos que hemos recibido por parte de nuestros clientes en estos difíciles momentos. Uno de nuestros pilares éticos es el compromiso y empatía con nuestra comunidad, ahora más que nunca tomamos conciencia de su vital importancia.


¿Cómo transmito una buena imagen a los clientes de mi negocio? La recepción de tu workspace como primera impresión

Hablemos de las primeras impresiones…

Muchas son las personas que afirman no juzgar un libro por su portada, pero, ¿realmente eso es así? Siempre he sido una fiel defensora de no fiarme de la primera impresión, ni en cuanto a personas, objetos, libros, películas o cualquier otra cosa que sea perceptible al sentido de la visión. Sin embargo, lejos de querer sentirme hipócrita, he de admitir que un poquito, aunque sea muy, muy poquito, y aunque no sea intencionado, todos juzgamos.

¿Cuántas veces habéis entrado en una tienda o negocio y hemos generado una valoración en menos de un minuto de estar allí? Seguro que a veces has visitado alguna tienda que no te ha causado buen feeling al principio y tras ser atendido, tu percepción del sitio ha cambiado totalmente. Incluso a veces, seguro, te ha ocurrido que pase a ser tu tienda o negocio de referencia y esto, no lo hace la estética del local o la ubicación exacta del mismo, que también influye, por cierto, esto lo hacen los trabajadores. Sí, efectivamente, un empleado y una buena atención te pueden convencer de estar en el sitio correcto sin necesidad de buscar nada más.  ¿Cómo de importante puede ser la imagen que trasmite tu equipo de trabajo para convencer a los clientes que es tu marca o negocio lo que necesitan?, ¿Cómo puede afectar el personal de tu empresa al éxito o fracaso de tu negocio?

En Inspira Workspaces, queremos ayudarte con algunos tips para que des un paso más a la hora de pensar en tu negocio, porque, en esto tenemos experiencia suficiente y queremos que nuestro éxito se traduzca en el tuyo.

Aunque si bien es cierto que, cada día que pasa, estamos más acostumbrados a la diversidad y a dejarnos de estereotipos y desconfianzas por primeras impresiones, la realidad sigue demostrando que causar una buena impresión hará que los potenciales clientes acudan a ti, de forma recurrente, sin prestar atención a la competencia. Pero esta primera impresión no tiene que estar directamente ligada con una persona estéticamente perfecta al frente de la recepción de tu negocio, como hace muchos años venía ocurriendo, no nos estamos refiriendo a eso en absoluto. Factores como la buena presencia de un empleado, la actitud, la educación, cómo se desenvuelve y como se relaciona con los demás, serán las características que contribuyen a la captación y posterior fidelización de tus clientes. ¡Crea un equipo de trabajo con actitud y ganas y tendrás asegurado la parte más importante de tu negocio!

EL EFECTO HALO

¿Has oído alguna vez hablar del efecto halo? Se trata de un fenómeno psicológico, el cual permite deducir de un elemento, una opinión general de algo o alguien. Es decir, si un individuo es atractivo, damos por hecho, que será responsable y no hará nada fuera de lo legal.  Pues bien, si esto lo trasladamos a la primera impresión que causa un empleado en la recepción de tu negocio, estaremos sin duda, hablando de este fenómeno. Este artículo nos muestra algunos ejemplos que podemos aplicar de este concepto al puesto de trabajo.

Ahora piensa. Eres un empresario, diriges una empresa llena de oficinas en donde conviven diariamente distintas actividades como puede ser, por ejemplo, nuestro caso concretamente, y cuentas con una recepción en la que acuden cada día todos tus clientes y visitantes. ¿Qué tipo de personas pondrías al frente de tu recepción, teniendo en cuenta que en tan sólo 8 segundos una persona puede sacar un juicio de valor de empresa? Nuestra experiencia nos dice que prestes mucha atención a esta reflexión y a estos tips, porque sin lugar a dudas, en ella está la clave de tu éxito:

#Una sonrisa cálida de bienvenida.

Tus empleados tienen que tener interiorizado que un trabajo de cara al público, implica una dedicación plena a cada una de las personas que entran por la puerta de tu negocio. Y qué mejor manera de recibir a tus clientes que hacerlo con una sonrisa cálida de bienvenida. Esta sonrisa no tiene que ser forzada, tiene que ser una sonrisa sincera. Quizás te preguntes, ¿y cómo consigo que mis empleados muestren una sonrisa sincera a todas y cada una de las personas que visitan mi negocio? Muy fácil, tu equipo tiene que empatizar en todo momento con el público, sentirse parte de ellos y, sobre todo, que se sientan realizados en su puesto de trabajo.

