Adiós al Ghosting empresarial en tu workspace, ¿qué es y cómo evitarlo?
Hace no mucho, paseando por el laberíntico mundo de Internet, me encontré con un artículo dedicado a tratar un tema del que no había oído hablar jamás. El Ghosting Laboral. Me pareció tan curioso que me he animado a indagar más sobre el asunto y realmente me he quedado bastante sorprendida.
En Inspira Workspaces, podemos dar testimonio real de que esto ocurre y cada vez con mayor asiduidad. Mayoritariamente en mercados donde la tasa de desempleo es baja, sí, pero igualmente pasa. Son muchos los clientes que nos brindan la posibilidad, cuando están desbordados de trabajo o sencillamente no quieren incurrir en costes de contratación para sus procesos de selección, de organizarlos nosotros como una rama más de su estructura empresarial, y es aquí en donde más detectamos este mal. Esto no quiere decir que, por supuesto, nuestros clientes de despacho fijo, en cualquiera de nuestros centros, no se vean igualmente afectados por este fenómeno en auge.
En este post, queremos exponerte el significado de este nuevo fenómeno, que conozcas las consecuencias que conlleva para tu empresa y tratar de darte algunas claves para poder evitar que esto ocurra entre tus empleados.
Aunque pueda sonar surrealista, esta práctica se está volviendo cada vez más habitual y común en las empresas y es que se encuentra directamente relacionado con las generaciones millennials y centennials y los conocidos como generación Z. Los empleadores se encuentran inmersos en una situación de inseguridad e incertidumbre, con miedo a que cualquiera de sus empleados decida desaparecer, sin dejar rastro alguno y dejarle sumido en la más incómoda frustración. Este gráfico elaborado por la consultora Michael Page, nos muestra un claro resumen de esta práctica, sus causas y sus consecuencias.
¿Qué es un candidato fantasma?
El Ghosting Laboral o candidato fantasma es, ni más ni menos, la desaparición, completa y absoluta, de un candidato/empleado de la faz de la tierra. Esfumado, volatilizado, en paradero desconocido. Un día está trabajando en la oficina y al día siguiente no contesta a las llamadas y nadie lo vuelve a ver.
¿Cuándo se produce?
Principalmente se produce en dos situaciones: durante los procesos de selección para optar a un puesto de trabajo y durante los primeros días/semanas de una persona como nuevo trabajador dentro de la empresa. Es en estos dos casos, en donde los empleadores tienen que poner el ojo y centrar todos sus esfuerzos en evitar ésta incómoda situación.
¿Cuáles son las consecuencias para tu empresa?
Son muchos los clientes de Inspira Workspaces que hacen uso de nuestros despachos y salas de reuniones para acometer procesos de selección y dinámicas grupales, tratando de elegir e integrar al mejor candidato a su compañía. Y son, precisamente de estos mismos clientes, de los que nos nutrimos en información para ponerte alerta sobre las posibles consecuencias que este fenómeno puede ocasionar en tu empresa.
Uno de los resultados más importantes a tener en cuenta es la pérdida de un tiempo valiosísimo que podrías estar empleando, sin lugar a dudas, en hacer crecer tu entidad, tu marca. Además, estas prácticas pueden generarte frustración y confusión a la hora de enfrentarte a la apertura de nuevos procesos de selección, por desconocer, quizás, los motivos por lo normalmente vienen ocurriendo.
Vivir como se esfuma un empleado en pocas semanas, semanas dedicadas a formarle y suministrarle conocimientos muy valiosos en el núcleo de tu empresa, puede dejarte sumido en la decepción y la rabia, sin dejarse atrás la exposición de información confidencial que haces de tu empresa. Esta exposición, no sólo puede dejar al descubierto tus tácticas empresariales, también tus claves de acceso, sistema de alarmas…en fin, un auténtico quebradero de cabeza.
“Evita el temido Ghosting Laboral, las claves de tu éxito”.
Indagando un poco más en el asunto, descubrí cuáles podrían ser las razones para que una persona decida borrarse del mapa laboral. Bizneo, especialista en RRHH, cita en su artículo sobre este concepto algunas de las posibles razones.
De toda la información que pude recopilar, nos quedamos con estos 3 motivos:
1. Los temibles períodos de prueba:
Camuflados como “período de formación”, para muchos candidatos puede sonar como “período en el que mi jef@ va a estar encima de mí observando con ojo crítico cada movimiento que ejecuto y durante el cual no voy a ver ni un euro o en su defecto, una retribución mínima”. Espeluznante realmente y nada más lejos de la realidad.
Digamos que este pensamiento, en la mayoría de las ocasiones equivocado por parte del candidato seleccionado, hace que el nuevo empleado se sienta más estresado, más nervioso y encima, poco motivado.
Aunque si bien es cierto que es totalmente indispensable someter a los empleados a periodos de prueba, tendríamos que hacer de éstos, un proceso atractivo, en donde el recién llegado se sienta desde el minuto uno como parte integrante de tu proyecto. Darle esa confianza que muchas personas necesitan a la hora de incorporarse a un puesto de trabajo, escuchando sus puntos de vista (ya luego podremos incluir, o no, a nuestro modelo de negocio) y ofrecerle ese tiempo de ubicación para familiarizarse con su entorno, son herramientas fundamentales para que tu nuevo empleado se sienta parte del equipo.
Evita al principio unas exigencias desmesuradas y plazos de entrega imposibles de cumplir, ya que como todos bien conocemos, ningún empleado es capaz de rendirte al 100% durante sus primeras semanas y sin duda, esto puede ser una de las claves fundamentales para evitar este mal mayor.
2. Sé claro en la publicación de tu oferta de trabajo.
Algo, sin duda, que está pidiendo a gritos un Ghosting es la publicación de ofertas laborales sinceras, concisas y claras. Tenemos que ser capaces de trasmitir, tanto en la oferta publicada, como en la posterior entrevista, a qué funciones exactamente se va a dedicar el trabajador, cuál será su horario laboral y qué sueldo percibirá por ello. ¡AH! si vas a incluir un período de prueba previo a la contratación definitiva, publícalo. Date cuenta que las personas que se presenten finalmente a tu oferta lo harán con todas las consecuencias. Tú has sido claro ¿no?, de esta forma evitarás que muchas personas talentosas, renuncien en medio del proceso de selección a trabajar para ti. Se darán cuenta de que lo que ofreces es del todo real. Además, y como consecuencia directa de esta transparencia, optarás a un mejor prestigio y mejora en la reputación de tu marca.
Soy muy clara en este aspecto porque es raro a quien no le haya ocurrido de postular a una bonita y atractiva oferta de empleo que acaba siendo un fiasco absoluto, con tareas a desemplear muy diferentes a las publicadas o con condiciones laborales totalmente distintas. A mí me ha ocurrido no tener claro en muchas ocasiones para qué puesto estar postulando.
3. Muéstrate tal y como eres.
A veces, como líderes, adoptamos un roll en las entrevistas de trabajo o al comienzo de una relación laboral, que puede dar lugar a que ocurra este tipo de casos con mayor asiduidad. Traro de explicarme.
Si bien es cierto que la inexperiencia y el miedo de los postulantes o nuevos empleados es la causa fundamental de que se produzca esta situación, no es menos importante que tú como jefe te proyectes tal y como eres. La transparencia, en todo el concepto de la palabra, es del todo clave hoy en día, ya que, los tiempos han cambiado. Y es que esa figura de la que estábamos acostumbrados, un líder con una fachada muy bien definida, interpretando un papel sin fisuras, para proyectar una cosa que no eres en realidad, puede jugarte muy malas pasadas. Muéstrate tal y como eres desde un principio, así el candidato sabrá desde el primer momento si existe feeling entre vosotros o no y evitarás a la larga ahorrarte tiempo en próximos procesos de selección para un mismo puesto.
Sé lo que estás pensando: que los procesos de selección son duros, que cada vez son más desmotivantes precisamente por este tipo de fenómenos, que no cuentas con tiempo suficiente para dedicarle tal y como te gustaría y que, si lo externalizas, al final no sólo te cuesta tiempo, sino también dinero. Lamentablemente todas estas excusas pueden influir en el éxito o fracaso de encontrar a la persona que necesites.
Trata de ser cuidadoso con tus palabras, sin perder tu roll de jefe, por supuesto, y sin perder de vista tus objetivos y las metas que tengas para con ese candidato o empleado. Trabaja tus dotes comunicativas y trabaja tu nivel de transparencia. Hay miles de artículos dedicados a cómo transmitir seguridad a tus empleados o cómo hacer que un candidato en un proceso de selección se entregue al cien por cien. De esta forma, conseguirás ganarte su confianza y fomentar un ambiente de trabajo excelente en tu negocio.
Me he encontrado con muchas otras razones, pero en mi opinión estas pertenecen al Top 3 de los principales motivos por los que se puede llegar a producir el Ghosting Laboral.
Si utilizando estas herramientas, te vuelve a ocurrir, piensa que no hay mal que por bien no venga. Mejor que se marche al comienzo, que lo haga más tarde. Gente así para nuestra empresa, mejor no…gracias.-
Diferencias entre trabajar en un Open Space y en un despacho cerrado
El lugar, el espacio en el que dedicamos cada día nuestro tiempo y esfuerzo en el desempeño de nuestros trabajos, es un factor que determina de forma indirecta nuestro estado anímico, nuestro rendimiento y nuestra consecuente productividad.
El lugar, el espacio en el que dedicamos cada día nuestro tiempo y esfuerzo en el desempeño de nuestros trabajos, es un factor que determina de forma indirecta nuestro estado anímico, nuestro rendimiento y nuestra consecuente productividad.
Sin embargo, en ese espacio no solo trabajamos nosotros, sino que convivimos con más empleados que no siempre tendrán los mismos gustos ni se sentirán de igual forma que nosotros ante un tipo de espacio concreto. Son muchos los interioristas que apuestan por la creación de espacios de trabajo basados en la neutralidad y siempre teniendo en cuenta el carácter de cada negocio. Para empresas que desempeñan labores creativas, los espacios más amplios y luminosos son los indicados, ya que fomentan dichos aspectos. Sin embargo, si se trata de tareas más operativas lo que nos ayudará en mayor medida será la falta de distracciones, buena ventilación, óptima temperatura… Tareas más comerciales requerirán de entornos donde podamos conseguir rápidamente lo que necesitamos. Profesiones directivas agradecerán poder contar con privacidad y espacios versátiles para poder reunirnos con nuestro equipo. En definitiva, existe un espacio para cada necesidad, e incluso podríamos decir que existe un espacio para cada persona. Este artículo publicado por la empresa de diseño de interiores Dika Estudios, nos cuentan qué tipo de oficina es la más recomendable según las tareas que necesitemos desempeñar en nuestro puesto de trabajo.
En este post, hablaremos sobre el concepto Open Space, que vienen pisando muy fuerte desde comienzos del nuevo milenio. El objetivo será analizar sus ventajas, pero también sus desventajas, pues en algunos casos pueden llevar a conseguir exactamente lo contrario a lo que inicialmente se pretende.
