Ventajas y desventajas de las Oficinas Virtuales.

Ante las dificultades en cuanto a acudir cada día a nuestro lugar de trabajo, en consecuencia de la pandemia provocada por el ya famoso virus Covid–19, todos los profesionales de negocios se han visto en la obligación de reinventarse y adaptarse a esta nueva situación si quieren continuar manteniendo a flote sus empresas.

La obligación impuesta de permanecer temporalmente confinados en nuestros domicilios ha hecho que el factor del teletrabajo se instaure en un porcentaje altísimo de trabajos. Se comienza a hablar mucho de una ruptura del modelo tradicional del trabajo, en el que el empleado se desplaza cada día a su oficina para desempeñar sus labores, al observar algunos de los beneficios del teletrabajo, como la comodidad y el ahorro de tiempo y coste en desplazamientos.

Esto ha llevado a muchas empresas a replantearse su forma de trabajar a partir de este momento. Y… ¿cuál es la fórmula que mejor se adapta a ello? Las Oficinas Virtuales. Sin embargo, ¿son todo beneficios lo que nos ofrece esta forma de trabajo?

Este post está dirigido a mostrar las ventajas que puede ofrecer una oficina virtual para una empresa, pero también cuáles son las desventajas que pueden ir de la mano de esta nueva tendencia.

Como comentábamos en un post anterior, una Oficina Virtual consiste en un espacio dedicado a ofrecer a las empresas y profesionales una serie de servicios, de los que podemos señalar, por ejemplo: recepción de llamadas, recepción de correspondencia y mensajería, domiciliación legal (social y/o fiscal) de la empresa, atención de visitas, servicios de asesoría fiscal/laboral, creación página web y marketing digital, uso de espacios para trabajar o reuniones por horas, etc. A continuación, os enumero la cara positiva y negativa que estas oficinas nos ofrecen:

VENTAJAS.

Ventaja #1. Bajo coste en inversión inicial.

Uno de los mayores hándicaps cuando iniciamos un nuevo proyecto empresarial es la inversión inicial. Contar con una oficina propia exige acondicionarla. En muy habitual que el emprendedor subestime este capítulo por considerar que la oficina “está para entrar”. Esta frase llevo escuchándola 10 años, con invariable decepción en quien la pronuncia. Incluso empresas con dilatada experiencia minimizan los costes de acondicionar un espacio a su actividad profesional. El coste de acondicionar una oficina ronda los 300-500€/metro cuadrado, como se explica en este post. La inversión inicial para comenzar a disfrutar del servicio de una oficina virtual es 0, y esto es algo que aporta mucho valor añadido a nivel financiero. En el caso de nuestro servicio de despachos fijos tampoco existe inversión inicial, pero si gastos mensuales más altos que con la oficina virtual, de este punto hablaremos en el siguiente punto.

Ventaja #2: Minimizar gastos fijos.

El servicio de Oficina Virtual te libra del pago de un espacio, así como los consumos asociados al mismo (luz, limpieza, mantenimiento, línea de internet, seguro…). La Oficina Virtual te dará la flexibilidad que estos tiempos requieren. Es muy importante que el equipo del Workspace que elijas pueda ofrecerte el trato más personalizado posible, pues la idea es que puedas considerar tu workspace como tu propia oficina, esa es la clave. Quien contrata los servicios de una Oficina Virtual es quien apuesta por el pago por uso, pero insistimos, asegúrate de que serás tratado de forma personalizada. Si llegas con un cliente todo el equipo debe conocerte perfectamente, pudiendo dispensarte un trato acorde a tus necesidades.

Ventaja #3.  Podrás trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Este factor resulta realmente atractivo, ya que rompe con los límites estructurales y temporales que supone el trabajo en un mismo espacio físico. Si cuentas con un ordenador con conexión a Internet y un teléfono móvil que te permita realizar llamadas, lo tienes hecho.

Ventaja #4. La comodidad de establecer tu propio horario.

La flexibilidad que te otorga el realizar tu trabajo en donde quieras es ilimitada. Puedes organizar tu día como a ti mejor te convenga y aprovechar de esta forma las horas en las que te encuentras más motivado y por lo tanto, llegas a ser más productivo. Este nuevo modelo de trabajo atrae muchísimo a las nuevas generaciones de trabajadores, que destacan por poseer los conocimientos más actualizados y valiosos en el momento y que a todos nos interesa captar y retener en nuestra empresa. Sin olvidarnos de aquellos trabajadores que viven en lugares más alejados y que los desplazamientos hasta un lugar de trabajo les suponen un descenso en su calidad de vida y motivación diaria muy importante.

Ventaja #5 Ahorro de tiempo y costes de transporte.

Esta ventaja puede resultar tremendamente atractiva para todos aquellos trabajadores que, a diario, pasan largos periodos de tiempo simplemente desplazándose a su lugar de trabajo. Metro, cercanías, autobús, etc. Tiempo y dinero que se ahorran al trabajar desde sus propias casas y “establecer su sede” en una oficina virtual. Para los que tienen que manejar sus propios coches, el hecho de olvidarse de largos atascos aumenta su calidad de vida de una forma muy notable.