Este detalle, que muchas veces puede pasar desapercibido, potenciará la alegría y vitalidad de tu negocio a través de tus empleados.

#Una buena actitud.

Hablar de flexibilidad, de adaptarnos a las necesidades y preferencias de cada cliente, adecuarnos a los cambios constantes que vivimos actualmente, tener la disposición de ofrecer un servicio de calidad y que el cliente se sienta cobijado por el equipo de trabajo, trabajando mano a mano para obtener resultados positivos. En resumen, cultivar una buena actitud en tu ambiente de trabajo será determinante para que el entorno sea agradable y tus clientes se sientan como en casa.

#Trasmite confianza.

Cuando cualquiera de nosotros llegamos a un sitio desconocido y no sabemos qué hacer, siempre necesitamos la ayuda de alguien que nos pueda guiar, pues bien, es primordial que tu equipo sepa trasmitir información útil y de valor.

Intenta que tus empleados se muestren seguros en el desempeño de sus funciones porque esto se traducirá en que puedan ofrecer confianza a tus clientes.

#Presta un servicio de calidad.

De nada nos servirá recibir con una sonrisa cálida, mostrar una actitud positiva y transmitir confianza, si no vamos a ser capaces de prestar un servicio de calidad a nuestros clientes.

Preocúpate de formar bien a tus empleados, de trasmitirles en todo momento cómo quieres hacer sentir a tus clientes y crea un equipo de calidad en donde puedan resolver todas las dudas o atender sus necesidades antes, incluso, de que el propio cliente las tenga que demandar.

En Inspira Workspaces, son muchísimos los empresarios que reservan con nosotros salas para la realización de reuniones, o alguno de nuestros despachos para llevar a cabo entrevistas, por ejemplo, confiándonos la recepción y bienvenida de cada uno de sus asistentes a su coloquio o entrevista y dejando en nuestras manos su carta de presentación. Desde nuestra recepción, nos esforzamos a diario para dar una excelente acogida a cada persona que acude a nuestro workspace y garantizar así el éxito de tu evento.

“Tu éxito es nuestro compromiso”, este es nuestro eslogan. En INSPIRA WORKSPACES, tenemos interiorizado esto como una filosofía de vida. La atención y la simpatía son nuestro protocolo hacia ti. Creemos que es muy valioso para cada uno de nuestros clientes el saber que sus visitas serán atendidas por un equipo de profesiones, cálido y volcado en hacerles sentir cómodos y perfectamente atendidos en todo momento. De esta forma, nuestros clientes tan sólo se tendrán que preocupar de lo verdaderamente importante para ellos, sacar adelante su negocio y estarán absolutamente tranquilos al respecto de esto, porque saben, que la imagen de su empresa se verá fortalecida mediante nuestro empeño y dedicación.


Adiós al Ghosting empresarial en tu workspace, ¿qué es y cómo evitarlo?

Hace no mucho, paseando por el laberíntico mundo de Internet, me encontré con un artículo dedicado a tratar un tema del que no había oído hablar jamás. El Ghosting LaboralMe pareció tan curioso que me he animado a indagar más sobre el asunto y realmente me he quedado bastante sorprendida.

En Inspira Workspaces, podemos dar testimonio real de que esto ocurre y cada vez con mayor asiduidad. Mayoritariamente en mercados donde la tasa de desempleo es baja, sí, pero igualmente pasa. Son muchos los clientes que nos brindan la posibilidad, cuando están desbordados de trabajo o sencillamente no quieren incurrir en costes de contratación para sus procesos de selección, de organizarlos nosotros como una rama más de su estructura empresarial, y es aquí en donde más detectamos este mal. Esto no quiere decir que, por supuesto, nuestros clientes de despacho fijo, en cualquiera de nuestros centros, no se vean igualmente afectados por este fenómeno en auge.

En este post, queremos exponerte el significado de este nuevo fenómeno, que conozcas las consecuencias que conlleva para tu empresa y tratar de darte algunas claves para poder evitar que esto ocurra entre tus empleados.

Aunque pueda sonar surrealista, esta práctica se está volviendo cada vez más habitual y común en las empresas y es que se encuentra directamente relacionado con las generaciones millennials y centennials y los conocidos como generación Z. Los empleadores se encuentran inmersos en una situación de inseguridad e incertidumbre, con miedo a que cualquiera de sus empleados decida desaparecer, sin dejar rastro alguno y dejarle sumido en la más incómoda frustración. Este gráfico elaborado por la consultora Michael Page, nos muestra un claro resumen de esta práctica, sus causas y sus consecuencias.

¿Qué es un candidato fantasma?

