Lorsque vous préparez une session de formation, vous consacrez tellement d’efforts à l’élaboration des sujets, aux présentations, à l’invitation des participants et à la planification en général, que lorsque le moment arrive, vous avez besoin que tout se déroule comme prévu.
C'est pour cela qu'il est important de minimiser les risques en prenant en compte chaque détail. Bien sûr, il peut y avoir des imprévus, mais l'important est de pouvoir atténuer au mieux toute situation qui pourrait survenir.
L’un des aspects les plus importants de la formation en présentiel est le lieu où elle aura lieu. Si la formation que vous avez préparée est excellente mais que le lieu choisi n’est pas adapté, les efforts fournis risquent de s’avérer inutiles.
Comment savoir si un espace est adapté à une formation ?
Le type de salle et son aménagement dépendront du type de formation, du nombre de participants et des objectifs proposés.
C’est pourquoi, avant de chercher un logement, il est essentiel d’être clair sur ces trois facteurs. Mais, en plus, vous devriez considérer :
- La durée de la formation. Combien de jours par semaine y aura-t-il ? Est-ce un programme intensif? Vont-ils également venir le week-end ?
- Besoins spécifiques en équipements technologiques et en personnel.
- Localisation et connectivité, tous les participants doivent pouvoir s'y rendre facilement.
Conseils pour choisir la meilleure chambre
- Visitez l'endroit en personne : visitez l'endroit à l'avance dans la mesure du possible, les photos sont bonnes pour une première idée, mais il est important d'être dans l'espace et de voir s'il correspond vraiment à ce dont vous avez besoin.
- Vérifiez la capacité de la salle, surtout si vous allez faire des activités dynamiques où du mouvement est nécessaire. La salle doit être suffisamment grande et confortable pour qu’un groupe puisse y rester plusieurs heures sans se sentir dépassé.
- N'oubliez pas l'importance de l'éclairage. Si vous pouvez choisir une pièce avec de la lumière naturelle, n'hésitez pas. L'entrée de lumière naturelle améliore l'humeur des gens et lorsqu'ils se sentent bien, ils travaillent mieux. Dans tous les cas, une pièce avec une lumière artificielle de qualité est également une bonne option.
- Assurez-vous qu'il dispose du bon équipement : projecteur, paperboard, connexion Wi-Fi haut débit et aussi du mobilier, par exemple, les chaises doivent être aussi confortables que possible.
- Pré-contrôle : Même si tout va bien le jour de votre visite, une fois la chambre réservée, veillez à y aller quelques minutes à l'avance pour vérifier les connexions car il peut toujours y avoir une panne technique. Il y a quelque chose de basique à tester : les haut-parleurs, l'ordinateur et le projecteur.
- Renseignez-vous sur les services supplémentaires : les salles disposent-elles de personnel administratif ? Le personnel peut-il accueillir les invités ? Offrez-vous un service de traiteur? Pouvez-vous fournir du matériel tel que du papier et des stylos ?
Aménagement correct de la salle de coworking
L’ordre de la pièce et l’emplacement des personnes ne sont pas des détails mineurs. Si l’organisation n’est pas conforme aux objectifs et aux activités proposées dans la formation, il est probable que des problèmes de participation seront rencontrés.
Il existe de nombreuses possibilités pour disposer les sièges et les tables dans les salles. Nous partageons avec vous les configurations les plus courantes que nous proposons dans Espaces de travail Inspira.
- En U : les chaises sont disposées en forme de U autour d’une table centrale ou d’un espace ouvert. Cette configuration permet aux participants de se voir facilement et améliore la communication entre les personnes, conduisant à des discussions ouvertes. L'utilisation principale de l'ensemble en U est la dynamique de groupe et les cours de formation. En tant que formateur, vous aurez l'avantage de pouvoir vous déplacer librement, ainsi que de vous rapprocher et d'établir une connexion plus personnelle.
- Format de la réunion : tous les participants sont assis autour d’une grande table. Cette configuration est utile pour les réunions d’équipe, les discussions et les activités de créativité ou de résolution de problèmes. Ce type de configuration risque d’être un peu limitatif en termes d’espace, tant pour les participants que pour les formateurs.
- Format scolaire : Il s'agit du format le plus utilisé pour la formation. Il s'agit de la disposition classique que l'on retrouve dans les écoles, avec des chaises placées les unes derrière les autres et des tables qui peuvent être à usage individuel ou partagé. Cela peut être un inconvénient si une interaction est requise.
- Format théâtre : la disposition est exactement la même qu'à l'école, mais à la différence qu'il n'y a que des chaises. Il est fréquemment utilisé pour des présentations ou des conférences. L'avantage c'est que ça permet d'avoir un plus grand nombre de personnes, l'inconvénient c'est qu'il n'y a pas autant de participation, les participants sont plus des auditeurs.
Formation et alimentation
La nourriture est-elle nécessaire pendant l’entraînement ? Cela dépendra de chaque formation, mais on peut dire que c'est un choix intelligent.
L'essentiel est de prévoir au moins une bouteille d'eau par participant. Vous pouvez également proposer du café, des collations saines ou des fruits, cela aide les gens à rester concentrés sans avoir à s'inquiéter car ils ont déjà tout ce dont ils ont besoin dans la pièce.
Pour cela, la meilleure option est de choisir des endroits qui proposent également des services de restauration et si l'espace choisi dispose d'une terrasse où vous pourrez sortir un moment ou même y manger, c'est encore mieux.
Chez Inspira Workspaces, nous avons de l'expérience dans l'organisation de réunions et de sessions de formation avec service de café et de déjeuner.
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