Hay una diferencia que muchas veces no se explica: no es lo mismo reservar una sala de reuniones que reservar una sala para reunir a un comité de dirección.
En las reuniones de dirección se toman decisiones que mueven presupuestos, personas y, a veces, el rumbo entero de una empresa.
Por eso dedicamos este artículo especialmente para que puedas tomar la mejor decisión cuando quien se sienta a la mesa es el comité de dirección. Si lo que buscas es orientación para elegir salas para otro tipo de reuniones puedes revisar lo que escribimos aquí qué sala de reuniones necesitas según tu reunión.
Una reunión ejecutiva no busca lo mismo que una reunión de equipo
Llevamos años viendo entrar a comités de dirección en nuestras salas de reuniones de Atocha y Chamberí, y hay algo que se repite: quien reserva no busca nada más que «una sala más grande» o «con más sillas». Busca un espacio donde el equipo directivo pueda pensar con calma, hablar sin que nadie fuera de la sala se entere de lo que se está discutiendo, y en lo posible salir con una decisión tomada, no con la sensación de haber perdido allí las horas.
De hecho, hay un dato que da bastante que pensar sobre la importancia de estas reuniones: un directivo puede pasar alrededor de un tercio de su jornada en reuniones. Según una publicación de Harvard Business Review, mientras un empleado medio dedica aproximadamente el 15 % de su tiempo de trabajo a reuniones, en los puestos de dirección este porcentaje puede llegar al 33 %. Uno de cada tres minutos de la jornada, prácticamente, puede transcurrir en una sala de reuniones.
Y aquí es donde el espacio empieza a importar más de lo que parece. Porque no es lo mismo pasar una hora en una sala donde todo funciona, que hacerlo en una con eco o en una en que la conexión falla justo en una videoconferencia o con una pantalla que no se ve bien desde el fondo.
Quien haya tenido una reunión importante en una sala que no estaba preparada sabe exactamente de qué hablamos.
Son pequeñas cosas, sí. Pero cuando tienes reuniones constantemente, las pequeñas cosas tienen un peso diferente. En la concentración, en cómo se desarrolla una conversación y, sobre todo, en el tiempo que se pierde.
Entonces, ¿qué es lo más importante para definir el espacio para una junta directiva?
Una clienta, que ocupa un cargo directivo y que lleva más de 5 años en Inspira Workspaces, nos explica que ella, prioriza contar con un lugar tranquilo donde tratar temas confidenciales sin interrupciones; un espacio cómodo, que, de imagen profesional, genere confianza y que responda a todas las necesidades técnicas.
“Ya demasiadas tensiones hay durante las juntas como para tener que lidiar con algo más … Me interesa llegar con la agenda del día y tener una sala lista con todo lo que necesito, recibir a los asistentes en un ambiente profesional, donde puedan tomar un café mientras se discuten los puntos más importantes. Cuando somos menos de 20 mi opción siempre es la sala Abascal, en la sede de Chamberí y cuando somos más personas siempre el espacio Arte en la sede de Atocha. Todo un acierto”
Reuniones, espacios, disposición e intimidad.
La confidencialidad es la primera exigencia de una sala de juntas, y no es un capricho. En un comité de dirección se habla de cifras que no han salido todavía, de reestructuraciones, de negociaciones en curso.
Es importante que la sala se adapte a esa necesidad de intimidad. Por ejemplo, si la sala tiene una puerta de cristal, debería tener un store que se pueda bajar cuando es necesario y además ofrecer un entorno sin interrupciones y en el que no se escuche lo que se hable desde afuera.
La disposición también es importante. Aunque pueda sonar raro, en la práctica quien preside la reunión necesita ver a todos, y todos necesitan verse entre sí, por eso la ubicación de las mesas y el mobiliario es determinante, ya que pueden facilitar el debate, por ejemplo.
Tecnología que no falle a la primera
Cada vez más comités de dirección incluyen a alguien en remoto: un socio en otra ciudad, un consejero externo, un asesor.