En Inspira Workspaces llevamos 10 años analizando las dos caras de la misma moneda, para poder ofrecer a nuestros clientes espacios adaptados a sus necesidades, mejorando la experiencia del usuario. Con el tiempo y la experiencia nos hemos dado cuenta de que los espacios mixtos son la mejor alternativa. Lo ideal es que el usuario pueda contar con diferentes ambientes para diferentes necesidades. El mismo usuario puede necesitar un espacio para poder trabajar concentrado, uno diferente para poder reunirse con compañeros, otro para hablar por teléfono, otro para pensar e inspirarse… Los viejos tiempos en que un trabajador debía hacer la misma tarea mecánica han muerto, ahora se espera de todos nosotros que seamos capaces de cambiar de registro, ser creativos, ser comerciales, o analíticos, y el espacio tiene que acompañar a esta necesidad. Por supuesto que cada uno tenemos unas fortalezas y debilidades, con lo que dentro de un mismo equipo de trabajo tendremos diferentes perfiles, obviamente el espacio también tiene que responder a esta diversidad, ofreciendo diferentes soluciones a diferentes personas. En ocasiones detalles tan insignificantes como la colocación de la cajonera en función si el usuario es diestro o zurdo, orientación respecto a la luz solar, altura de la silla, ubicación respecto a la puerta de entrada, distancia del radiador… puedes mejorar nuestro día a día. En Inspira Workspaces estamos muy pendientes de este tipo de detalles para crear un espacio único para cada usuario.
¿Qué beneficios nos aportan los Open Spaces?
Como comentaba al comienzo de este post, los espacios abiertos u Open Spaces, fomentan la creatividad en las personas. Esto se debe a que, con la eliminación de paredes, estamos potenciando y favoreciendo la comunicación entre nuestros empleados, fomentando el trabajo colaborativo y en equipo. Esto, desde luego, conlleva a un incremento de la productividad de la empresa en todos sus procesos. Otra ventaja de eliminar paredes y barreras físicas es que también contribuimos a eliminar jerarquías organizacionales, lo que transmite un sentimiento de unión entre toda la plantilla y un aumento de la sensación de pertenencia a la entidad, favoreciendo una vinculación interna mucho más intensa y fiel. Por último, no nos olvidemos del factor soledad, aspecto que ha remarcado el carácter de muchos oficios que se llevaban a cabo día a día dentro de minúsculos cubículos y en mera compañía de la fría pantalla de un ordenador.
La Cara B de los Open Spaces
Pero no es oro todo lo que reluce. Los Open Spaces tienen una cara B que, cada vez más, está arrollando la realidad de millones de trabajadores que desempeñan sus funciones en este tipo de espacios que consideran ya como “demasiado abiertos”. ¿Cuál es el principal factor que desespera a estos usuarios? Que hemos puesto todas nuestras miras en mejorar la comunicación dentro del negocio y nos hemos olvidado de cómo mejorar algo tan básico y esencial como es la concentración. Los Open Spaces están convirtiéndose en sistemas que provocan un alto índice de distracción en las personas como explica World Office Forum. Todas ellas afirman sentirse incómodas a la hora de estar trabajando en su proyecto y tener que estar escuchando a sus compañeros de al lado inmersos en una interesantísima conversación de lo bien que lo pasaron en la cena del finde pasado. O perder el hilo de su trabajo porque sus compañeros del sector de marketing se encuentran a la distancia de una mísera silla debatiendo cómo llevar a cabo la brillante idea de ventas que se le ha ocurrido al Marketing Project.
Las interrupciones continuas, la sensación (y a veces realidad) de falta de privacidad y dificultad de concentración hacen que la productividad de los trabajadores se vea terriblemente mermada.
¿Potencian la comunicación o la deterioran hasta hacerla casi incómoda?
Os contaré mi experiencia personal en una empresa de eventos en la que trabajé durante un período pasado de mi vida. Sí, era un Open Space y, reconozco, que en un primer momento me encantó. Además, casi todos mis compañeros eran jóvenes y se podía oler el buen rollo en el ambiente. Me asignaron mi puesto en la mitad del lado derecho de una enorme mesa. A mi lado tenía a una compañera que se ocupaba de la gestión de reservas y a mi otro lado, tenía a los miembros del departamento de operativa y atención al cliente. En frente, se encontraba un chico con el que ya tenía amistad, ya que habíamos trabajado anteriormente juntos. Así que imaginaos mi felicidad.
Los primeros días estuvieron genial. Me sentía motivada, estaba entablando amistad con el resto de mis compañeros, ya que el estar todo el equipo de trabajo revuelto en la mesa daba muchísimo pie a conversar entre nosotros. Sin embargo, con el paso de los días y los meses, comencé a sentirme sumamente irritable por todo. Yo pensaba que era yo misma, que estaba estresada o con el ánimo cambiado. Pero no, lo que estaba era cansada de no poder escuchar mis propios pensamientos, porque a todas horas había conversaciones de otras personas entorpeciendo mis intentos por concentrarme.
Otra cosa que chocó con mi creencia de que los Open Space fomentan la comunicación entre los trabajadores es que las personas no trataban los temas cara a cara como era de esperar. No, todo se comunica por mail. He llegado a mantener conversaciones enteras con un compañero que se sentaba a dos sillas de mi escritorio. ¿Y esa incongruencia para qué? Pues porque todo tiene que quedar por escrito, ya que las palabras se las lleva el viento. Muchas cosas deben quedar plasmadas para una revisión futura o para evitar posibles desacuerdos o diferencias de opiniones sobre lo que se estableció.
Todo esto rompe con la esencia que se persigue a través de la creación de un Open Space, basada en la transparencia, comunicación en estado puro y colaboración interna. Por el contrario, podemos obtener como resultados a unos trabajadores irritados, una merma en las relaciones entre compañeros y equipos que deriva en una menor predisposición para el trabajo en colaboración, pudiendo incluso incentivar el aislamiento de alguno de nuestros empleados.
Pero como todo en esta vida, siempre hay una solución: une y vencerás
Una solución ideal será crear un nuevo concepto basado en la combinación, bajo un mismo techo, de un espacio abierto con diferentes espacios cerrados. Como es lógico, esta tendencia nace de la importancia actual que los trabajadores le dan a la posibilidad de poder mantenerse concentrados en la realización de sus proyectos, de tal forma que puedan llegar a ser más productivos, pero sin renunciar a las ventajas que aportan los espacios de trabajo abiertos, como la sociabilidad y el trabajo colaborativo, la oficina híbrida.
Dentro de esta concepción tenemos 2 corrientes:
- Que el espacio donde se encuentren los puestos de trabajo sea un espacio abierto, habilitando pequeños espacios cerrados y aislados destinados al uso de los empleados que necesiten realizar un trabajo que requiera de su concentración. Llamémosles “santuarios libres de distracciones”. Por supuesto, también deberá haber salas de reuniones algo más amplias, pero de igual manera cerradas, destinadas a las reuniones de los equipos, o con proveedores o clientes, evitando de esta forma distraer al resto de compañeros al no realizar la reunión pegados a su puesto de trabajo.
- Que parte de los puestos se sitúen en espacios abiertos, puestos destinados a aquellos perfiles que no vienen todos los días a la oficina, más bien poco. Los puestos que vengan más frecuentemente a la oficina, o sean perfiles que requieran más concentración, o que hablé bastante por teléfono deberán tener espacios más privados, bien completamente cerrados o parcialmente. En los propios espacios abiertos deberán existir zonas donde se puedan reunir aquellos usuarios que así lo deseen, y dichos espacios trataremos de que no estén junto a los puestos de trabajo fijos. Igualmente trataremos de distribuir a los usuarios en función de sus tareas, no olvidando crear zonas de interrelación entre diferentes tipologías de usuarios.
En Inspira Workspaces, bajo nuestra experiencia, nos decantamos más por la segunda opción, pues pone en valor lo mejor de ambos sistemas, además, nos ofrece unas grandes posibilidades de adaptarnos a cualquier cambio. Es muy importante contar con espacios para reuniones, tanto más formales y privadas, como más informales y en espacios más abiertos.
Hace algunos años nuestros centros fueron adaptados pensando en esta filosofía, creando multitud de espacios de encuentro, así como una variada oferta de salas de reuniones con la última tecnología en sistemas de videoconferencia, proyección, funcionalidades de red… Además, empezamos a ampliar nuestra oferta de servicios de restauración, con la idea de que nuestros usuarios no tengan que preocuparse por nada más que su trabajo, encargándonos de proveer sus desayunos y comidas para las reuniones prolongadas. Nuestra oferta de servicios se consolidó ofreciendo propuestas mixtas a través de las llamadas Oficinas Virtuales, de este modo el usuario puede contar con una dirección física para sus clientes o reuniones, alguien que les gestione toda su correspondencia o llamadas telefónicas, contabilidad, espacio de almacenamiento… a un precio muy competitivo. La idea es el pago por uso, haciendo de la propuesta una fuerte apuesta por la flexibilidad. Nuestras salas están pensadas para tipos de encuentros muy variados; desde grandes y luminosos espacios en los que realizar ponencias, presentaciones e incluso formaciones, hasta íntimos despachos que aseguren privacidad para trabajar o reunirse con un compañero.
Como decíamos, creemos que es muy beneficioso, incluso esencial, disponer de otros espacios abiertos destinados al ocio y al descanso. Por ello, disponemos de varias zonas comunes para todos los usuarios donde podrás desconectar tomándote un café mirando al cielo, o leer el diario con bossa nova de fondo.
Si estás pensando en escoger alguna de estas opciones, te recomiendo que te apoyes en consejos profesionales sobre cómo hacerlo. Deberás tener en cuenta tanto el carácter de tu negocio como el número de puestos de trabajo que necesitas, la acústica o la luminosidad del espacio. No dudes en contar con nosotros para el asesoramiento que puedas necesitar. Estaremos encantados de aconsejarte y mostrarte las mejores opciones que casen a la perfección con lo que estás buscando: unión entre comunicación, privacidad y comodidad.
¡Potencia la productividad de tu empresa con nosotros!
¿Cuáles son los beneficios del Coworking?
En este post, me dedicaré a mencionaros algunas de las prácticas ventajas que ofrece un espacio coworking. Las ventajas principales según Merca2, son las siguientes: Ahorro de costes de implantación y costes mensuales; aumento de la productividad/eficiencia del negocio; enriquecimiento del modelo de negocio por estar expuesto a ideas de mejora por parte de la comunidad. En Inspira Workspaces ofrecemos tanto opciones de uso de espacios por horas/días, como fórmulas no presenciales, como espacios dedicados en exclusiva y con todos los servicios incluidos. Estas 3 fórmulas comparten 3 grandes ventajas: Ahorro de costes, inversión 0, y absoluta flexibilidad.
Ventaja #1. Ahorro del gasto económico.
Como comentábamos en un post anterior, el ahorro de costes es importantísimo en cualquier empresa, pero más importante aún es asegurarte de que tus ingresos crezcan de forma sostenible. A grandes rasgos hay 3 tipos de modos de operar a efectos organizativos:
- Trabajar desde nuestra propia casa: el coste económico será cero, pero carece de profesionalidad y no dará buena imagen al cliente. Además, puede afectar a tu rendimiento, e incluso interferir con tu vida personal, algo que se puede volver en contra tuyo en lo personal y en lo profesional. Cuidado…
- Arrendar una oficina: el coste económico en este caso se dispara. Tendremos que realizar una adaptación del espacio, y por tanto hacer una inversión inicial que seguro es mayor a lo que inicialmente se calcule. Además, incurriremos en una serie de gastos fijos más allá del mero alquiler (luz, limpieza, línea de Fibra, seguros, mantenimiento, alarma…)
- Escoger un espacio Coworking: esta opción es mucho más barata que la anterior, ya que no deberás preocuparte por nada relacionado a la adecuación y mantenimiento de la oficina. Desde que entres el primer día por sus puertas, lo encontrarás perfectamente adaptado al correcto desempeño de tu actividad profesional. Igualmente todos los gastos están incluidos, con lo que no tendrás sobrecostes inesperados. Los contratos de coworking o workspace suelen ser mucho más flexibles, con lo que podrás reaccionar a eventualidades mucho más fácilmente
Ventaja #2. Adaptación a tu crecimiento.
