El alquiler de oficinas virtuales no es exclusiva para empresas de nueva creación o emprendedores que trabajan desde casa, también son una fantástica alternativa para los negocios que buscan expandirse a otras ciudades y necesitan contar con una dirección postal en la mejor zona de la ciudad, incluso es una excelente opción para empresas consolidadas que opten por un formato de teletrabajo. Lo mejor de todo, es que este servicio no implica ningún tipo de inversión, por lo que se puede contratar con un importe bastante asequible sin inversión inicial. Si te encuentras en un caso similar y estás pensando en la expansión, te recomiendo que sigas leyendo este post, seguro que te será de ayuda.
Desde el Grupo Inspira, llevamos muchos años especializándonos en este servicio, y sobre todo adaptándolo a los nuevos tiempos. Tradicionalmente, una Oficina Virtual consistía un servicio de recepción de correspondencia y atención personalizada de llamadas. Estos servicios seguimos prestándolos, pero con herramientas adaptadas a los nuevos tiempos como telefonía IP integrada en los móviles de nuestros clientes, o notificaciones electrónicas. Sin embargo, los nuevos tiempos han traído nuevas necesidades. Nuestros clientes hoy nos demandan servicios de valor añadido como el asesoramiento en la constitución de la sociedad, estrategias de posicionamiento, planes de viabilidad, asesoramiento fiscal/contable/laboral, análisis de la estrategia de marketing digital, búsqueda del CRM más adecuado para su negocio, gestión del equipo de ventas, soluciones de almacenamiento en la nube para todo el equipo de trabajo…
Si aún no te has decidido o no sabes si una oficina virtual te traerá beneficios, te dejamos a continuación unos cuantos factores a tener en cuenta, esperando que puedan ayudarte a tomar la decisión.
1 Incapacidad para gestionar correos o paquetería
Este es un factor muy interesante, la verdad. Tanto para los emprendedores como para las pequeñas y medianas empresas, las oficinas virtuales pueden ser una gran ayuda a la hora de gestionar no solo la correspondencia, sino también la paquetería, sobre todo si no quieres que llegue a tu casa o no haya nadie que la reciba.
Por otro lado está la valija, lo cual hace que una oficina virtual sea aún más interesante todavía. Los servicios de valija se emplean en algunas empresas, instituciones o entidades financieras en la mayoría de los casos, ya que necesitan intercambiar correspondencia periódica entre sus distintos departamentos, sedes, delegaciones u oficinas, por ejemplo.
Si por el sector en el que se desarrolla tu actividad, es necesario el uso habitual de una valija, la buena noticia es que no tienes que preocuparte absolutamente de nada, puesto que se puede tramitar o gestionar desde tu oficina virtual. ¿No te parece genial disponer de un punto logístico en el que no sea necesario que estés de manera presencial?
Como decía al principio, esto es muy interesante no sólo desde el punto de vista logístico, sino también del operativo, puesto que te dan una dirección física donde poder recibir tus correos, pudiendo pasar a recogerlos cada vez que lo desees o planificando su reenvío a otra dirección de manera puntual o programada.
En INSPIRA Workspaces llevamos muchos años gestionando las valijas de nuestros clientes con celeridad y de manera eficiente. Ten en cuenta que una oficina virtual es una oficina tradicional en donde hay gente, trabajan personas y hay vida, pero la diferencia es que no hace falta que estés tú de manera física o habitual en ella.
2 Deseo de aumentar la visibilidad de la marca
Si deseas expandirte a una nueva ciudad o tener visibilidad para tu marca, contar con una dirección en ese territorio es un punto clave, te lo aseguramos. Con una oficina virtual lo lograrás, sin tener que gastar dinero en una oficina tradicional y sin tener que disponer de personal, puesto que el servicio ya tiene todo esto incluido.
Una dirección física en una nueva ciudad aumenta la visibilidad y fortalece la marca, permite a las personas confiar en la empresa mucho más de lo que lo harían si estuviera ubicada en una ciudad que se encuentra a miles de kilómetros de distancia de ellos.