El Ghosting Laboral o candidato fantasma es, ni más ni menos, la desaparición, completa y absoluta, de un candidato/empleado de la faz de la tierra. Esfumado, volatilizado, en paradero desconocido. Un día está trabajando en la oficina y al día siguiente no contesta a las llamadas y nadie lo vuelve a ver.

¿Cuándo se produce?

Principalmente se produce en dos situaciones: durante los procesos de selección para optar a un puesto de trabajo y durante los primeros días/semanas de una persona como nuevo trabajador dentro de la empresa. Es en estos dos casos, en donde los empleadores tienen que poner el ojo y centrar todos sus esfuerzos en evitar ésta incómoda situación.

¿Cuáles son las consecuencias para tu empresa?

Son muchos los clientes de Inspira Workspaces que hacen uso de nuestros despachos y salas de reuniones para acometer procesos de selección y dinámicas grupales, tratando de elegir e integrar al mejor candidato a su compañía. Y son, precisamente de estos mismos clientes, de los que nos nutrimos en información para ponerte alerta sobre las posibles consecuencias que este fenómeno puede ocasionar en tu empresa.

Uno de los resultados más importantes a tener en cuenta es la pérdida de un tiempo valiosísimo que podrías estar empleando, sin lugar a dudas, en hacer crecer tu entidad, tu marca.  Además, estas prácticas pueden generarte frustración y confusión a la hora de enfrentarte a la apertura de nuevos procesos de selección, por desconocer, quizás, los motivos por lo normalmente vienen ocurriendo.

Vivir como se esfuma un empleado en pocas semanas, semanas dedicadas a formarle y suministrarle conocimientos muy valiosos en el núcleo de tu empresa, puede dejarte sumido en la decepción y la rabia, sin dejarse atrás la exposición de información confidencial que haces de tu empresa. Esta exposición, no sólo puede dejar al descubierto tus tácticas empresariales, también tus claves de acceso, sistema de alarmas…en fin, un auténtico quebradero de cabeza.

“Evita el temido Ghosting Laboral, las claves de tu éxito”.

Indagando un poco más en el asunto, descubrí cuáles podrían ser las razones para que una persona decida borrarse del mapa laboral. Bizneo, especialista en RRHH, cita en su artículo sobre este concepto algunas de las posibles razones.

De toda la información que pude recopilar, nos quedamos con estos 3 motivos:

1. Los temibles períodos de prueba:

Camuflados como “período de formación”, para muchos candidatos puede sonar como “período en el que mi jef@ va a estar encima de mí observando con ojo crítico cada movimiento que ejecuto y durante el cual no voy a ver ni un euro o en su defecto, una retribución mínima”. Espeluznante realmente y nada más lejos de la realidad.

Digamos que este pensamiento, en la mayoría de las ocasiones equivocado por parte del candidato seleccionado, hace que el nuevo empleado se sienta más estresado, más nervioso y encima, poco motivado.

Aunque si bien es cierto que es totalmente indispensable someter a los empleados a periodos de prueba, tendríamos que hacer de éstos, un proceso atractivo, en donde el recién llegado se sienta desde el minuto uno como parte integrante de tu proyecto. Darle esa confianza que muchas personas necesitan a la hora de incorporarse a un puesto de trabajo, escuchando sus puntos de vista (ya luego podremos incluir, o no, a nuestro modelo de negocio) y ofrecerle ese tiempo de ubicación para familiarizarse con su entorno, son herramientas fundamentales para que tu nuevo empleado se sienta parte del equipo.

Evita al principio unas exigencias desmesuradas y plazos de entrega imposibles de cumplir, ya que como todos bien conocemos, ningún empleado es capaz de rendirte al 100% durante sus primeras semanas y sin duda, esto puede ser una de las claves fundamentales para evitar este mal mayor.

2. Sé claro en la publicación de tu oferta de trabajo.

Algo, sin duda, que está pidiendo a gritos un Ghosting es la publicación de ofertas laborales sinceras, concisas y claras. Tenemos que ser capaces de trasmitir, tanto en la oferta publicada, como en la posterior entrevista, a qué funciones exactamente se va a dedicar el trabajador, cuál será su horario laboral y qué sueldo percibirá por ello. ¡AH! si vas a incluir un período de prueba previo a la contratación definitiva, publícalo. Date cuenta que las personas que se presenten finalmente a tu oferta lo harán con todas las consecuencias. Tú has sido claro ¿no?, de esta forma evitarás que muchas personas talentosas, renuncien en medio del proceso de selección a trabajar para ti. Se darán cuenta de que lo que ofreces es del todo real. Además, y como consecuencia directa de esta transparencia, optarás a un mejor prestigio y mejora en la reputación de tu marca.