La mayoría de las empresas comienzan de cero, contando con uno, dos o ningún empleado. A medida que pasa el tiempo lo normal es que la plantilla vaya creciendo. La gran ventaja que te ofrece un espacio de coworking es que tienes fórmulas adaptadas a tu crecimiento, poniendo en tu mano soluciones flexibles. De esta forma, podrás disponer de espacios menores o mayores según tus nuevas necesidades, convirtiendo este factor en un coste variable y no fijo. Además, también te permite decrecer de forma fácil y sin costes asociados al decrecimiento. ¡Otra gran ventaja!
Ventaja #3. Adaptación a tus tiempos.
Hoy en día, existen muchos empresarios que dedican su tiempo y esfuerzo no solo en su propio proyecto, sino a trabajos por cuenta ajena. En estos casos, resulta absurdo alquilar un espacio de forma mensual y a jornada completa, ya que no lo rentabilizarás. Por ello, los espacios coworking ofrecen fórmulas con diferentes tarifas que se adaptan al uso exacto que darás de sus instalaciones: paquete por horas semanales o mensuales, fórmulas de media jornada, incluyendo salas de reuniones o no, etc. De esta forma, estarás invirtiendo tu dinero de forma justa y lógica al tiempo del que realmente haces uso de este espacio de trabajo.
Ventaja #4. Mayor productividad y control de horario.
Para muchos la comodidad de trabajar desde sus propios hogares no se puede comparar con nada; olvidarse de los tiempos y costes de desplazamiento resulta muy tentador. Sin embargo, también es un espacio repleto de infinidad de distracciones. Visita al frigorífico, descanso de “5 minutos” frente al televisor (que siempre suelen írsenos de las manos) o “voy a aprovechar a arreglar el grifo de la cocina”, etc. Esto puede provocar que nuestro horario se distorsione y que realmente no cumplamos con los objetivos diarios o que lo hagamos pero en un espacio de tiempo mucho más extendido.
Otra ventaja de trabajar en casa puede ser no tener que preocuparte de mantener adecentado tu espacio de trabajo. Sin embargo, en un espacio coworking tampoco deberás preocuparte de ello, con una gran diferencia, otros lo harán por ti. Detrás de un coworking encontrarás a un equipo de profesiones dedicado en exclusiva a que encuentres este espacio perfecto para la realización de tus funciones. El equipo humano que gestiona un workspace se ocupará de limpiar tu puesto de trabajo, mantenerlo ordenado, asegurarse de que el aire acondicionado funciona perfectamente, tu conexión a internet va de maravilla, los office estén limpios y recogidos, toda la iluminación se encuentra en perfecto estado, tu correspondencia se recoge y notifica en el momento, tus llamadas se atienden con mucho cariño…
Por otro lado, te será mucho más sencillo racionalizar tus horarios, pudiendo apagar tu ordenador tras la jornada laboral y no volver a iniciarlo hasta la jornada siguiente. Si consigues separar tu vida laboral y personal ganarás en lucidez y eficiencia.
Ventaja #5. La importancia de transmitir una impecable imagen corporativa.
La imagen que genere tu negocio hacia tus clientes será crucial. Deberás tratar de transmitir en ellos profesionalidad, fiabilidad y seriedad. Lo cierto es que el hecho de trabajar desde nuestros hogares no ayuda a transmitir este tipo de conceptos. La otra alternativa, la de tener una oficina propia, exigirá de mucho tiempo y recursos para poder transmitir una imagen profesional. Lo habitual en empresas pequeñas es no dedicarlos, con lo que la imagen que se transmite de cara a las visitas puede perjudicarte, e incluso decantar la balanza hacia otro competidor. En un centro de negocios / coworking tú no tendrás que preocuparte por absolutamente nada, el equipo del coworking se encargará de todo, manteniendo las instalaciones impecables, creando un ambiente limpio y ordenado, lo cual transmitirá profesionalidad.
Ventaja #6. Enriquecimiento de conocimientos.
Esta es otra ventaja del coworking: la oportunidad de compartir tu proyecto con otros profesionales, de los que podrás recibir sus aportaciones y feedbacks. Este enriquecimiento aportará a tu idea de negocio de una ventaja competitiva esencial, haberse enriquecido con la aportación de prescriptores de gran valor. Siempre es tremendamente sano exponernos a las críticas de otros para poder ver aquellos puntos en los que podemos mejorar, cuando las aportaciones vienen de otros emprendedores como tu el valor es más alto.
Tradicionalmente en España el empresario siempre se ha visto receloso de compartir su idea de negocio con otros profesionales, esto está cambiando muy rápidamente, y es clave para mantener nuestro proyecto actualizado a los nuevos tiempos. El coworking quiere romper con este obsoleto concepto. Date cuenta de que en este tipo de espacios podrás encontrar profesionales de muy diversas áreas de negocios: marketing, diseño, administración, producción, informática, ciencia, etc. Todos estos profesionales pueden ayudarte a dar una óptica mucho más multifocal a tu idea de negocio, incluso puede ser un lugar idónea para encontrar compañeros en nuevos proyectos empresariales!
La otra gran ventaja de contar con una red empresarial en tu coworking es poder acceder a determinados contactos que te ayudarán a poder enriquecen tu proyecto, así como vender mejor tus productos/servicios.
Ventaja #7. Adiós a la soledad.
Trabajar solo desde tu casa, o en una oficina con tu único compañero de trabajo, puede producirte una inmensa soledad en el día a día. En un coworking estarás rodeado de tus compañeros coworkers, podrás entablar conversaciones con ellos, charlas de forma distendida durante vuestro momento “café” o compartir conocimientos procedentes de diferentes áreas temáticas. Esto también te ayudará a estar al día sobre lo que ocurre en la actualidad, sobre las últimas tendencias económicas, etc. En definitiva, podrás socializar y además lograrás enriquecerte de conocimientos que, de otra manera, hubiera sido difícil lograr.
Cómo puedo reducir gastos en mi empresa.
Las iniciativas de ahorro resultan una estrategia muy importante para todo negocio. Pero no debemos esperar a encontrarnos en una situación crítica para ponernos las pilas. Lo ideal será establecer una política de ahorro enfocada en reducir costes prescindibles, teniendo cuidado para no recortar en aquellas partidas que generan valor a nuestro negocio. Muchos profesionales se rompen la cabeza centrándose únicamente en cómo aumentar sus ventas sin darse cuenta de que éste es un factor que no pueden controlar al 100%, pues intervienen factores como los gustos cambiantes del consumidor o las modas. Sin embargo, sobre la estructura de gastos de una empresa el emprendedor tiene mucho mayor control.
No obstante, debemos ser sensatos y hacer un buen análisis. Una disminución drástica en los costes puede llevar a un ahorro económico a corto plazo, pero a graves descensos de la productividad de la empresa en un futuro. También debemos diferenciar en qué cosas podemos y no podemos reducir costes. Te pongo un ejemplo muy sencillo: la atención al cliente. La atención al cliente es una variable importantísima en el posicionamiento de una empresa. Algunos emprendedores pueden tratar de copiar el comportamiento de grandes empresas que descuidan mucho esta variable, sin darse cuenta que hay otras variables en las que ellos si son competitivos y un pequeño empresario no (grandes espacios, gran capilaridad, precios imbatibles, promociones muy atractivas, campañas de marketing impecables…). Tratar de recortar en la atención al cliente puede ser un gran error.
Desde Inspira Workspaces nos ponemos a tu disposición con el mejor equipo de profesionales para ayudarte en esta labor. Contamos con asesores contables y fiscales que podrán hacerte un plan a medida, o simplemente darte algunas pautas. Lo que tu prefieras y necesites.
A continuación, haremos un repaso por las diferentes áreas de gasto para analizar posibles mejoras, aunque debes de tener en cuenta que cada empresa es un mundo, y lo que para algunas empresas es un gasto prescindible, para otras es una partida estratégica:
Administración.
- Teléfono: Aún muchas empresas mantienen costosos sistemas de telefonía basados en RDSIs y centralitas digitales. El objetivo es poder mantener varias comunicaciones simultaneas con servicios añadidos como locuciones, extensiones, marcaciones rápidas, redireccionamientos… Estos sistemas son muy costosos por varios motivos, el primero es el coste que aplica el operador, el segundo es el coste del hardware, y el tercero es el coste de mantenimiento de toda la infraestructura. Actualmente, la telefonía IP nos aporta los mismos servicios a un coste mucho más reducido, y añadiendo mucha mayor flexibilidad, pues no tiene permanencia y el sistema se puede mover de un sitio a otro con gran facilidad. Adicionalmente, existen numerosas aplicaciones de videoconferencia gratuitas que aportan una nueva experiencia en la comunicación. En Inspira Workspaces somos distribuidores de telefonía VOIP. Consúltanos sin compromiso.
- La factura de la luz: apuesta por una abierta distribución del mobiliario de tu oficina, que favorezca la entrada y el paso de la luz a todo el espacio. Recuerda utilizar bombillas de bajo consumo y, por supuesto, no olvides de apagar todos los aparatos que no vayan a ser usados durante la noche. Los sistemas de automatización pueden ayudarte a ahorrar importantes cantidades de dinero al año, pues mantendrán las luces y equipos apagados cuando no sean necesarios. Trata de analizar los consumos de tus aires acondicionados, pues los nuevos sistemas pueden hacer que amortices la sustitución de los antiguos en un tiempo récord. Analiza tu tarifa de la luz, es muy probable que el ajuste de tarifa o cambio de distribuidora te aporte ahorros del 25% en tu factura. En Inspira Workspaces podemos hacerte un estudio para optimizar tus gastos.
- Uso de papel: reduce al máximo el uso de papel: siempre que sea posible trata de sustituir el papel por documentos digitales como, por ejemplo, facturas y presupuestos electrónicos. De esta forma, ahorrarás mucho más de lo que te iaginas, no sólo en papel, sino también en el tóner de la tinta, impresoras…. Además, si almacenas todos estos documentos en el ordenador será mucho más fácil de encontrar cualquier cosa que si lo almacenamos en enormes archivadores llenos a rebosar de folios, cartulinas y carpetas. Por último, no debemos olvidar que estarás contribuyendo a mejorar el medio ambiente.
Marketing.
- Las Redes Sociales: introdúcete en su mundo y descubre todas las oportunidades de venta que las redes sociales pueden traer para tu empresa. Muchas de ellas ofrecen la realización de campañas de publicidad a un precio muy económico y te aseguran alcanzar a un altísimo número de personas que pueden ser posibles clientes. De forma gratuita, puedes crear encuestas que te permitirán conocer la opinión de los usuarios hacia tu producto/servicio. Otra gran ventaja que nos aportan las redes sociales es que podemos utilizarla para potenciar nuestra atención al cliente, ya que nos ofrecen la inmediatez en la comunicación con los clientes, lo que da un punto a favor a tu imagen de cara al público.
- Posicionamiento web: Tener una buena gestión SEO puede ahorrarte grandes cantidades en adwords. En Inspira Workspaces contamos con los mejores profesionales que podrán asesorarte a este respecto, ¡consúltanos!
- CRM: A través de una buena herramienta de gestión de clientes, además de llevar un control mucho mejor sobre tus clientes potenciales, ahorrarás mucho tiempo, y ya sabes, ¡tiempo es dinero!
Proveedores.