Eso significa que la pantalla, el micrófono y la cámara tienen que funcionar. Da igual lo elegante que sea la sala si los primeros diez minutos se van en resolver un problema de conexión delante de quien se quiere causar buena impresión.
Por eso es importante que el lugar cuente con un equipo profesional que esté preparado para cualquier imprevisto, además de dedicar siempre unos minutos antes para probar que todo funcione de manera óptima.
Luz natural, equilibrio y fácil acceso.
El espacio también forma parte del mensaje. La psicología ambiental, que se encarga de estudiar la interrelación de las personas y los lugares, nos habla precisamente de cómo los espacios afectan en las percepciones, emociones y comportamientos.
Un entorno bien cuidado, puede facilitar la conversación y hay mucho factores que es importante tener en cuenta: ubicación, privacidad y ruidos, tecnología, iluminación, entre otros.
Una sala con buena luz natural transmite algo que ninguna decoración consigue por sí sola, pero también se necesita de una buena iluminación artificial. Que se vea bien la pantalla donde se va a proyectar.
Un comité de dirección incluye, muchas veces, a personas ajenas al día a día de la empresa: un consejero, un auditor, un inversor. Es importante que esa persona pueda llegar con facilidad y encontrar la sala de manera simple.
Catering y detalles que sostienen una reunión larga
Agua, café, algo para picar si la reunión se alarga: parece obvio, pero cuántas veces un comité de dirección ha tenido que interrumpir un punto delicado del orden del día porque alguien tenía que salir a buscar vasos.
También ayuda tener papel y bolígrafo a mano para quien todavía prefiere anotar a mano las conclusiones, y un sitio o un perchero, donde dejar el abrigo sin que estorbe encima de la mesa. En una reunión de dos o tres horas, la comodidad física influye directamente en la calidad de las decisiones que se toman al final, cuando ya todos están cansados.
Y hay algo más difícil de medir, pero que cualquiera que haya dirigido un comité reconoce: la sala también comunica. Si el espacio transmite orden y cuidado, la conversación tiende a ser más ordenada. Si transmite improvisación, la reunión también lo hace. No es magia: las personas responden al entorno en el que están, sobre todo cuando lo que se decide en esa mesa va a afectar a mucha gente fuera de ella.
Una sala de juntas en Chamberí pensada para este tipo de reunión
En Inspira Workspaces, en nuestra sede de Chamberí en la calle José Abascal, nuestra sala de reuniones Abascal es ideal para este tipo de reunión: la que reúne a un comité de dirección, a un consejo asesor o a los socios de una empresa para decidir algo importante, no solo para comentarlo.
Intimidad real, configuración de mesas adaptable, tecnología revisada antes de cada uso, catering y una ubicación privilegiada que resulta cómoda tanto para quien trabaja en el centro, de Madrid como para quien viene de fuera y necesita llegar sin complicaciones.
Si tu comité de dirección necesita un sitio así para su próxima reunión ejecutiva, escríbenos y te enseñamos la sala.
Porque hacer una junta directiva en una sala preparada y que cuida los detalles marca la diferencia.
FAQs
¿Qué diferencia una sala de juntas para comité de dirección de una sala de reuniones normal?
Principalmente la confidencialidad, la disposición de la mesa para que todos los asistentes se vean entre sí, y la fiabilidad de la tecnología para videoconferencia, ya que en estas reuniones suelen participar consejeros o inversores en remoto.
¿Cómo se garantiza la confidencialidad en una reunión de comité de dirección?
Lo ideal es que las salas sean un espacio sin interrupciones, con elementos como cortinas o store en las puertas de cristal para poder aislar visualmente cuando es necesario. Esto permite tratar cifras, reestructuraciones o negociaciones sensibles con la tranquilidad de que la conversación no se sigue desde fuera.
¿Qué necesito revisar antes de una reunión ejecutiva con asistentes en remoto?
Es importante probar la conexión, el micrófono y la cámara unos minutos antes de empezar, para evitar que los primeros minutos de la reunión se pierdan resolviendo problemas técnicos delante de consejeros o socios externos.