Soy muy clara en este aspecto porque es raro a quien no le haya ocurrido de postular a una bonita y atractiva oferta de empleo que acaba siendo un fiasco absoluto, con tareas a desemplear muy diferentes a las publicadas o con condiciones laborales totalmente distintas. A mí me ha ocurrido no tener claro en muchas ocasiones para qué puesto estar postulando.

3. Muéstrate tal y como eres.

A veces, como líderes, adoptamos un roll en las entrevistas de trabajo o al comienzo de una relación laboral, que puede dar lugar a que ocurra este tipo de casos con mayor asiduidad. Traro de explicarme.

Si bien es cierto que la inexperiencia y el miedo de los postulantes o nuevos empleados es la causa fundamental de que se produzca esta situación, no es menos importante que tú como jefe te proyectes tal y como eres. La transparencia, en todo el concepto de la palabra, es del todo clave hoy en día, ya que, los tiempos han cambiado. Y es que esa figura de la que estábamos acostumbrados, un líder con una fachada muy bien definida, interpretando un papel sin fisuras, para proyectar una cosa que no eres en realidad, puede jugarte muy malas pasadas. Muéstrate tal y como eres desde un principio, así el candidato sabrá desde el primer momento si existe feeling entre vosotros o no y evitarás a la larga ahorrarte tiempo en próximos procesos de selección para un mismo puesto.

Sé lo que estás pensando: que los procesos de selección son duros, que cada vez son más desmotivantes precisamente por este tipo de fenómenos, que no cuentas con tiempo suficiente para dedicarle tal y como te gustaría y que, si lo externalizas, al final no sólo te cuesta tiempo, sino también dinero. Lamentablemente todas estas excusas pueden influir en el éxito o fracaso de encontrar a la persona que necesites.

Trata de ser cuidadoso con tus palabras, sin perder tu roll de jefe, por supuesto, y sin perder de vista tus objetivos y las metas que tengas para con ese candidato o empleado. Trabaja tus dotes comunicativas y trabaja tu nivel de transparencia. Hay miles de artículos dedicados a cómo transmitir seguridad a tus empleados o cómo hacer que un candidato en un proceso de selección se entregue al cien por cien. De esta forma, conseguirás ganarte su confianza y fomentar un ambiente de trabajo excelente en tu negocio.

Me he encontrado con muchas otras razones, pero en mi opinión estas pertenecen al Top 3 de los principales motivos por los que se puede llegar a producir el Ghosting Laboral.

Si utilizando estas herramientas, te vuelve a ocurrir, piensa que no hay mal que por bien no venga. Mejor que se marche al comienzo, que lo haga más tarde. Gente así para nuestra empresa, mejor no…gracias.-


Diferencias entre trabajar en un Open Space y en un despacho cerrado

El lugar, el espacio en el que dedicamos cada día nuestro tiempo y esfuerzo en el desempeño de nuestros trabajos, es un factor que determina de forma indirecta nuestro estado anímico, nuestro rendimiento y nuestra consecuente productividad.

El lugar, el espacio en el que dedicamos cada día nuestro tiempo y esfuerzo en el desempeño de nuestros trabajos, es un factor que determina de forma indirecta nuestro estado anímico, nuestro rendimiento y nuestra consecuente productividad.

Sin embargo, en ese espacio no solo trabajamos nosotros, sino que convivimos con más empleados que no siempre tendrán los mismos gustos ni se sentirán de igual forma que nosotros ante un tipo de espacio concreto. Son muchos los interioristas que apuestan por la creación de espacios de trabajo basados en la neutralidad y siempre teniendo en cuenta el carácter de cada negocio. Para empresas que desempeñan labores creativas, los espacios más amplios y luminosos son los indicados, ya que fomentan dichos aspectos. Sin embargo, si se trata de tareas más operativas lo que nos ayudará en mayor medida será la falta de distracciones, buena ventilación, óptima temperatura… Tareas más comerciales requerirán de entornos donde podamos conseguir rápidamente lo que necesitamos. Profesiones directivas agradecerán poder contar con privacidad y espacios versátiles para poder reunirnos con nuestro equipo. En definitiva, existe un espacio para cada necesidad, e incluso podríamos decir que existe un espacio para cada persona. Este artículo publicado por la empresa de diseño de interiores Dika Estudios, nos cuentan qué tipo de oficina es la más recomendable según las tareas que necesitemos desempeñar en nuestro puesto de trabajo.

En este post, hablaremos sobre el concepto Open Space, que vienen pisando muy fuerte desde comienzos del nuevo milenio. El objetivo será analizar sus ventajas, pero también sus desventajas, pues en algunos casos pueden llevar a conseguir exactamente lo contrario a lo que inicialmente se pretende.

