Diferencias entre trabajar en un Open Space y en un despacho cerrado

El lugar, el espacio en el que dedicamos cada día nuestro tiempo y esfuerzo en el desempeño de nuestros trabajos, es un factor que determina de forma indirecta nuestro estado anímico, nuestro rendimiento y nuestra consecuente productividad.

El lugar, el espacio en el que dedicamos cada día nuestro tiempo y esfuerzo en el desempeño de nuestros trabajos, es un factor que determina de forma indirecta nuestro estado anímico, nuestro rendimiento y nuestra consecuente productividad.

Sin embargo, en ese espacio no solo trabajamos nosotros, sino que convivimos con más empleados que no siempre tendrán los mismos gustos ni se sentirán de igual forma que nosotros ante un tipo de espacio concreto. Son muchos los interioristas que apuestan por la creación de espacios de trabajo basados en la neutralidad y siempre teniendo en cuenta el carácter de cada negocio. Para empresas que desempeñan labores creativas, los espacios más amplios y luminosos son los indicados, ya que fomentan dichos aspectos. Sin embargo, si se trata de tareas más operativas lo que nos ayudará en mayor medida será la falta de distracciones, buena ventilación, óptima temperatura… Tareas más comerciales requerirán de entornos donde podamos conseguir rápidamente lo que necesitamos. Profesiones directivas agradecerán poder contar con privacidad y espacios versátiles para poder reunirnos con nuestro equipo. En definitiva, existe un espacio para cada necesidad, e incluso podríamos decir que existe un espacio para cada persona. Este artículo publicado por la empresa de diseño de interiores Dika Estudios, nos cuentan qué tipo de oficina es la más recomendable según las tareas que necesitemos desempeñar en nuestro puesto de trabajo.

En este post, hablaremos sobre el concepto Open Space, que vienen pisando muy fuerte desde comienzos del nuevo milenio. El objetivo será analizar sus ventajas, pero también sus desventajas, pues en algunos casos pueden llevar a conseguir exactamente lo contrario a lo que inicialmente se pretende.

En Inspira Workspaces llevamos 10 años analizando las dos caras de la misma moneda, para poder ofrecer a nuestros clientes espacios adaptados a sus necesidades, mejorando la experiencia del usuario. Con el tiempo y la experiencia nos hemos dado cuenta de que los espacios mixtos son la mejor alternativa. Lo ideal es que el usuario pueda contar con diferentes ambientes para diferentes necesidades. El mismo usuario puede necesitar un espacio para poder trabajar concentrado, uno diferente para poder reunirse con compañeros, otro para hablar por teléfono, otro para pensar e inspirarse… Los viejos tiempos en que un trabajador debía hacer la misma tarea mecánica han muerto, ahora se espera de todos nosotros que seamos capaces de cambiar de registro, ser creativos, ser comerciales, o analíticos, y el espacio tiene que acompañar a esta necesidad. Por supuesto que cada uno tenemos unas fortalezas y debilidades, con lo que dentro de un mismo equipo de trabajo tendremos diferentes perfiles, obviamente el espacio también tiene que responder a esta diversidad, ofreciendo diferentes soluciones a diferentes personas. En ocasiones detalles tan insignificantes como la colocación de la cajonera en función si el usuario es diestro o zurdo, orientación respecto a la luz solar, altura de la silla, ubicación respecto a la puerta de entrada, distancia del radiador… puedes mejorar nuestro día a día. En Inspira Workspaces estamos muy pendientes de este tipo de detalles para crear un espacio único para cada usuario.

¿Qué beneficios nos aportan los Open Spaces?

Como comentaba al comienzo de este post, los espacios abiertos u Open Spaces, fomentan la creatividad en las personas. Esto se debe a que, con la eliminación de paredes, estamos potenciando y favoreciendo la comunicación entre nuestros empleados, fomentando el trabajo colaborativo y en equipo. Esto, desde luego, conlleva a un incremento de la productividad de la empresa en todos sus procesos. Otra ventaja de eliminar paredes y barreras físicas es que también contribuimos a eliminar jerarquías organizacionales, lo que transmite un sentimiento de unión entre toda la plantilla y un aumento de la sensación de pertenencia a la entidad, favoreciendo una vinculación interna mucho más intensa y fiel. Por último, no nos olvidemos del factor soledad, aspecto que ha remarcado el carácter de muchos oficios que se llevaban a cabo día a día dentro de minúsculos cubículos y en mera compañía de la fría pantalla de un ordenador.