Otro de los servicios incluidos que podrían ayudarte a tener visibilidad en este sentido es el servicio de directorio, es decir, una especie de listado de empresas que se encuentran en ese momento domiciliadas en dicha ubicación. En INSPIRA Workspaces somos conscientes de la importancia que tiene proyectar una buena imagen corporativa, así que colocamos el nombre y el logo de tu empresa en el directorio que se encuentra en la entrada de nuestras oficinas, con la posibilidad de aparecer también en la página web del grupo. Por otra parte, siempre que uses una sala de reuniones tendrás el logo de tu empresa en la puerta sin coste adicional.
3 Aumentar la profesionalidad
Otra de las principales ventajas de contar con una oficina virtual es disponer de una dirección física en las mejores zonas comerciales de la ciudad. De esta forma, las pequeñas y medianas empresas o los emprendedores que trabajan desde sus hogares pueden aprovechar para ser más profesionales aún. Tener una dirección claramente comercial les da a sus negocios mucha más credibilidad, y a menudo les ayuda a ganar más clientes de los que tendrían si operaran desde una dirección particular.
Todas las sedes de INSPIRA Workspaces tienen una ubicación envidiable en Madrid. Además, nuestros clientes pueden utilizar las instalaciones de cualquiera de nuestras sedes en función de sus necesidades y dependiendo del momento en concreto, lo cual te puede resultar también bastante interesante.
4 Operar en un nuevo país
No hay limitaciones en la cantidad de direcciones comerciales que puedes tener o en las ubicaciones que buscas. Si parte de tus objetivos comerciales se centran en operar en el extranjero, es fundamental que valores la posibilidad de contratar una oficina virtual, por lo menos al principio. Esto debería ser una de las primeras cosas que hagas, puesto que es la mejor forma de contar con un espacio y una dirección sin tener que invertir nada
En el siguiente link te dejo información sobre las diferentes oficinas virtuales que ofrecemos en el grupo INSPIRA Workspaces, en el caso de que quieras ampliar un poco la información. Por supuesto, podemos completar la propuesta con todos los servicios de valor añadido que se te ocurran. Asimismo, aprovechamos la oportunidad para recomendarte también que leas un post que escribimos en su día explicando qué es una oficina virtual. Podrás acceder a él a través de este link.
5 Necesidad de formalizar la situación para recibir productos y servicios
Es importante recalcar que, para tener acceso a ciertos productos o servicios, así como para tener un aliado comercial, uno de los requisitos suele ser contar con una dirección comercial en ese mismo territorio. Si bien es posible poder usar una dirección personal o privada para algunos, para otros no será posible, puesto que muchas compañías usarán dicha dirección para verificar su legitimidad. Si descubren que estás operando desde tu habitación o desde tu casa en lugar de un espacio de oficina, es menos probable que lo acepten o que se decidan a usar tus servicios.
6 Necesito más…
Como te explicábamos al inicio de este post, son muchos los servicios de valor añadido que puedes disfrutar con una oficina virtual, todo lo que puedas imaginar. Además, esta fórmula se puede combinar con el uso flexible de espacios de trabajo/reunión a demanda.
Una oficina virtual puede ser complementada con servicios de valor añadido como asesoramiento fiscal/laboral, diseño y desarrollo de página web o apoyo en la gestión de ventas. Además, podrás reunirte periódicamente con tu equipo, o mantener una reunión con un cliente a través de un equipo de videoconferencia profesional que mejorará significativamente la experiencia, incrementando la cercanía, y por tanto las posibilidades de captación. También podemos organizar por ti tu webinar, hacer encuestas a los asistentes de una reunión virtual, crear diferentes salas simultaneas, grabar tus encuentros virtuales… Haremos de la experiencia virtual una experiencia casi presencial. Otra posibilidad es poder organizar un desayuno o comida con tu equipo en el mismo centro, despreocúpate de todo y déjalo en nuestras manos, tenemos más de 40 años de experiencia dando de comer a millones de personas.
Como puedes ver una Oficina virtual puede ser una solución que sustituya casi por completo a una oficina tradicional.
Por tanto, si te has identificado con alguno de estos factores, es probable que necesites contratar una oficina virtual y te recomendamos hacerlo cuanto antes. No dejes pasar esta oportunidad y ponte en contacto con nosotros para conocer los diferentes paquetes que podemos ofrecerte en INSPIRA Workspaces. Estamos seguros de que se ajustarán a las necesidades de tu empresa, con puntos estratégicos en las menores zonas comerciales de Madrid.