En Inspira Workspaces llevamos 10 años analizando las dos caras de la misma moneda, para poder ofrecer a nuestros clientes espacios adaptados a sus necesidades, mejorando la experiencia del usuario. Con el tiempo y la experiencia nos hemos dado cuenta de que los espacios mixtos son la mejor alternativa. Lo ideal es que el usuario pueda contar con diferentes ambientes para diferentes necesidades. El mismo usuario puede necesitar un espacio para poder trabajar concentrado, uno diferente para poder reunirse con compañeros, otro para hablar por teléfono, otro para pensar e inspirarse… Los viejos tiempos en que un trabajador debía hacer la misma tarea mecánica han muerto, ahora se espera de todos nosotros que seamos capaces de cambiar de registro, ser creativos, ser comerciales, o analíticos, y el espacio tiene que acompañar a esta necesidad. Por supuesto que cada uno tenemos unas fortalezas y debilidades, con lo que dentro de un mismo equipo de trabajo tendremos diferentes perfiles, obviamente el espacio también tiene que responder a esta diversidad, ofreciendo diferentes soluciones a diferentes personas. En ocasiones detalles tan insignificantes como la colocación de la cajonera en función si el usuario es diestro o zurdo, orientación respecto a la luz solar, altura de la silla, ubicación respecto a la puerta de entrada, distancia del radiador… puedes mejorar nuestro día a día. En Inspira Workspaces estamos muy pendientes de este tipo de detalles para crear un espacio único para cada usuario.

¿Qué beneficios nos aportan los Open Spaces?

Como comentaba al comienzo de este post, los espacios abiertos u Open Spaces, fomentan la creatividad en las personas. Esto se debe a que, con la eliminación de paredes, estamos potenciando y favoreciendo la comunicación entre nuestros empleados, fomentando el trabajo colaborativo y en equipo. Esto, desde luego, conlleva a un incremento de la productividad de la empresa en todos sus procesos. Otra ventaja de eliminar paredes y barreras físicas es que también contribuimos a eliminar jerarquías organizacionales, lo que transmite un sentimiento de unión entre toda la plantilla y un aumento de la sensación de pertenencia a la entidad, favoreciendo una vinculación interna mucho más intensa y fiel. Por último, no nos olvidemos del factor soledad, aspecto que ha remarcado el carácter de muchos oficios que se llevaban a cabo día a día dentro de minúsculos cubículos y en mera compañía de la fría pantalla de un ordenador.

La Cara B de los Open Spaces

Pero no es oro todo lo que reluce. Los Open Spaces tienen una cara B que, cada vez más, está arrollando la realidad de millones de trabajadores que desempeñan sus funciones en este tipo de espacios que consideran ya como “demasiado abiertos”. ¿Cuál es el principal factor que desespera a estos usuarios? Que hemos puesto todas nuestras miras en mejorar la comunicación dentro del negocio y nos hemos olvidado de cómo mejorar algo tan básico y esencial como es la concentración. Los Open Spaces están convirtiéndose en sistemas que provocan un alto índice de distracción en las personas como explica World Office Forum. Todas ellas afirman sentirse incómodas a la hora de estar trabajando en su proyecto y tener que estar escuchando a sus compañeros de al lado inmersos en una interesantísima conversación de lo bien que lo pasaron en la cena del finde pasado. O perder el hilo de su trabajo porque sus compañeros del sector de marketing se encuentran a la distancia de una mísera silla debatiendo cómo llevar a cabo la brillante idea de ventas que se le ha ocurrido al Marketing Project.

Las interrupciones continuas, la sensación (y a veces realidad) de falta de privacidad y dificultad de concentración hacen que la productividad de los trabajadores se vea terriblemente mermada.

¿Potencian la comunicación o la deterioran hasta hacerla casi incómoda?

Os contaré mi experiencia personal en una empresa de eventos en la que trabajé durante un período pasado de mi vida. Sí, era un Open Space y, reconozco, que en un primer momento me encantó. Además, casi todos mis compañeros eran jóvenes y se podía oler el buen rollo en el ambiente. Me asignaron mi puesto en la mitad del lado derecho de una enorme mesa. A mi lado tenía a una compañera que se ocupaba de la gestión de reservas y a mi otro lado, tenía a los miembros del departamento de operativa y atención al cliente. En frente, se encontraba un chico con el que ya tenía amistad, ya que habíamos trabajado anteriormente juntos. Así que imaginaos mi felicidad.