- Trata de mantener los costes siempre actualizados. Estate muy pendiente de cuál es la oferta tanto de tus proveedores como de los proveedores de la competencia para tratar de buscar negociaciones ventajosas para tu negocio. Si el coste de cambio de proveedor es elevado para ti, trata de renegociar los precios con tus actuales proveedores de productos o servicios. Hay dos graves errores que muchas veces una empresa comete:
- Uno es conformarse con la mediocridad de unos proveedores que dan un mal servicio o no te ofrecen la flexibilidad que estos tiempos requieren, o no consiguen precios competitivos. No te conformes, pues tus clientes no se conformarán y tenderás a perderlos si no eres competitivo
- El otro es ponderar sólo el precio y desechar a proveedores fieles y profesionales por otros que te ofrecen un precio más ajustado. No te dejes seducir sólo por los ahorros de costes, es una estrategia que te traerá problemas en el futuro.
Me llamó la atención una noticia que hace muy poco leí acerca de las preocupaciones de las empresas españolas a la hora de realizar sus ventas: se centran completamente en vender la mayor cantidad de producto/servicio posible y descuidan las condiciones en las que lo están haciendo. Trata de evitar este error a toda costa.
Stock.
- Lo primero que debes hacer es analizar y gestionar tu inventario diariamente. Debes tratar de no acumular stock, ya que el material es perecedero y puede estropearse, generando únicamente una pérdida económica. Y es que, muchas veces no nos damos cuenta del gasto del día a día que llevamos en una empresa. A veces se nos olvidan esa minicompras que hacemos y que, sumadas en el tiempo, significan un porcentaje de gasto nada despreciable. Las cosas que compramos cada vez tienen un ciclo de vida más corto, con lo que estarán desactualizadas pronto. Por ello, será muy recomendable establecer procesos de compra estandarizados que nos ayuden a tener un control impecable de nuestros gastos e inversiones.
Gastos de Personal.
Muchas empresas, además de tener que pagar la nómina de cada uno de sus empleados, también deben abonarles gastos de transporte y de dietas. Es aquí donde debemos plantearnos… ¿cuántos de nuestros trabajadores podrían desempeñar sus trabajos desde sus hogares en forma de teletrabajo? De hecho, a raíz de la pandemia del Covid – 19 que ha asolado nuestro país y el resto del mundo, nos hemos dado cuenta de que una inmensa parte de la población podría estar teletrabajando desde casa de forma igualmente eficiente para la empresa e incluso más ventajosa en términos económicos.
Otro error muy habitual es tener personas realizando tareas que podría realizar mucho más eficientemente un especialista. Figuras como el contable, asesor fiscal, informático o especialista en marketing, en muchas ocasiones, es mejor externalizarlas, no sólo porque pase de este modo a ser un gasto variable, sino porque un especialista siempre hará mejor esta labor.
Por otro lado, muchísimos empresarios son muy dados a cerrar negocios durante la celebración de comidas de empresa. Aunque pueda resultar muy agradable, lo cierto es que supone un gasto para el negocio innecesario. Trata de sustituir este tipo de encuentros por un simple café en una elegante cafetería. De cualquier forma, si tu reunión consiste en una jornada completa de debate y negociación, opta por fórmulas más económicas. Inspira Workspaces aloja a diario a profesionales de los negocios que dedican jornadas intensivas a la realización de importantes reuniones en nuestras salas. Nosotros, tratando siempre de aumentar su comodidad al máximo, ponemos a su disposición un servicio de catering personalizado y completamente exclusivo para cada reunión. Ofrecemos una extensa variedad de opciones tanto de Coffee Break como de Lunch, que abarcan un intervalo de precios que os aseguro, serán mucho más económicos que los que encontraréis en cualquier restaurante en el que decidáis realizar vuestra comida de empresa (y no olvidéis la comodidad y el detalle, son cosas que no se pagan pero que marcan la diferencia).
Invierte en I+D+I.
Entérate bien de cómo funcionan esas rebajas fiscales que se nos aplican cuando realizamos inversiones en I+D o cuando nos adentramos en proyectos de innovación. No hace falta que sean proyectos súper novedosos. Muchas deducciones se recogen para empresas que simplemente invierten en sostenibilidad, aunque no sean de ámbito medioambiental: cambiar maquinaria por otra menos contaminante, por ejemplo.
Como veis, son muchas las maneras que una empresa dispone para reducir sus costes. Algunas resultan verdaderamente sencillas y otras deberemos meditar si es conveniente o no la reducción de gastos en las mismas.
Por último, os dejo por aquí esta entrevista a Federico Salvador, profesor de CENTRUM PUCP y expositor del Perú Management Summit 2018, quien nos muestra cual es la diferencia de la contabilidad tradicional donde los gastos de una empresa se separan por departamentos. y el control de la contabilidad basado en coste de los procesos que consiste, como explica en el vídeo, en asignar nuestros costes a través de la identificación de cuáles son los procesos más importantes de nuestro negocio. Recalca la importancia de que los empresarios deben conocer detalladamente cuál es el coste real de todos estos procesos.
De nuevo, desde Inspira Workspaces te ofrecemos nuestra ayuda. Si tienes dudas contables, nos comprometemos a ayudarte en la mejor solución para ti y tu negocio, estableciendo estrategias de reducción de costes, asesoramiento y marketing completamente exclusivas para ti.
¿Donde imprimir tus documentos durante el estado de alarma?
Estamos viviendo tiempos muy difíciles. Tiempos en los que la seguridad y la salud de la ciudadanía están por encima de cualquier otra prioridad.
Aunque, bien es cierto, que la preocupación que los profesionales tienen por sus negocios va cada vez más in crescendo. Una preocupación nacida de la incertidumbre sembrada por medidas que prácticamente nos están impidiendo continuar con nuestros trabajos, llegando en el peor de los casos al punto de tener que cerrar establecimientos.
Las comodidades que te brindaba tu oficina.
Actualmente, son muchos los profesionales que se han visto confinados en sus casas llevando a cabo su trabajo de forma telemática, por medio del tan sonado teletrabajo. Sin embargo, no podemos negar que nuestra casa no dispone de todos los medios necesarios para el desempeño de nuestra labor profesional, como sí que dispone nuestra tradicional oficina. Aquí es donde tenemos nuestro material de imprenta, como impresora, escáner, fotocopiadoras, etc. Documentos importantes archivados y guardados bajo llave en el cajón del escritorio. Nuestro teléfono de empresa, nuestros apuntes, nuestros cuadernos con importantes anotaciones, y un amplio etcétera.
Son pequeñas y simples cosas con las que contábamos a diario en nuestra rutina laboral sin caer en su practicidad y que ahora extrañamos enormemente en nuestro día a día.
Inspira Workspaces te devuelve estas comodidades.
Nosotros, desde Inspira Workspaces, queremos mandaros nuestro más sincero apoyo y fuerza para llevar lo mejor posible esta incómoda situación. Por ello, hemos pensado en poner nuestro granito de arena para ayudar a tantos profesionales que pueden necesitarnos.
Con el cierre temporal de muchos pequeños comercios, como son las copisterías, quien no dispone de una impresora o escáner en su domicilio se ve muy impedido a la hora de llevar a cabo simples tareas diarias. Nuestro equipo de Inspira Workspaces pone al alcance de todos los profesionales que lo necesiten nuestros servicios de reprografía. Realizamos las impresiones, fotocopias y escaneos que necesitéis, pudiendo enviaros esta documentación tanto de forma digital o a través de mensajería. También realizamos nosotros mismos el envío de paquetes y bultos de dimensiones mayores a los destinos que nos indiquéis, al igual que encuadernaciones o impresión de tarjetas de visita
Conoce nuestro servicio de Domiciliación.
Todos estos servicios que actualmente os ofrecemos a cada uno de vosotros de forma independiente, siempre han formado parte de nuestro servicio de Domiciliación. A diario, recibimos documentación y paquetería de nuestros clientes en nuestras instalaciones, custodiándola bajo llave, o cursando el envío de dicho al destino que ellos mismos nos indiquen. Realizamos por ellos servicios de encuadernación, digitalización de documentación, archivo, gestión de BBDD, servicio de asesoría laboral, mercantil, fiscal y contable, asesoramiento en marketing online…
Por otra parte, atendemos todas las llamadas de sus propios clientes, proveedores y colaboradores. Siguiendo las indicaciones particulares de cada uno, les pasaremos las llamadas a sus domicilios o bien, tomaremos nota de cada dato y les informaremos vía on-line, consiguiendo de este modo mantenerles siempre al tanto de toda la actividad que llevamos a cabo y evitando distraerle con multitud de llamadas que pueden complicar el desempeño de su trabajo. Este servicio se ha puesto en valor como complemento al teletrabajo.
Si crees que este servicio puede interesarte, no dudes en ponerte en contacto con nosotros y resolveremos todas las dudas que puedan surgirte.
Finalizo deseándoos a todos muchísima fuerza. Es una época en la que el apoyo que nos ofrezcamos entre nosotros significa mucho. Por ello en Inspira Workspaces abrimos todos estos simples servicios de reprografía, mensajería y envío de paquetería a todos vosotros, tratando de facilitaros vuestro trabajo y dándoos opciones que, por causa de los acontecimientos, muchos no tenemos disponibles fácilmente.
¡Ánimo a todos porque lo estamos consiguiendo!
Ventajas y desventajas de las Oficinas Virtuales.
Ante las dificultades en cuanto a acudir cada día a nuestro lugar de trabajo, en consecuencia de la pandemia provocada por el ya famoso virus Covid–19, todos los profesionales de negocios se han visto en la obligación de reinventarse y adaptarse a esta nueva situación si quieren continuar manteniendo a flote sus empresas.
La obligación impuesta de permanecer temporalmente confinados en nuestros domicilios ha hecho que el factor del teletrabajo se instaure en un porcentaje altísimo de trabajos. Se comienza a hablar mucho de una ruptura del modelo tradicional del trabajo, en el que el empleado se desplaza cada día a su oficina para desempeñar sus labores, al observar algunos de los beneficios del teletrabajo, como la comodidad y el ahorro de tiempo y coste en desplazamientos.
Esto ha llevado a muchas empresas a replantearse su forma de trabajar a partir de este momento. Y… ¿cuál es la fórmula que mejor se adapta a ello? Las Oficinas Virtuales. Sin embargo, ¿son todo beneficios lo que nos ofrece esta forma de trabajo?
Este post está dirigido a mostrar las ventajas que puede ofrecer una oficina virtual para una empresa, pero también cuáles son las desventajas que pueden ir de la mano de esta nueva tendencia.
Como comentábamos en un post anterior, una Oficina Virtual consiste en un espacio dedicado a ofrecer a las empresas y profesionales una serie de servicios, de los que podemos señalar, por ejemplo: recepción de llamadas, recepción de correspondencia y mensajería, domiciliación legal (social y/o fiscal) de la empresa, atención de visitas, servicios de asesoría fiscal/laboral, creación página web y marketing digital, uso de espacios para trabajar o reuniones por horas, etc. A continuación, os enumero la cara positiva y negativa que estas oficinas nos ofrecen:
VENTAJAS.
Ventaja #1. Bajo coste en inversión inicial.
Uno de los mayores hándicaps cuando iniciamos un nuevo proyecto empresarial es la inversión inicial. Contar con una oficina propia exige acondicionarla. En muy habitual que el emprendedor subestime este capítulo por considerar que la oficina “está para entrar”. Esta frase llevo escuchándola 10 años, con invariable decepción en quien la pronuncia. Incluso empresas con dilatada experiencia minimizan los costes de acondicionar un espacio a su actividad profesional. El coste de acondicionar una oficina ronda los 300-500€/metro cuadrado, como se explica en este post. La inversión inicial para comenzar a disfrutar del servicio de una oficina virtual es 0, y esto es algo que aporta mucho valor añadido a nivel financiero. En el caso de nuestro servicio de despachos fijos tampoco existe inversión inicial, pero si gastos mensuales más altos que con la oficina virtual, de este punto hablaremos en el siguiente punto.