Ventaja #6. Mejora de la imagen de la empresa.

Los Coworkings que prestar el servicio de Oficina Virtual normalmente se encuentran ubicados en lugares muy céntricos, edificios de oficinas, y cuentan con unas instalaciones que aportan mucha presencia. Si consigues encontrar un centro que te ofrezca todo esto, y al mismo tiempo te hagan sentir especial, habrás encontrado la fórmula ideal, más por menos.

Ventaja #7. Permiten la capilaridad en la expansión de tu negocio.

Los Workspaces que ofrecen este servicio te permitirán poder abarcar varios mercados a un coste reducido. Muchos de ellos te permiten tener varios números geográficos de varias regiones diferentes, o incluso países.

Ventaja #8. Máxima flexibilidad e inmediatez.

Las oficinas virtuales te permiten montar una delegación comercial en cuestión de minutos, desmontarlas, transformarlas o ampliarlas. Es la solución ideal para los tiempos que corren, en los que la inmediatez de respuesta es básica. Usa diferentes salas de reuniones, contrata servicios a medida sin compromiso alguno, pagando sólo por lo que realmente necesitas cuando lo necesitas.

DESVENTAJAS.

Desventaja #1. Te acabas de adentrar en el complicado mundo de la tecnología.

Al encargarse tu Oficina Virtual de todas tus tareas administrativas, puedes centrarte en el núcleo de tu negocio, pero… Date cuenta que tu mayor aliada a partir de ahora será la tecnología. Será absolutamente imprescindible que controles ciertos conocimientos digitales que no en todas las ocasiones serán sencillos de manejar. La agilidad en el aprendizaje y dominio de ciertos programas tecnológicos es esencial.

Desventaja #2. Dependencia absoluta de conexión a Internet.

A partir de ahora, Internet es quien definirá tu ritmo de trabajo. Será prácticamente imprescindible en el desarrollo de todas y cada una de tus tareas. Programas en la nube, videoconferencias con tus compañeros de trabajo, plataformas web, programas on-line, etc. Por lo que, si tu conexión a Internet falla, te quedarás absolutamente impedido para llevar a cabo tu trabajo.

Desventaja #3. Descoordinación con el resto de tu equipo.

Tú eres libre de establecer tus propios horarios a lo largo de la jornada laboral ¿no? Pues el resto de integrantes del equipo también establece su horario laboral de forma libre e individual. Esto conlleva a que a veces la coordinación de todos los miembros de la empresa sea una tarea difícil. Cuando tú has terminado con una tarea que necesita del trabajo de tu compañero para darse por finalizada, resulta que este compi aún no ha acabado con la tarea anterior y te quedas descolgado y teniendo que esperar al ritmo del resto. Si no se establecen horarios conjuntos o se pautan objetivos muy concretos a cumplir, puede que tu equipo acabe trabajando de forma desacompasada y la productividad descienda estrepitosamente. Nuevamente la tecnología te ayudará mucho en este sentido.

Desventaja #4. Falta de comunicación interpersonal.

Bien es cierto que el uso del teléfono móvil o de videoconferencias nos permite comunicarnos instantáneamente con la persona del equipo que deseemos. Aunque también pueden darse casos en los que nos resulte imposible entablar una conversación telemática por razones de conexiones inalámbricas, cobertura, o la simple indisponibilidad del receptor. Por ello, sigue resultando indispensable la realización de reuniones periódicas del equipo para tratar personalmente todos los puntos del negocio y llevar un ritmo claro y en armonía.

Pero tranquilos, porque todo problema tiene su solución:

Solución #1. Confía en un equipo profesional formado.

Desde Inspira Workspaces ponemos a tu disposición servicios de asesoría, marketing y posicionamiento on-line, y que siempre tratará de ayudarte en todos los aspectos tecnológicos que se te escapen.

Solución #2. Confía en un equipo informático infalible.

De esta forma, te asegurarás de contar con una correcta conexión a internet y a tu servidor. Nuestro equipo te ofrece un servicio exclusivo de Webex para que puedas mantener las conversaciones digitales de mayor calidad posible. Tu nos indicas la hora y los miembros que van a asistir, y nosotros nos encargamos del resto.

Solución #3 y #4. Es muy importante la conexión del equipo: haz reuniones periódicas con él.

Desde Inspira Workspaces llevamos muchos años ofreciendo el servicio de despachos y salas destinadas a reuniones. Son innumerables las empresas que han pasado por nuestras instalaciones regularmente para llevar a cabo conferencias, formaciones o simples reuniones de negocio para poner al día a todo el equipo del entorno externo e interno de la estructura de la empresa. Es fundamental realizar reuniones periódicas para llevar un orden y coordinación con el resto del equipo, exponer cuestiones o dudas, o pensar nuevas estrategias de crecimiento de una forma conjunta.