Los primeros días estuvieron genial. Me sentía motivada, estaba entablando amistad con el resto de mis compañeros, ya que el estar todo el equipo de trabajo revuelto en la mesa daba muchísimo pie a conversar entre nosotros. Sin embargo, con el paso de los días y los meses, comencé a sentirme sumamente irritable por todo. Yo pensaba que era yo misma, que estaba estresada o con el ánimo cambiado. Pero no, lo que estaba era cansada de no poder escuchar mis propios pensamientos, porque a todas horas había conversaciones de otras personas entorpeciendo mis intentos por concentrarme.

Otra cosa que chocó con mi creencia de que los Open Space fomentan la comunicación entre los trabajadores es que las personas no trataban los temas cara a cara como era de esperar. No, todo se comunica por mail. He llegado a mantener conversaciones enteras con un compañero que se sentaba a dos sillas de mi escritorio. ¿Y esa incongruencia para qué? Pues porque todo tiene que quedar por escrito, ya que las palabras se las lleva el viento. Muchas cosas deben quedar plasmadas para una revisión futura o para evitar posibles desacuerdos o diferencias de opiniones sobre lo que se estableció.

Todo esto rompe con la esencia que se persigue a través de la creación de un Open Space, basada en la transparencia, comunicación en estado puro y colaboración interna. Por el contrario, podemos obtener como resultados a unos trabajadores irritados, una merma en las relaciones entre compañeros y equipos que deriva en una menor predisposición para el trabajo en colaboración, pudiendo incluso incentivar el aislamiento de alguno de nuestros empleados.

Pero como todo en esta vida, siempre hay una solución: une y vencerás

Una solución ideal será crear un nuevo concepto basado en la combinación, bajo un mismo techo, de un espacio abierto con diferentes espacios cerrados. Como es lógico, esta tendencia nace de la importancia actual que los trabajadores le dan a la posibilidad de poder mantenerse concentrados en la realización de sus proyectos, de tal forma que puedan llegar a ser más productivos, pero sin renunciar a las ventajas que aportan los espacios de trabajo abiertos, como la sociabilidad y el trabajo colaborativo, la oficina híbrida.

Dentro de esta concepción tenemos 2 corrientes:

  1. Que el espacio donde se encuentren los puestos de trabajo sea un espacio abierto, habilitando pequeños espacios cerrados y aislados destinados al uso de los empleados que necesiten realizar un trabajo que requiera de su concentración. Llamémosles “santuarios libres de distracciones”. Por supuesto, también deberá haber salas de reuniones algo más amplias, pero de igual manera cerradas, destinadas a las reuniones de los equipos, o con proveedores o clientes, evitando de esta forma distraer al resto de compañeros al no realizar la reunión pegados a su puesto de trabajo.
  2. Que parte de los puestos se sitúen en espacios abiertos, puestos destinados a aquellos perfiles que no vienen todos los días a la oficina, más bien poco. Los puestos que vengan más frecuentemente a la oficina, o sean perfiles que requieran más concentración, o que hablé bastante por teléfono deberán tener espacios más privados, bien completamente cerrados o parcialmente. En los propios espacios abiertos deberán existir zonas donde se puedan reunir aquellos usuarios que así lo deseen, y dichos espacios trataremos de que no estén junto a los puestos de trabajo fijos. Igualmente trataremos de distribuir a los usuarios en función de sus tareas, no olvidando crear zonas de interrelación entre diferentes tipologías de usuarios.

En Inspira Workspaces, bajo nuestra experiencia, nos decantamos más por la segunda opción, pues pone en valor lo mejor de ambos sistemas, además, nos ofrece unas grandes posibilidades de adaptarnos a cualquier cambio. Es muy importante contar con espacios para reuniones, tanto más formales y privadas, como más informales y en espacios más abiertos.

Hace algunos años nuestros centros fueron adaptados pensando en esta filosofía, creando multitud de espacios de encuentro, así como una variada oferta de salas de reuniones con la última tecnología en sistemas de videoconferencia, proyección, funcionalidades de red… Además, empezamos a ampliar nuestra oferta de servicios de restauración, con la idea de que nuestros usuarios no tengan que preocuparse por nada más que su trabajo, encargándonos de proveer sus desayunos y comidas para las reuniones prolongadas. Nuestra oferta de servicios se consolidó ofreciendo propuestas mixtas a través de las llamadas Oficinas Virtuales, de este modo el usuario puede contar con una dirección física para sus clientes o reuniones, alguien que les gestione toda su correspondencia o llamadas telefónicas, contabilidad, espacio de almacenamiento… a un precio muy competitivo. La idea es el pago por uso, haciendo de la propuesta una fuerte apuesta por la flexibilidad. Nuestras salas están pensadas para tipos de encuentros muy variados; desde grandes y luminosos espacios en los que realizar ponencias, presentaciones e incluso formaciones, hasta íntimos despachos que aseguren privacidad para trabajar o reunirse con un compañero.