Ventaja #2: Minimizar gastos fijos.
El servicio de Oficina Virtual te libra del pago de un espacio, así como los consumos asociados al mismo (luz, limpieza, mantenimiento, línea de internet, seguro…). La Oficina Virtual te dará la flexibilidad que estos tiempos requieren. Es muy importante que el equipo del Workspace que elijas pueda ofrecerte el trato más personalizado posible, pues la idea es que puedas considerar tu workspace como tu propia oficina, esa es la clave. Quien contrata los servicios de una Oficina Virtual es quien apuesta por el pago por uso, pero insistimos, asegúrate de que serás tratado de forma personalizada. Si llegas con un cliente todo el equipo debe conocerte perfectamente, pudiendo dispensarte un trato acorde a tus necesidades.
Ventaja #3. Podrás trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Este factor resulta realmente atractivo, ya que rompe con los límites estructurales y temporales que supone el trabajo en un mismo espacio físico. Si cuentas con un ordenador con conexión a Internet y un teléfono móvil que te permita realizar llamadas, lo tienes hecho.
Ventaja #4. La comodidad de establecer tu propio horario.
La flexibilidad que te otorga el realizar tu trabajo en donde quieras es ilimitada. Puedes organizar tu día como a ti mejor te convenga y aprovechar de esta forma las horas en las que te encuentras más motivado y por lo tanto, llegas a ser más productivo. Este nuevo modelo de trabajo atrae muchísimo a las nuevas generaciones de trabajadores, que destacan por poseer los conocimientos más actualizados y valiosos en el momento y que a todos nos interesa captar y retener en nuestra empresa. Sin olvidarnos de aquellos trabajadores que viven en lugares más alejados y que los desplazamientos hasta un lugar de trabajo les suponen un descenso en su calidad de vida y motivación diaria muy importante.
Ventaja #5 Ahorro de tiempo y costes de transporte.
Esta ventaja puede resultar tremendamente atractiva para todos aquellos trabajadores que, a diario, pasan largos periodos de tiempo simplemente desplazándose a su lugar de trabajo. Metro, cercanías, autobús, etc. Tiempo y dinero que se ahorran al trabajar desde sus propias casas y “establecer su sede” en una oficina virtual. Para los que tienen que manejar sus propios coches, el hecho de olvidarse de largos atascos aumenta su calidad de vida de una forma muy notable.
Ventaja #6. Mejora de la imagen de la empresa.
Los Coworkings que prestar el servicio de Oficina Virtual normalmente se encuentran ubicados en lugares muy céntricos, edificios de oficinas, y cuentan con unas instalaciones que aportan mucha presencia. Si consigues encontrar un centro que te ofrezca todo esto, y al mismo tiempo te hagan sentir especial, habrás encontrado la fórmula ideal, más por menos.
Ventaja #7. Permiten la capilaridad en la expansión de tu negocio.
Los Workspaces que ofrecen este servicio te permitirán poder abarcar varios mercados a un coste reducido. Muchos de ellos te permiten tener varios números geográficos de varias regiones diferentes, o incluso países.
Ventaja #8. Máxima flexibilidad e inmediatez.
Las oficinas virtuales te permiten montar una delegación comercial en cuestión de minutos, desmontarlas, transformarlas o ampliarlas. Es la solución ideal para los tiempos que corren, en los que la inmediatez de respuesta es básica. Usa diferentes salas de reuniones, contrata servicios a medida sin compromiso alguno, pagando sólo por lo que realmente necesitas cuando lo necesitas.
DESVENTAJAS.
Desventaja #1. Te acabas de adentrar en el complicado mundo de la tecnología.
Al encargarse tu Oficina Virtual de todas tus tareas administrativas, puedes centrarte en el núcleo de tu negocio, pero… Date cuenta que tu mayor aliada a partir de ahora será la tecnología. Será absolutamente imprescindible que controles ciertos conocimientos digitales que no en todas las ocasiones serán sencillos de manejar. La agilidad en el aprendizaje y dominio de ciertos programas tecnológicos es esencial.
Desventaja #2. Dependencia absoluta de conexión a Internet.
A partir de ahora, Internet es quien definirá tu ritmo de trabajo. Será prácticamente imprescindible en el desarrollo de todas y cada una de tus tareas. Programas en la nube, videoconferencias con tus compañeros de trabajo, plataformas web, programas on-line, etc. Por lo que, si tu conexión a Internet falla, te quedarás absolutamente impedido para llevar a cabo tu trabajo.
Desventaja #3. Descoordinación con el resto de tu equipo.
Tú eres libre de establecer tus propios horarios a lo largo de la jornada laboral ¿no? Pues el resto de integrantes del equipo también establece su horario laboral de forma libre e individual. Esto conlleva a que a veces la coordinación de todos los miembros de la empresa sea una tarea difícil. Cuando tú has terminado con una tarea que necesita del trabajo de tu compañero para darse por finalizada, resulta que este compi aún no ha acabado con la tarea anterior y te quedas descolgado y teniendo que esperar al ritmo del resto. Si no se establecen horarios conjuntos o se pautan objetivos muy concretos a cumplir, puede que tu equipo acabe trabajando de forma desacompasada y la productividad descienda estrepitosamente. Nuevamente la tecnología te ayudará mucho en este sentido.
Desventaja #4. Falta de comunicación interpersonal.
Bien es cierto que el uso del teléfono móvil o de videoconferencias nos permite comunicarnos instantáneamente con la persona del equipo que deseemos. Aunque también pueden darse casos en los que nos resulte imposible entablar una conversación telemática por razones de conexiones inalámbricas, cobertura, o la simple indisponibilidad del receptor. Por ello, sigue resultando indispensable la realización de reuniones periódicas del equipo para tratar personalmente todos los puntos del negocio y llevar un ritmo claro y en armonía.
Pero tranquilos, porque todo problema tiene su solución:
Solución #1. Confía en un equipo profesional formado.
Desde Inspira Workspaces ponemos a tu disposición servicios de asesoría, marketing y posicionamiento on-line, y que siempre tratará de ayudarte en todos los aspectos tecnológicos que se te escapen.
Solución #2. Confía en un equipo informático infalible.
De esta forma, te asegurarás de contar con una correcta conexión a internet y a tu servidor. Nuestro equipo te ofrece un servicio exclusivo de Webex para que puedas mantener las conversaciones digitales de mayor calidad posible. Tu nos indicas la hora y los miembros que van a asistir, y nosotros nos encargamos del resto.
Solución #3 y #4. Es muy importante la conexión del equipo: haz reuniones periódicas con él.
Desde Inspira Workspaces llevamos muchos años ofreciendo el servicio de despachos y salas destinadas a reuniones. Son innumerables las empresas que han pasado por nuestras instalaciones regularmente para llevar a cabo conferencias, formaciones o simples reuniones de negocio para poner al día a todo el equipo del entorno externo e interno de la estructura de la empresa. Es fundamental realizar reuniones periódicas para llevar un orden y coordinación con el resto del equipo, exponer cuestiones o dudas, o pensar nuevas estrategias de crecimiento de una forma conjunta.
¿Cómo crear una empresa sin gastar mucho dinero?
En Inspira Workspaces estamos muy habituados a diseñar fórmulas flexibles y competitivas en precios, este es el motivo que nos ha empujado a escribir este post. Hoy por hoy debemos tener mucho cuidado para que los gastos fijos no nos devoren, al mismo tiempo que centramos esfuerzos en centrarnos en lo importante. Lo esencial es trabajar tu idea de negocio, analizar bien el mercado, y concentrarte en orientarlo a tus potenciales clientes. Nuestras formulas de Oficina Virtual son unas excelentes alternativas para conseguirlo. Paga por uso, y no por disponibilidad. ¿Para qué quieres una oficina física si puedes alquilar una sala por horas para atender a un cliente? De este modo tus gastos estarán vinculados con tus ingresos. Apuesta por un equipo profesional y flexible que comparta tus valores, esto es básico para que tu filosofía en la atención al cliente se ejecute. Con la contratación de una Oficina Virtual, tus clientes serán atendidos por terceros, y esto es algo muy delicado, mucho más que el ahorro de costes. En Inspira Workspaces te ayudamos a que estas dos variables sean posibles. En nuestro objetivo por ayudarte a cargar lo menos posible de gastos el arranque de tu emprendimiento, te ofrecemos la posibilidad de mantener una reunión gratuita y sin compromiso con un experto en marketing digital, así como otra con un Profesional con dilatadísima trayectoria en el asesoramiento fiscal, laboral, contable y mercantil.
¿Es posible iniciar una actividad empresarial con un muy limitado o nulo capital inicial? Pues sí, ciertamente es posible, pero te aviso, necesitarás que tu faceta más creativa y apasionada esté al máximo rendimiento, pues será esencial para que tu nuevo negocio salga a flote y no acabe hundiéndose en el fracaso. En realidad, la ventaja de iniciar un negocio con cero capital inicial es que el riesgo de las pérdidas también será nulo y, en caso de que tu proyecto triunfe, no tendrás que devolver ningún dinero ya que tampoco recibiste financiación ajena inicial. Pero ya que nos ponemos a emprender, hagámoslo con la idea permanente de triunfar en nuestra labor y cumplir nuestros sueños de éxito.
En este post vamos a comenzar definiendo el término Bootstrapping, muy interesante para los que no lo conozcáis aún. Posteriormente, nos centraremos en definir los pasos a seguir para el inicio de tu actividad laboral y su correcto desarrollo, matizando aquellos elementos de los que no podréis prescindir para conseguir que todo vaya sobre ruedas y poder ir recibiendo los primeros frutos del negocio. Para terminar, os daré una serie de consejos que debéis asumir como valores a nunca olvidar en vuestro camino como emprendedor ilusionado.
¿Qué es el Bootstrapping?
Clate Mask, cofundador y CEO de InfusionSoft (empresa privada que ofrece una plataforma de ventas y marketing por correo electrónico para pequeñas empresas), da su propia definición de Bootstrapping en un artículo que escribió para la revista digital Entrepreneur. Básicamente define este término como “Comenzar un trabajo con los pocos recursos que uno tenga a mano en ese momento, nunca esperando disponer de dinero para comenzar a hacer algo”.
Y como bien dice Clate Mask, no debemos centrarnos y rompernos la cabeza buscando fórmulas de financiación externa. Es más, no te plantees esta opción como posible, directamente, ya que lo único que harás es perder tiempo, tiempo que podrías estar invirtiendo en moldear tu idea con los recursos de los que sí dispones en ese momento. En lo que nos debemos centrar es en comenzar a darle forma a nuestra idea de negocio lo antes posible, sacarla al mercado y encontrar a nuestros primeros clientes. Lo demás, vendrá rodado, siempre y cuando mantengas una mente abierta al cambio y a la transformación en cada momento, ya que tu idea inicial puede que se vea modificada al observar el comportamiento del mercado y tus clientes hacia tu producto/servicio inicial. Nos centraremos en esto un poco más tarde.
Siguiendo el hilo de la publicación, vamos a tratar ahora de definir un poco el proceso por el que el emprendedor irá pasando a lo largo de su aventura lowcost y cuáles son los factores que nunca deberá olvidar.
Primeros pasos del emprendimiento sin recursos financieros:
Para empezar, tenemos que tener en cuenta lo que se suelen denominar como “Entradas”. Estas son todos los elementos necesarios que el emprendedor debe definir antes de comenzar con su negocio. No os preocupéis que todas son gratis:
- Pasión por tu idea.