La Cara B de los Open Spaces

Pero no es oro todo lo que reluce. Los Open Spaces tienen una cara B que, cada vez más, está arrollando la realidad de millones de trabajadores que desempeñan sus funciones en este tipo de espacios que consideran ya como “demasiado abiertos”. ¿Cuál es el principal factor que desespera a estos usuarios? Que hemos puesto todas nuestras miras en mejorar la comunicación dentro del negocio y nos hemos olvidado de cómo mejorar algo tan básico y esencial como es la concentración. Los Open Spaces están convirtiéndose en sistemas que provocan un alto índice de distracción en las personas como explica World Office Forum. Todas ellas afirman sentirse incómodas a la hora de estar trabajando en su proyecto y tener que estar escuchando a sus compañeros de al lado inmersos en una interesantísima conversación de lo bien que lo pasaron en la cena del finde pasado. O perder el hilo de su trabajo porque sus compañeros del sector de marketing se encuentran a la distancia de una mísera silla debatiendo cómo llevar a cabo la brillante idea de ventas que se le ha ocurrido al Marketing Project.

Las interrupciones continuas, la sensación (y a veces realidad) de falta de privacidad y dificultad de concentración hacen que la productividad de los trabajadores se vea terriblemente mermada.

¿Potencian la comunicación o la deterioran hasta hacerla casi incómoda?

Os contaré mi experiencia personal en una empresa de eventos en la que trabajé durante un período pasado de mi vida. Sí, era un Open Space y, reconozco, que en un primer momento me encantó. Además, casi todos mis compañeros eran jóvenes y se podía oler el buen rollo en el ambiente. Me asignaron mi puesto en la mitad del lado derecho de una enorme mesa. A mi lado tenía a una compañera que se ocupaba de la gestión de reservas y a mi otro lado, tenía a los miembros del departamento de operativa y atención al cliente. En frente, se encontraba un chico con el que ya tenía amistad, ya que habíamos trabajado anteriormente juntos. Así que imaginaos mi felicidad.

Los primeros días estuvieron genial. Me sentía motivada, estaba entablando amistad con el resto de mis compañeros, ya que el estar todo el equipo de trabajo revuelto en la mesa daba muchísimo pie a conversar entre nosotros. Sin embargo, con el paso de los días y los meses, comencé a sentirme sumamente irritable por todo. Yo pensaba que era yo misma, que estaba estresada o con el ánimo cambiado. Pero no, lo que estaba era cansada de no poder escuchar mis propios pensamientos, porque a todas horas había conversaciones de otras personas entorpeciendo mis intentos por concentrarme.

Otra cosa que chocó con mi creencia de que los Open Space fomentan la comunicación entre los trabajadores es que las personas no trataban los temas cara a cara como era de esperar. No, todo se comunica por mail. He llegado a mantener conversaciones enteras con un compañero que se sentaba a dos sillas de mi escritorio. ¿Y esa incongruencia para qué? Pues porque todo tiene que quedar por escrito, ya que las palabras se las lleva el viento. Muchas cosas deben quedar plasmadas para una revisión futura o para evitar posibles desacuerdos o diferencias de opiniones sobre lo que se estableció.

Todo esto rompe con la esencia que se persigue a través de la creación de un Open Space, basada en la transparencia, comunicación en estado puro y colaboración interna. Por el contrario, podemos obtener como resultados a unos trabajadores irritados, una merma en las relaciones entre compañeros y equipos que deriva en una menor predisposición para el trabajo en colaboración, pudiendo incluso incentivar el aislamiento de alguno de nuestros empleados.