Como decíamos, creemos que es muy beneficioso, incluso esencial, disponer de otros espacios abiertos destinados al ocio y al descanso. Por ello, disponemos de varias zonas comunes para todos los usuarios donde podrás desconectar tomándote un café mirando al cielo, o leer el diario con bossa nova de fondo.

Si estás pensando en escoger alguna de estas opciones, te recomiendo que te apoyes en consejos profesionales sobre cómo hacerlo. Deberás tener en cuenta tanto el carácter de tu negocio como el número de puestos de trabajo que necesitas, la acústica o la luminosidad del espacio. No dudes en contar con nosotros para el asesoramiento que puedas necesitar. Estaremos encantados de aconsejarte y mostrarte las mejores opciones que casen a la perfección con lo que estás buscando: unión entre comunicación, privacidad y comodidad.

¡Potencia la productividad de tu empresa con nosotros!


¿Cuáles son los beneficios del Coworking?

En este post, me dedicaré a mencionaros algunas de las prácticas ventajas que ofrece un espacio coworking. Las ventajas principales según Merca2, son las siguientes: Ahorro de costes de implantación y costes mensuales; aumento de la productividad/eficiencia del negocio; enriquecimiento del modelo de negocio por estar expuesto a ideas de mejora por parte de la comunidad. En Inspira Workspaces ofrecemos tanto opciones de uso de espacios por horas/días, como fórmulas no  presenciales, como espacios dedicados  en exclusiva y con todos los servicios incluidos. Estas 3 fórmulas comparten 3 grandes ventajas: Ahorro de costes, inversión 0, y absoluta flexibilidad.

Ventaja #1. Ahorro del gasto económico.

Como comentábamos en un post anterior, el ahorro de costes es importantísimo en cualquier empresa, pero más importante aún es asegurarte de que tus ingresos crezcan de forma sostenible. A grandes rasgos hay 3 tipos de modos de operar a efectos organizativos:

  • Trabajar desde nuestra propia casa: el coste económico será cero, pero carece de profesionalidad y no dará buena imagen al cliente. Además, puede afectar a tu rendimiento, e incluso interferir con tu vida personal, algo que se puede volver en contra tuyo en lo personal y en lo profesional. Cuidado…
  • Arrendar una oficina: el coste económico en este caso se dispara. Tendremos que realizar una adaptación del espacio, y por tanto hacer una inversión inicial que seguro es mayor a lo que inicialmente se calcule. Además, incurriremos en una serie de gastos fijos más allá del mero alquiler (luz, limpieza, línea de Fibra, seguros, mantenimiento, alarma…)
  • Escoger un espacio Coworking: esta opción es mucho más barata que la anterior, ya que no deberás preocuparte por nada relacionado a la adecuación y mantenimiento de la oficina. Desde que entres el primer día por sus puertas, lo encontrarás perfectamente adaptado al correcto desempeño de tu actividad profesional. Igualmente todos los gastos están incluidos, con lo que no tendrás sobrecostes inesperados. Los contratos de coworking o workspace suelen ser mucho más flexibles, con lo que podrás reaccionar a eventualidades mucho más fácilmente
Ventaja #2. Adaptación a tu crecimiento.

La mayoría de las empresas comienzan de cero, contando con uno, dos o ningún empleado. A  medida que pasa el tiempo lo normal es que la plantilla vaya creciendo. La gran ventaja que te ofrece un espacio de coworking es que tienes fórmulas adaptadas a tu crecimiento, poniendo en tu mano soluciones flexibles. De esta forma, podrás disponer de espacios menores o mayores según tus nuevas necesidades, convirtiendo este factor en un coste variable y no fijo. Además, también te permite decrecer de forma fácil y sin costes asociados al decrecimiento. ¡Otra gran ventaja!

Ventaja #3. Adaptación a tus tiempos.

Hoy en día, existen muchos empresarios que dedican su tiempo y esfuerzo no solo en su propio proyecto, sino a trabajos por cuenta ajena. En estos casos, resulta absurdo alquilar un espacio de forma mensual y a jornada completa, ya que no lo rentabilizarás. Por ello, los espacios coworking ofrecen fórmulas con diferentes tarifas que se adaptan al uso exacto que darás de sus instalaciones: paquete por horas semanales o mensuales, fórmulas de media jornada, incluyendo salas de reuniones o no, etc.  De esta forma, estarás invirtiendo tu dinero de forma justa y lógica al tiempo del que realmente haces uso de este espacio de trabajo.