Siente esa ilusión que experimentamos cuando nos atrevemos con algo, cuando sentimos que estamos llevando a cabo nuestros sueños y no pierdas esa fuerza y esa motivación aunque vislumbres lagunas en tu camino. Mantente ilusionado, es fundamental. Desde Inspira Workspaces te ayudamos, nosotros también arrancamos nuestro proyecto en 2011 (el momento más complicado de la crisis de 2007), y sabemos cuán importante es cargarse de optimismo cuando estamos emprendiendo
- Establece los medios de los que dispones.
Ten claros qué medios tienes en este momento a tu alcance y trata de ser creativo con ellos. Hay grandes emprendedores que comenzaron contando únicamente con un garaje y conexión a Internet, como nuestro amigo fundador de Facebook, Mark Zuckerberg.
- Conocimientos Empresariales (básicos).
Con esto me refiero a que es fundamental que nos documentemos sobre temas relacionados con fiscalidad, materia mercantil, legal y contable, etc. Conocimientos que nos concierne aprender para nuestra inserción en el mercado con una nueva actividad económica. De cualquier forma, todas estas tareas son fácilmente externalizables.
Desde Inspira Workspaces ofrecemos nuestros consejos de asesoramiento para el correcto desarrollo de las actividades de nuestros clientes, llevándoles el marketing online, informándoles de los cambios en el mercado en el que desenvuelven sus negocios etc.
En otro de nuestros posts, tratamos el tema de las prioridades que debe tener un emprendedor a la hora de poner en marcha un nuevo negocio, centrando sus esfuerzos en las tareas que requieran de su máxima concentración y dejando las tareas que le quitan muchísimo tiempo en manos de terceros. Inspira Workspaces fue muy consciente de este hecho. Y, por ello, desde hace muchos años, llevamos ofreciendo nuestros servicios de domiciliación, llevando a cabo las tareas administrativas de nuestros clientes, atendiendo sus llamadas telefónicas e interactuando directamente con sus clientes y proveedores. De esta forma, el emprendedor solo tiene que centrarse en dar forma al núcleo de su negocio.
Estos serían los factores a tener en cuenta para el comienzo de nuestro nuevo proyecto de inversión cero (“Entradas”). Si conseguimos definirlos correctamente ya solo nos falta el pistoletazo de salida y ponernos en marcha lo antes posible. A medida que vayamos desarrollando nuestro proyecto, veremos cómo empiezan a llegar los primeros resultados, o “Salidas”: la venta final a tu primer cliente, el boca a boca que atrae a nuevos clientes, la ampliación de tu equipo, etc. No debemos olvidar las obligaciones que conlleva el desempeño de una actividad económica. Poco a poco irán llegando el pago de impuestos, de nóminas, de proveedores, seguridad social, etc. que no puedes dejar de lado.
No te agobies con estas cuestiones, piensa que es una cuestión de equilibrio, cuando llegue el pago de impuestos será porque las cosas van bien, y por tanto tu negocio será rentable.
Mente abierta al cambio constante.
En este punto, me gustaría poner en relieve algo que me parece absolutamente fundamental para sobrevivir a la jungla que es el mundo del negocio: la capacidad de adaptación, de modificación y transformación constantes. Me explico. Es muy posible que comencemos lanzando una idea de negocio y que luego resulte que el comportamiento de tus consumidores para con tu producto/servicio no sea la que tú estabas esperando. En este momento debes adaptarte a sus necesidades. No se trata de no ser fiel a tu idea, sino de mantener su esencia pero tratando de adaptarla a lo que los usuarios demandan de ella. Os pongo un simple ejemplo: Imaginaros que yo abro un restaurante en una zona muy concurrida de Madrid. Mi idea es enfocarme en el servicio de comidas. Sin embargo, me doy cuenta que la hora en la que más lleno está mi restaurante es a la hora de la merienda, ya que me encuentro justo al lado de un colegio y a la salida de los niños, los padres de estos aprovechan mientras sus hijos juegan en el parque para tomarse un café o un aperitivo en mi bar. En este caso, veo la oportunidad de adaptar mi idea, y sigo ofreciendo servicios de restauración pero adaptados a esta demanda de la que estoy siendo consciente. Creando oferta de merienda, precios especiales para los más pequeños, etc. Si sigo centrándome en vender menús de comida cuando no hay apenas demanda, estaré yendo por mal camino y en contra del mercado. Visión y adaptación.
Elementos clave para emprender sin recursos financieros.
Por último, aquí os dejo una Infografía que explica cuáles son los elementos clave que siempre tenéis que tener claros y definidos en vuestra mente, ya que habrá momentos en los que las fuerzas de seguir adelante se verán difusas y necesitamos asentar una serie de valores en nuestro interior que nos sirvan cómo cimientos para continuar con nuestra gran aventura emprendedora.
Si por casualidad tenías en la mente ese escondido pensamiento ilusionado de crear tu propio negocio pero el factor económico te falla, espero que este post te anime a lanzarte a la piscina y luchar por tus sueños. Ya ves que en absoluto es necesaria una inversión inicial estratosférica para conseguir grandes cosas. Recuerda a todos esos triunfadores que lograron llegar a lo más alto comenzando desde lo más bajo y sin un mísero recurso.
¿Cuál es el precio real metro cuadrado de oficinas vs coworking?
Desde que abrí el centro, hace ya 10 años, esa es una pregunta que ha despertado todo mi interés. Siempre me ha llamado mucho la atención la variedad de precios que hay en el mercado, pudiendo existir una diferencia del 300% entre un centro y otro. Cuando abrimos el centro de Abascal, situado en el barrio de Chamberí, entendimos cómo la variable localización influye en el precio, pues el precio por metro cuadrado es bastante más elevado. No obstante, muchas veces este diferencial no explica las variaciones de precios tan altas.
Por tanto, hay muchas variables que pueden influir en el precio, y creo que la clave está en identificar cuáles de ellas aportan valor al usuario final y cuáles no. Uno debe de analizar si el hecho de que nuestro coworking tenga zonas comunes enormes, la inversión haya sido muy alta, disponga de tecnología punta, se ubique en un edificio con un precio por metro cuadrado muy caro, o mantenga una actividad de networking muy intensa, son variables que agregan valor a nuestro negocio, en ocasiones sí, en ocasiones no. Yo siempre pongo el ejemplo de cuando uno se va a comprar un coche, un móvil o un ordenador. Debemos de pensar para qué lo necesitamos, y tratar de no dejarnos deslumbrar por su apariencia o determinadas funciones que no necesitaremos. Cuando uno busca un alojamiento para su empresa debe de hacer un análisis lo más racional posible, pues de modo contrario estaremos sobrecargando nuestro negocio con cosas que no necesita, lo estaremos volviendo menos ágil. Estas son las variables que bajo mi punto de vista debemos ponderar más a la hora de seleccionar nuestro coworking.
Ubicación.
Piensa en que tus empleados presentes y futuros tengan un cómodo y rápido acceso por transporte público, especialmente si en tu sector es complicado encontrar perfiles por estar muy demandados. El tiempo que invertimos en nuestros desplazamientos es cada vez más importante.
Iluminación y ventilación del espacio.
Es sin duda un aspecto básico para garantizar el bienestar, salubridad y productividad de tu equipo. En el siguiente link podrás encontrar más información sobre este importante factor.
Posibilidad de escalar.
Las empresas están en continuo crecimiento y decrecimiento. Es muy importante que el lugar donde decidas ubicarte te ofrezca esta flexibilidad.
Estabilidad.
Asegúrate de que el proyecto está asentado y con vocación de continuidad. Algo muy habitual son los “players” que entran en el mercado sin tener el “knowhow” suficiente. Elaboran planes de viabilidad inviables, fijan precios fuera de mercado, no cumplen las expectativas, y terminan cerrando. Que tu coworking cierre es traumático y te hace perder dinero, pues tendrás que dedicar tiempo y recursos a la búsqueda, selección y mudanza a tu nuevo workspace. Lamentablemente en Inspira Workspaces hemos visto en muchas ocasiones suceder estas cosas. Es por ello que desde hace 2 años aproximadamente comenzamos a encargarnos de realizar las mudanzas de los clientes que se vienen con nosotros, encargándonos además de analizar las necesidades tecnológicas para que no haya sorpresas. Todo de forma gratuita.
Equipo profesional y resolutivo.
Uno de los principales motivos para lo que uno suele decantarse por un centro de negocios en lugar de una oficina tradicional es para liberarse de todas aquellas inversiones, gastos y preocupaciones que una oficina acarrea. Sin embargo, no todos los coworkings te ofrecen “ropa limpia”. En algunos casos, las mismas peticiones deben de trasladarse una y otra vez hasta conseguir su resolución, se da la paradoja de que el usuario termina dándose cuenta de que le costaría menos resolverlo él mismo que reclamar una y otra vez al centro para que le de una solución. La clave para asegurarte de que esto no sucederá es saber que el workspace cuenta con un equipo profesional y resolutivo , y que tendrás acceso a la persona en cuestión que debe solucionarlo. Muchas veces, el hecho de que tu interlocutor deba escalarlo o delegarlo hace que los procesos de resolución se ralenticen.
Tecnología.
Una cuestión que debes de considerar y analizar muy detalladamente es la conectividad, tecnología y seguridad informática que tiene el coworking y, por supuesto, qué está incluido y qué no en el precio. Es muy curioso pero, en mi experiencia de 10 años, me he percatado de que los clientes no suelen consultar sobre esta cuestión, siendo tan vital en el día a día. Asegúrate de que contarás con una conexión a Internet potente, que hay un Plan B si ante una posible caída de la línea, que en tu despacho tendrás una VLAN privada, o que tanto la conexión por cable como wifi están incluidas en el precio. Es básico conocer el Hardware con el que cuenta el centro, pues eso es la base de todo.
Una vez hayamos analizado nuestras preferencias debemos analizar la variable precio.
Variable precio.
El primer aspecto que debemos tener en cuenta es la localización. En Madrid, la zona de oficinas de mayor demanda se extiende desde el Paseo de Recoletos hasta el final de la Castellana, a la altura de las 4 torres. Dichas zonas se ensanchan a la altura del barrio de Chamberí y del barrio de Salamanca, principalmente. El distrito de negocios de Madrid alberga unos 4 millones de metros cuadrados de oficinas, y el precio oscila entre los 12€/m2, y los 45€/m2. A continuación, presentamos un cuadro resumen con el precio medio por metro cuadrado de las diferentes zonas según BelBex:
Como vemos las 2 zonas con un índice de precios más alto son Chamberí y Nuevos Ministerios.
Otro aspecto fundamental que influye en el precio metro cuadrado en la contratación de un despacho en cualquier coworking es la ratio despachos o puestos en openspace / zonas comunes. Imaginemos que las zonas comunes (offices, pasillos, recepción, zonas de espera, zonas de ocio/relajación…) representan un 35% de la superficie total del workspace (una ratio habitual). Eso significaría que el precio base de, digamos, la zona de Chamberí, sería de 37,80€/metro cuadrado. Además, debemos tener en cuenta que las salas de reuniones en la mayoría de los casos son un servicio que se presta a los despachos, considerando que se suelen incluir una serie de horas/mes en el precio del despacho, es razonable considerar un 40% de la superficie de salas como zonas comunes. Por lo tanto, de media podríamos considerar las zonas comunes como un 40% de la superficie total del coworking, lo cual eleva el precio base en la zona de Chamartín a 39,20€/metro cuadrado.
Partiendo de este precio base debemos considerar una serie de gastos muy dispares entre centros:
Coste de personal.