Pero como todo en esta vida, siempre hay una solución: une y vencerás

Una solución ideal será crear un nuevo concepto basado en la combinación, bajo un mismo techo, de un espacio abierto con diferentes espacios cerrados. Como es lógico, esta tendencia nace de la importancia actual que los trabajadores le dan a la posibilidad de poder mantenerse concentrados en la realización de sus proyectos, de tal forma que puedan llegar a ser más productivos, pero sin renunciar a las ventajas que aportan los espacios de trabajo abiertos, como la sociabilidad y el trabajo colaborativo, la oficina híbrida.

Dentro de esta concepción tenemos 2 corrientes:

1. Que el espacio donde se encuentren los puestos de trabajo sea un espacio abierto, habilitando pequeños espacios cerrados y aislados destinados al uso de los empleados que necesiten realizar un trabajo que requiera de su concentración. Llamémosles “santuarios libres de distracciones”. Por supuesto, también deberá haber salas de reuniones algo más amplias, pero de igual manera cerradas, destinadas a las reuniones de los equipos, o con proveedores o clientes, evitando de esta forma distraer al resto de compañeros al no realizar la reunión pegados a su puesto de trabajo.
2. Que parte de los puestos se sitúen en espacios abiertos, puestos destinados a aquellos perfiles que no vienen todos los días a la oficina, más bien poco. Los puestos que vengan más frecuentemente a la oficina, o sean perfiles que requieran más concentración, o que hablé bastante por teléfono deberán tener espacios más privados, bien completamente cerrados o parcialmente. En los propios espacios abiertos deberán existir zonas donde se puedan reunir aquellos usuarios que así lo deseen, y dichos espacios trataremos de que no estén junto a los puestos de trabajo fijos. Igualmente trataremos de distribuir a los usuarios en función de sus tareas, no olvidando crear zonas de interrelación entre diferentes tipologías de usuarios.

En Inspira Workspaces, bajo nuestra experiencia, nos decantamos más por la segunda opción, pues pone en valor lo mejor de ambos sistemas, además, nos ofrece unas grandes posibilidades de adaptarnos a cualquier cambio. Es muy importante contar con espacios para reuniones, tanto más formales y privadas, como más informales y en espacios más abiertos.

Hace algunos años nuestros centros fueron adaptados pensando en esta filosofía, creando multitud de espacios de encuentro, así como una variada oferta de salas de reuniones con la última tecnología en sistemas de videoconferencia, proyección, funcionalidades de red… Además, empezamos a ampliar nuestra oferta de servicios de restauración, con la idea de que nuestros usuarios no tengan que preocuparse por nada más que su trabajo, encargándonos de proveer sus desayunos y comidas para las reuniones prolongadas. Nuestra oferta de servicios se consolidó ofreciendo propuestas mixtas a través de las llamadas Oficinas Virtuales, de este modo el usuario puede contar con una dirección física para sus clientes o reuniones, alguien que les gestione toda su correspondencia o llamadas telefónicas, contabilidad, espacio de almacenamiento… a un precio muy competitivo. La idea es el pago por uso, haciendo de la propuesta una fuerte apuesta por la flexibilidad. Nuestras salas están pensadas para tipos de encuentros muy variados; desde grandes y luminosos espacios en los que realizar ponencias, presentaciones e incluso formaciones, hasta íntimos despachos que aseguren privacidad para trabajar o reunirse con un compañero.

Como decíamos, creemos que es muy beneficioso, incluso esencial, disponer de otros espacios abiertos destinados al ocio y al descanso. Por ello, disponemos de varias zonas comunes para todos los usuarios donde podrás desconectar tomándote un café mirando al cielo, o leer el diario con bossa nova de fondo.

Si estás pensando en escoger alguna de estas opciones, te recomiendo que te apoyes en consejos profesionales sobre cómo hacerlo. Deberás tener en cuenta tanto el carácter de tu negocio como el número de puestos de trabajo que necesitas, la acústica o la luminosidad del espacio. No dudes en contar con nosotros para el asesoramiento que puedas necesitar. Estaremos encantados de aconsejarte y mostrarte las mejores opciones que casen a la perfección con lo que estás buscando: unión entre comunicación, privacidad y comodidad.

¡Potencia la productividad de tu empresa con nosotros!