Ventaja #4. Mayor productividad y control de horario.

Para muchos la comodidad de trabajar desde sus propios hogares no se puede comparar con nada; olvidarse de los tiempos y costes de desplazamiento resulta muy tentador. Sin embargo, también es un espacio repleto de infinidad de distracciones. Visita al frigorífico, descanso de “5 minutos” frente al televisor (que siempre suelen írsenos de las manos) o “voy a aprovechar a arreglar el grifo de la cocina”, etc. Esto puede provocar que nuestro horario se distorsione y que realmente no cumplamos con los objetivos diarios o que lo hagamos pero en un espacio de tiempo mucho más extendido.

Otra ventaja de trabajar en casa puede ser no tener que preocuparte de mantener adecentado tu espacio de trabajo. Sin embargo, en un espacio coworking tampoco deberás preocuparte de ello, con una gran diferencia, otros lo harán por ti. Detrás de un coworking encontrarás a un equipo de profesiones dedicado en exclusiva a que encuentres este espacio perfecto para la realización de tus funciones. El equipo humano que gestiona un workspace se ocupará de limpiar tu puesto de trabajo, mantenerlo ordenado, asegurarse de que el aire acondicionado funciona perfectamente, tu conexión a internet va de maravilla, los office estén limpios y recogidos, toda la iluminación se encuentra en perfecto estado, tu correspondencia se recoge y notifica en el momento, tus llamadas se atienden con mucho cariño…

Por otro lado, te será mucho más sencillo racionalizar tus horarios, pudiendo apagar tu ordenador tras la jornada laboral y no volver a iniciarlo hasta la jornada siguiente. Si consigues separar tu vida laboral y personal ganarás en lucidez y eficiencia.

Ventaja #5. La importancia de transmitir una impecable imagen corporativa.

La imagen que genere tu negocio hacia tus clientes será crucial. Deberás tratar de transmitir en ellos profesionalidad, fiabilidad y seriedad. Lo cierto es que el hecho de trabajar desde nuestros hogares no ayuda a transmitir este tipo de conceptos. La otra alternativa, la de tener una oficina propia, exigirá de mucho tiempo y recursos para poder transmitir una imagen profesional. Lo habitual en empresas pequeñas es no dedicarlos, con lo que la imagen que se transmite de cara a las visitas puede perjudicarte, e incluso decantar la balanza hacia otro competidor. En un centro de negocios / coworking tú no tendrás que preocuparte por absolutamente nada, el equipo del coworking se encargará de todo, manteniendo las instalaciones impecables, creando un ambiente limpio y ordenado, lo cual transmitirá profesionalidad.

Ventaja #6. Enriquecimiento de conocimientos.

Esta es otra ventaja del coworking: la oportunidad de compartir tu proyecto con otros profesionales, de los que podrás recibir sus aportaciones y feedbacks. Este enriquecimiento aportará a tu idea de negocio de una ventaja competitiva esencial, haberse enriquecido con la aportación de prescriptores de gran valor. Siempre es tremendamente sano exponernos a las críticas de otros para poder ver aquellos puntos en los que podemos mejorar, cuando las aportaciones vienen de otros emprendedores como tu el valor es más alto.

Tradicionalmente en España el empresario siempre se ha visto receloso de compartir su idea de negocio con otros profesionales, esto está cambiando muy rápidamente, y es clave para mantener nuestro proyecto actualizado a los nuevos tiempos. El coworking quiere romper con este obsoleto concepto. Date cuenta de que en este tipo de espacios podrás encontrar profesionales de muy diversas áreas de negocios: marketing, diseño, administración, producción, informática, ciencia, etc. Todos estos profesionales pueden ayudarte a dar una óptica mucho más multifocal a tu idea de negocio, incluso puede ser un lugar idónea para encontrar compañeros en nuevos proyectos empresariales!

La otra gran ventaja de contar con una red empresarial en tu coworking es poder acceder a determinados contactos que te ayudarán a poder enriquecen tu proyecto, así como vender mejor tus productos/servicios.

Ventaja #7. Adiós a la soledad.

Trabajar solo desde tu casa, o en una oficina con tu único compañero de trabajo, puede producirte una inmensa soledad en el día a día. En un coworking estarás rodeado de tus compañeros coworkers, podrás entablar conversaciones con ellos, charlas de forma distendida durante vuestro momento “café” o compartir conocimientos procedentes de diferentes áreas temáticas. Esto también te ayudará a estar al día sobre lo que ocurre en la actualidad, sobre las últimas tendencias económicas, etc. En definitiva, podrás socializar y además lograrás enriquecerte de conocimientos que, de otra manera, hubiera sido difícil lograr.