El ratio personal/metro cuadrado es una variable que difiere mucho entre diferentes centros, y esta variable influye muy directamente en la calidad del servicio. Los grandes coworkings suelen tener una ratio muy baja. Esto es debido a que la apuesta se hace por un modelo donde el usuario tiene un nivel de autosuficiencia muy alta. Este modelo lo vemos en grandes superficies tipo IKEA, Leroy Merlín, Verdecora… Evidentemente, esto incide directamente en el nivel de recursos que la empresa cliente tiene que poner, y por tanto en sus gastos. Al mismo tiempo debería hacer que el precio metro cuadrado bajase. Aunque parezca mentira, esto no siempre sucede, y es debido a la fuerte inversión que este tipo de Workspaces hacen, así como que los precios de alquiler que pagan en muchos casos están por encima del mercado. Por dar un ejemplo, nuestro coste de personal/metro cuadrado despacho ponderado en la sede de Atocha es de 13€.
Amortización de la infraestructura/mobiliario.
La tendencia, hoy por hoy, se dirige hacia un nivel de inversión muy alto a amortizar en un período de tiempo más reducido que en el pasado. Hemos evolucionado a un modelo en el que las cosas pasan de moda de forma muy veloz, exigiendo esfuerzos de inversores mayores que nunca. Los grandes grupos son un ejemplo claro de esta tendencia. Las fuertes inversiones obviamente se repercuten en los precios. Una inversión no muy agresiva puede suponer un coste metro cuadrado de despacho ponderada de unos 2-4€, considerando una amortización a 10 años.
Otros costes.
Dentro de la estructura de gastos de un coworking contamos con varios epígrafes, como pueden ser: coste energético (unos 2€/metro cuadrado despacho/mes), coste de limpieza (unos 3,5€/metro cuadrado despacho/mes), seguros, licencias, coste de telecomunicaciones, servicios de mantenimientos varios, suministros…
Todo este razonamiento analítico nos lleva a contar con un precio/metro cuadrado de despacho a partir de los 63€+IVA en la zona ejemplo de Chamberí (sin considerar el margen empresarial del centro).
La primera conclusión que podemos extraer es que el precio/metro cuadrado en un coworking está principalmente condicionado por el precio/metro cuadrado de alquiler, aunque factores como el coste de personal, energético, limpieza e inversión también condicionan fuertemente el precio.
Un error muy habitual en la toma de decisiones respecto a elegir una oficina tradicional vs un coworking, es comparar el precio metro cuadrado/despacho con precio metro cuadrado / oficina. Obviamente, este es un análisis incorrecto, pues obvia una cantidad de factores muy relevante. Es indudable que el precio metro cuadrado / despacho en un workspace es más económico que en una oficina tradicional. Lo que sucede es que muchas empresas no tienen en cuenta la inversión que deben de realizar, o más bien la subestiman por falta de experiencia. Igualmente se hace un cálculo incorrecto de los gastos asociados en una oficina tradicional, los cuales están incluidos en un coworking. Además de esto, es habitual no considerar el tiempo que debemos dedicar a la gestión de la oficina, lo cual la empresa en el coworking se ahorra. Es cierto que las ventajas son mayores para aquellas empresas que se aprovechan de los servicios incluidos, en lugar de otras que terminan por querer montar su propia oficina dentro del workspace, en muchos casos duplicando gastos o equipamiento. En cualquier caso, la principal ventaja de contratar un espacio en un workspace es que transformamos un gasto fijo en un gasto variable, el cual podemos reducir o incluso eliminar en caso de necesidad. Igualmente, las posibilidades de crecimiento y decrecimiento es otra de las grandes ventajas del espacio flexible.
¿Que es una oficina virtual o domicilio virtual?
Oficinas Virtuales, el futuro de los negocios.
Las Oficinas Virtuales son un fenómeno que, ahora más que nunca, está pisando fuerte en el mundo de los negocios. Sin embargo, llevan existiendo desde finales de los años 70, cuando comenzaba a sentirse el boom de la era tecnológica y muchos trabajadores ya contaban con dispositivos digitales a través de los cuales realizaban su trabajo. Con ello, la humanidad fue consciente de que quizás no era completamente indispensable que las empresas contaran con oficinas físicas donde desplazar a sus trabajadores cada día a realizar un trabajo que realmente podían llevar a cabo desde sus casas, ahorrándose gastos como el alquiler del inmobiliario y el sin fin de costes que ello conlleva.
En este post comenzaremos explicando cuál es la definición técnica de una Oficina Virtual. Posteriormente, analizaremos cuál fue la causa de su aparición en el mundo empresarial y trataremos de hacer un viaje en el tiempo para estudiar cuál ha sido la evolución de dichas oficinas virtuales a lo largo de los años y hasta la actualidad. Por último, terminaremos con una infografía dedicada a enumerar cada una de las ventajas que la contratación de una Oficina Virtual puede atraer para tu negocio.
En primer lugar… ¿qué es una oficina virtual?
Una Oficina Virtual consiste en un espacio dedicado a ofrecer a las empresas y profesionales una serie de servicios, de los que podemos señalar, por ejemplo: recepción de llamadas, recepción de correspondencia y mensajería, domiciliación legal (social y/o fiscal) de la empresa, atención de visitas, servicios de asesoría fiscal/laboral, creación página web y marketing digital, uso de espacios para trabajar o reuniones por horas, etc. Actualmente, y como explicaremos más adelante cuando nos centremos en la evolución que han experimentado las oficinas virtuales, los centros que lo ofrecen también facilitan servicios destinados al alquiler de despachos y salas de reuniones por horas, para que sus clientes sin sede física puedan llevar a cabo sus encuentros. A nuestro criterio, es imprescindible que el centro ofrezca este servicio, contando con una amplia variedad del mismo. Incluso están ofreciéndose alquileres de despachos fijos, para que las empresas que están en su máximo crecimiento puedan desplazar aquí a algunos de sus trabajadores.
¿Qué fue lo que impulsó la aparición de las Oficinas Virtuales en el mercado?
Como comentaba al inicio del post, fue a finales de los años 70 cuando la industria digital comenzó a extenderse por todo el mundo, llevando a las oficinas aparatos tecnológicos que facilitaban exponencialmente el trabajo de los empleados de las empresas. Con la llegada de la digitalización, muchos empresarios fueron conscientes de que realmente la presencia física de los profesionales no suponía un elemento indispensable, que podían hacer el mismo trabajo tanto en la oficina como en sus hogares.
La digitalización de los trabajos marcó un antes y un después en la forma de trabajo tradicionalmente concebida hasta ese momento. Lo habitual y más lógico era que el profesional se dirigiera a su puesto de trabajo en una oficina física para desarrollar sus tareas diarias. Sin embargo, con la llegada de la era digital, muchas tareas podían ser realizadas desde el ordenador, por lo que ya no era indispensable el tener un lugar de trabajo establecido físicamente para el desarrollo de las labores profesionales. Por ello, muchos empresarios decidieron descentralizar su empresa, desempeñando parte del trabajo desde sus propias residencias, beneficiándose de las comodidades que traían consigo las nuevas tecnologías.
De forma progresiva, fueron apareciendo más y más profesiones relacionadas directamente con el mundo digital: profesionales del marketing online, del diseño web, de la programación tecnológica, etc. Profesiones que evidentemente sólo necesitan de herramientas digitales, pudiendo realizar su trabajo desde cualquier lugar y no necesariamente en la sede física de una empresa.
Finalmente, con el paso del tiempo, y siendo la crisis del 2008 un importante impulso, la virtualización de las actividades empresariales va ganando fuerza progresivamente. Ya no es imprescindible para casi ninguna actividad profesional contar con un espacio físico. Empresas de cualquier sector pueden desempeñar sus actividades desde casi cualquier lugar. Gracias a los servicios de domicilio virtual, una empresa puede contar con una sede física sin pagar por ella.
Una oficina virtual ofrece al empresario el desempeño de labores administrativas que quizás él no disponga de tiempo para atender, como son, llamadas, correspondencia, envío y recepción de paquetería, intervención con clientes y proveedores, etc. A través del domicilio virtual se aligera muchísimo la carga de trabajo diaria y manteniéndole absolutamente informado en cada momento. Sin embargo, no es sólo esto de lo que se pueden beneficiar…
Veamos, a continuación, cuál ha sido la evolución que han sufrido las Oficinas Virtuales a través del tiempo, desde finales de los 70 hasta la fecha actual:
Evolución de las Oficina Virtuales.
En un primer lugar, estas oficinas fueron pensadas para cubrir únicamente funciones administrativas con el objetivo de ofrecer esos servicios diarios que el profesional del negocio no puede llevar a cabo por estar ocupado en otros quehaceres que requieren de su máximo esfuerzo. Estas tareas consistían en la recepción de correo ordinario, certificado, paquetería y mensajería, etc.
Posteriormente, fueron incluyendo servicios más enfocados al desarrollo central del negocio en el día a día, atendiendo llamadas a empresas, interactuando directamente con los clientes y proveedores, etc.
El tiempo fue avanzando y con él, la digitalización cada vez estaba más presente en el mundo del negocio. Como consecuencia, fueron muchísimas las empresas que decidieron trabajar desde su domicilio de residencia, externalizando este tipo de tareas a través de las Oficinas Virtuales, ya que era como disponer de una secretaría personal en lo que realmente podía considerarse la sede de su empresa, ya que es aquí donde tenían establecida su domiciliación a ojos de la sociedad y de las entidades públicas.
Pero claro, ¿qué ocurría cuando necesariamente debían llevarse a cabo reuniones de trabajo? Las Oficinas Virtuales captaron este vacío y comenzaron a ofrecer de forma adicional a lo anteriormente nombrado, alquiler de despachos y salas de reuniones a todos sus clientes domiciliados, lo que además de satisfacer la necesidad de disponer de un espacio físico en el cual reunirse, otorga prestigio y buena imagen al empresario. Una oficina virtual siempre debería encontrarse en las zonas más céntricas y de prestigio de las grandes ciudades.
Muchos de los clientes que optaban por externalizar algunas de sus funciones en Oficinas Virtuales eran freelances o pequeños emprendedores que comenzaban con su proyecto desde cero. Sin embargo, muchos de ellos comenzaron a crecer y crecer, contratando a sus primeros trabajadores. Las Oficinas Virtuales crecieron con ellos. Fue entonces cuando comenzaron a ofertar a estos empresarios oficinas en las que localizar a algunos de sus empleados con puestos fijos. Adicionalmente, aparece el concepto coworking, que consiste en potenciar las sinergias entre diferentes empresas que se localizan en un mismo workspace. Digamos que podríamos decir que es una evolución del concepto. Los 4 conceptos (oficina virtual, despacho fijo, despachos-salas de reuniones por horas y coworking) son parte de un mismo todo. La empresa o el freelance puede ir ampliando o reduciendo sus servicios en función de sus necesidades. El workspace debe de proporcionarle la flexibilidad suficiente para adaptar los servicios utilizados a sus necesidades. La proactividad y flexibilidad del workspace es la clave para poder decir que un coworking cumple con los requisitos imprescindibles a la hora de adaptarse a los nuevos tiempos, que exigen adaptación y redimensionamiento constante.
Ventajas de las Oficinas Virtuales.
Por último, y a modo de resumen, vamos a enumerar las ventajas que las Oficinas Virtuales/ Domicilio virtual aportan a nuestro negocio:
Antes de despedirme, me gustaría hacer una pequeña explicación técnica de los diferentes niveles de domiciliación que existen:
CARÁCTER ADMINISTRATIVO:
- Domiciliación Fiscal: es el sitio donde las empresas deben cumplir con sus obligaciones tributarias para con la Administración Pública.
- Domiciliación Social: es el lugar donde la empresa desempeña, dirige y gestiona su actividad económica y el que figura en el Registro Mercantil.
CARÁCTER COMERCIAL:
- Domiciliación comercial: Es nuestra ubicación de cara a nuestros clientes y proveedores. Es el que aparece en las tarjetas de visita, blog, folletos comerciales, página web de la empresa, y cualquier otro soporte comercial.
