Lograr reuniones efectivas es uno de los grandes desafíos que tienen los equipos y las empresas diariamente. En este contexto, la gestión eficiente de reuniones es indispensable para alcanzar resultados de calidad.
Para conseguir reuniones más productivas es importante definir el propósito, detallar objetivos y compartir los temas a tratar, determinar el tiempo de duración, indicar el número de participantes, así como elegir el lugar donde se hará.
A veces puede parecer un dato menor, pero el espacio donde realizas tu reunión puede tener un impacto altamente significativo y ser clave para el clima de esta.
¿Cómo puede impactar el lugar elegido a la efectividad de mi reunión?
Si bien no es el único factor determinante, el entorno físico y las características del lugar también influyen en el nivel de concentración, comodidad y colaboración de quienes participan.
El lugar debe ayudar a fomentar el bienestar y la buena comunicación entre los asistentes. Por este motivo en la planificación es necesario dedicar tiempo a la elección de salas.
7 factores para tener en cuenta antes de reservar tu sala de reunión
- Lugar propicio: un ambiente apropiado puede contribuir a lograr el tono adecuado para reuniones productivas. Una correcta iluminación, buena acústica, temperatura agradable y el equipamiento necesario ayudan al bienestar de los participantes y favorecen la concentración.
- Espacio óptimo: es importante que el espacio elegido para tu reunión tenga la capacidad indicada para la cantidad de personas que asistirán y que puedan desenvolverse con comodidad.
- Discreción: el lugar debe brindar privacidad y garantizar que no habrá interrupciones. En los casos en los que se discuten estrategias comerciales e información confidencial, por ejemplo, este punto puede ser crucial.
- Tecnología y materiales: sistemas de proyección, equipo de video conferencia, acceso a internet confiable, pantallas, pizarras y equipos de audio son esenciales para el buen desarrollo de la reunión y la comunicación efectiva. Todo debe funcionar perfectamente para evitar complicaciones.
- Ubicación: el lugar elegido debe ser un sitio bien conectado y fácilmente accesible para todos. Es importante garantizar que todos los participantes puedan llegar y asistir sin dificultades.
- Servicio de recepción: tener a disposición un equipo de personas encargado de recibir a los asistentes, facilitar información e indicar el lugar de la reunión es un plus. Este tipo de atención personalizada da un marco más profesional a la reunión y permite la plena atención, evitando lidiar con cuestiones administrativas.
- Servicio de catering: en reuniones largas, sobre todo, es necesario hacer una pausa para despejar la mente y poder seguir focalizados, por ello los lugares que brindan servicios de coffee o lunch son particularmente convenientes. Así mismo durante la reunión es recomendable ofrecer alguna bebida a los participantes, siempre es aconsejable tener disponibilidad de agua.
¿Es un espacio de coworking una buena opción para realizar mi reunión?
El espacio elegido tiene que ser pensado en función del tipo de reunión a desarrollar. Habitualmente los espacios de coworking disponen de salas completamente equipadas para tener reuniones satisfactorias.
Según es estilo del coworking, las salas de reuniones tendrán diferentes características en cuanto a espacio, diseño, tecnología y servicios. Lo ideal es hacer una búsqueda y considerar esos centros de coworking que se adapten mejor al objetivo de nuestra reunión.
En Inspira Workspaces por ejemplo contamos con salas de reunión en nuestras dos sedes, cada sala está equipada tecnológicamente con todo lo necesario para que las reuniones se desarrollen de manera óptima. Además, brindamos un servicio sumamente personalizado, estamos en cada detalle y prestamos especial atención a los requerimientos de cada cliente.
Nos adaptamos a las necesidades específicas de cada reunión y contamos con salas con capacidad hasta 55 personas. En todas las reuniones, puedes contar con opciones de catering y experiencias integrales en nuestra terraza.
Los espacios para reuniones bien diseñados son aliados para lograr buenos resultados
Estar en un entorno apropiado marcará una diferencia y es aconsejable analizar las especificaciones de la sala antes de tomar una decisión definitiva.
Si es posible, es recomendable visitar la sala antes de cualquier confirmación.
Dos puntos indispensables que no pueden faltar en la evaluación son:
- La capacidad de la sala.
- La disposición requerida (en U, reunión, escuela o teatro).
En cuanto a las características de la sala:
- Buena iluminación.
- Equipamiento (mobiliario, proyector, equipo de video conferencia, flipchart).
- Personalización de la sala.
Servicios incluidos:
- Servicio administrativo (recepción de asistentes, soporte en sala, reprografía).
- Servicio de desayuno/comida en sala.
La pausa necesaria: opciones de break
Algunas reuniones, como por ejemplo las formaciones que se desarrollan durante largas jornadas, contemplan la necesidad de momentos para realizar un break. En este caso es conveniente optar por lugares de coworking que tengan espacios complementarios a las salas de reuniones, como terrazas o áreas abiertas de libre acceso.
Ventajas de alquilar una sala en un centro de coworking: mucho más que un espacio
Los espacios de coworking brindan un servicio integral, son lugares especializados y las ventajas van más allá que el espacio físico o el equipamiento.
Los servicios complementarios y la organización dan un valor añadido a la experiencia, definitivamente contar con un lugar dedicado es lo mejor para destinar los esfuerzos a la reunión.
¿Te ayudamos a encontrar la sala ideal para hacer tu reunión?
Si estás buscando un espacio para reuniones en Madrid en Inspira Workspaces contamos con dos sedes ubicadas en zonas estratégicas de la ciudad.
- Inspira Atocha, Paseo de las Delicias 30.
- Inspira Abascal, José de Abascal 44.
Nuestras salas están completamente equipadas para llevar adelante tus reuniones sin tener que preocuparse por nada y obtener los mejores resultados.
Si piensas en elegir una sala de reuniones, descubre todos las opciones y servicios que tenemos para ti y tu equipo en Inspira Workspaces.
Agenda una visita y ven a conocer tu próxima sala de reuniones en Madrid.