Sé que puede parecer un poco enrevesado. Por ello, a continuación os dejo un breve vídeo donde Carmen Jover, profesora de fiscalidad en el Máster en Banca y Finanzas de la UPF Barcelona School of Management nos explica cuáles son las diferencias entre los tipos de domiciliaciones:
Bueno, pues esto ha sido todo por hoy. Espero que hayáis encontrado interesante el fenómenos de las Oficinas Virtuales y que le veáis la utilidad que realmente puede aportaros en el desempeño de vuestras labores profesiones.
Nosotros en Inspira Workspaces llevamos ofreciendo este servicio desde hace casi 20 años, y tenemos muy claro que las propuestas ofrecidas deben de adaptarse a los tiempos. Recientemente hemos incorporado a nuestro portafolio de servicios cosas como: pack de horas de sala de reuniones física o virtual /mes, servicio de asesoramiento en marketing digital, asesoramiento fiscal, contable y laboral, diseño e impresión de tarjetas de visita, gestión de tiendas online… Siempre anticipándonos a las necesidades de nuestros clientes. Te animo a que navegues por nuestra página web y eches un ojo a nuestros servicios de Oficina Virtual. Además, podrás comprobar que contamos con una amplísima oferta de salas de reuniones y despachos por horas, desde despachos para trabajar una persona cómodamente, pasando por representativas salas de reuniones con impresionante terraza privada, hasta salas para reuniones de hasta 65 personas.
¡Te esperamos!
¿Qué gastos debe considerar un emprendedor que inicia un proyecto empresarial?
Querido emprendedor:
Nunca tires la toalla. Es mi mejor consejo.
Porque sí, te lo adelanto, tienes por delante un camino pedregoso que te incitará mil y una veces a plantarte en mitad de tu andadura y mandarlo todo al garete. Querido emprendedor, tú eres fuerte. Cuando sientas que el agobio te presiona el pecho, cuando sientas que tus esfuerzos no dan sus frutos, cuando sientas que puede que te precipitaras a la hora de lanzarte de lleno a cumplir tus sueños, recuerda esa ilusión que te removió por dentro y te impulsó a tomar la decisión de crear tu propio negocio. Vuelve a sentirla. Coge aire. Y continúa más valiente y fuerte que nunca.
Os cuento, a modo de resumen, lo que trataremos de abordar en esta publicación. En primer lugar, dejar ver que la aventura del emprendimiento es exactamente eso, una aventura. Trataré de daros una serie de consejos que os ayuden a la hora de sobrellevar la carga de trabajo del mejor modo posible, con estrategias empresariales como, por ejemplo, la externalización de funciones.
Desde Inspira Workspaces sabemos, por pura experiencia, lo duro que puede resultar convertirse en emprendedor. Y por eso, para nosotros, el emprendimiento es sinónimo de lucha, de valentía y de la pasión más intensa.Sin embargo, y de nuevo bajo nuestra propia experiencia, es completamente cierto que, al inicio de su aventura, el emprendedor realmente no sabe a que lo se enfrenta. Digamos que el 80% de su motivación está cubierto por el rosa velo del cumplimiento de un sueño y a veces no ve todo lo que conlleva el comenzar con un nuevo negocio.
1# No quieras hacerlo todo tú solo.
Uno de los mayores errores en los que recurre un enorme número de personas es “el querer hacer TODO ellos mismos”. Si tratas de realizar todos los trámites y funciones profesionales tú sólo, lo más probable es que acabes saturado, agotado física y mentalmente y que tus niveles de ilusión y motivación desciendan estrepitosamente, tentándote a abandonar tu sueño. Por ello, lo más recomendable es que delegues funciones en personas de tu confianza o que externalices algunas de ellas a otros profesionales de cada sector. Date cuenta que el que mejor sabe de números, será tu contable y el que más sabe de leyes, será tu abogado. Desde nuestro centro, ofrecemos a cada empresa un servicio completo de domiciliación. De esta forma, tratamos de relajar la carga de trabajo del empresario contestando a sus llamadas, gestionando su correspondencia y manteniéndole al tanto de cada acción administrativa que llevamos a cabo. Igualmente, podemos elaborarte las tarjetas de visita, llevarte la contabilidad, asesorarte en cualquier asunto legal, crearte la web, asesorarte con tu marketing digital, planificar tus sesiones formativas, ayudarte en la selección de tus proveedores… Con todos estos servicios, ayudamos a que el emprendedor pueda centrarse de lleno en la calidad y venta de su producto/servicio, externalizando el resto de cuestiones que no domine o que le supongan un esfuerzo extra que le aleje de su principal objetivo, aumentando increíblemente su capacidad creativa en cuanto al diseño y puesta en marcha de su negocio soñado.
2# Adáptate a los tiempos.
Querido emprendedor. Otro consejo que te daré es; nunca olvides el paso del tiempo y con él, el cambio constante de todo lo que nos rodea. Comprende que para mantenerte vivo deberás vivir en una permanente reinvención. Y, nunca pierdas de vista a tu competencia, nunca te centres únicamente en tu propio ombligo y observa cómo el resto de las empresas del sector se adapta a los cambios. No para copiarles, no, si no para meditar cómo diferenciarte.
Pero no todo es malo, emprendedor. Porque, si logras no dejarte amedrentar por las dificultades venideras, por los obstáculos del camino; si logras permanecer fuerte y luchar por tu negocio, sabrás lo gratificante de ver cómo tu proyecto prospera, con tu propio sudor, con tu propia valentía e ilusión. Conocerás a muchos clientes, muchos de los cuales te abandonarán por la competencia pero, muchos otros permanecerán fieles a tu lado durante muchísimos años hasta el punto de unirte con ellos una verdadera amistad. Y esa satisfacción, querido emprendedor, no hay palabra ni expresión alguna que la describa.
Nosotros, desde Inspira Workspaces, siempre hemos sentido una implicación completa y sincera con los negocios de nuestros clientes. Por ello, dedicamos muchísimo esfuerzo en nuestra labor de apoyo a emprendedores, tratando de asesorarles en cómo llevar a cabo su andadura empresarial con consejos que sólo puede dar la vivencia de las experiencias propias. Es muy importante que, sobre todo al principio de tu aventura, te dejes aconsejar por otros profesionales que, a lo mejor en su día, cometieron muchos errores que pueden hacerte reflexionar sobre cómo no caer tú mismo en ellos.
A continuación, AQUÍ te dejo un artículo que leí hace no mucho y que me resultó bastante esclarecedor y práctico a la hora de enfrentarte a la realidad de comenzar con un nuevo negocio.
3# Identifica los factores en los que focalizar tus esfuerzos.
Bueno, pero no debemos olvidarnos del objetivo final de tu negocio: vender. Es importantísimo que los números terminen saliendo a tu favor. Debes tener en cuenta en qué aspectos puedes permitirte ahorrar en costes (sobre todo al inicio de tu actividad) pero también debes identificar aquellos factores en los que merece la pena invertir algo más de dinero. Y digo invertir, no gastar, ya que si conseguimos hacerlo bien, los resultados superarán con creces esta inversión inicial.
Muchas empresas no saben diferenciar estos aspectos y terminan cometiendo grandes errores al ahorrarse dinero en algunos elementos que terminan pasándoles graves facturas económicas. Por ejemplo, muchas personas escatiman en el factor de su domiciliación fiscal al no tener dirección física ni tener teléfono de contacto. Con ello, sólo consiguen perder posibles clientes y crear desconfianza y una dudosa reputación al no figurar en ningún punto del mapa. Como bien sabéis, Inspira Workspaces ofrece diferentes opciones de domiciliación, tanto comercial como fiscal, facilitando a nuestros clientes opciones flexibles, tratando de adaptarnos perfectamente a las necesidades de cada persona.
Otros profesionales prefieren buscar oficinas muy baratas pero que plasman una imagen terrible al ser de una calidad nefasta. Es muy importante sentirse cómodo en tu lugar de trabajo para potenciar tu productividad,y sobre todo, proyectar una imagen de profesionalidad y fiabilidad en nuestros clientes. Nuestro Workspace te ofrece la oportunidad de alquiler tu propia oficina fija en cualquiera de nuestras dos sedes, Inspira Atocha e Inspira Abascal. Desde hace años, hemos fijado nuestros esfuerzos en acondicionar cada una de nuestras oficinas, despachos y salas para que se conviertan en verdaderos paraísos de los negocios, con todo lo necesario para ejercer el trabajo pero también, con gusto estético que asegure una buena imagen corporativa y profesional.
Por otro lado, acercándome al sector del marketing y la publicidad, muchas personas no valoran la importancia de dichos aspectos, reduciendo sus gastos al máximo y como consecuencia, reduciendo su visibilidad y capacidad para llegar a un mayor número de personas ampliando su visibilidad. Son muchos los ejemplos de empresas realmente profesionales pero que, sin embargo, tienen una página web absolutamente desfasada, estéticamente obsoleta y que no deja ver en absoluto el valor del producto/servicio que están ofreciendo. Desde Inspira Workspaces ofrecemos este servicio a través de los mejores profesionales, ¡consúltanos!
Otro caso que se me ocurre son los emprendedores que deciden llevar ellos mismo su propia contabilidad, aspectos laborales,y gestiones legales sin tener realmente ni idea de cómo hacerlo. A veces, es mejor desembolsar algo más de dinero e invertirlo en tranquilidad y reducción de carga de trabajo en lugar de escatimar y llevarse verdaderos quebraderos de cabeza, que además no te aseguran la correcta solución de estos asuntos y te alejan de concentrar tus esfuerzos en el núcleo original de tu idea de negocio. Aunque, el mayor riesgo es hacer las cosas mal y que luego tenga indeseadas consecuencias con las diferentes administraciones públicas en forma de sanciones. Contrata los servicios de un buen profesional del derecho y de la gestoría empresarial y duerme tranquilo. Nuevamente, desde Inspira Workspaces te ofrecemos este servicio a través de los mejores profesionales.
Un artículo muy bueno que desgrana desde la propia experiencia los errores que cometió un emprendedor novel es este, que os recomiendo le dediquéis unos pocos minutos de enriquecedora lectura.
Estos son solo algunos de los muchos ejemplos que no debemos olvidar a la hora de repartir gastos. Porque… sí, los gastos son cuantiosos… Pero, la recompensa de un buen trabajo y un buen reparto de la inversión, lo supera con creces.
4# Establece cuáles serán tus gastos fijos.
A continuación te enumero algunos de los elementos que, nos guste o no, debemos colocar en la lista de gastos cuando comenzamos con nuestra montaña rusa profesional:
- Gastos de Notaría, Registro Mercantil e Inicio de Actividad Económica:
Para constituir una sociedad debemos solicitar al Registro Mercantil hasta 5 denominaciones por orden de preferencia. Tras su concesión, debemos acudir al notario y constituir nuestra Sociedad. Aquí podrás solicitar a un Workspace/Coworking el uso de su domicilio. Tras la constitución de la Sociedad, debemos inscribir las escrituras en el Registro Mercantil y dar de alta la actividad en Hacienda y, con dichas escrituras registradas, podremos abrir la cuenta bancaria y operar con ella. Si quieres informarte mejor de cuáles son todos los pasos a seguir para la constitución de tu nueva sociedad, te aconsejo que leas uno de nuestros artículos que dedicamos en exclusiva a explicar este tema paso a paso.
Calcula para esta partida unos 600€. Si contratas nuestros servicios de gestoría todas las gestiones te las haremos gratis.
- Gastos de Asesoría. Calcula unos 200€+IVA/mes.
- Gasto oficina/domiciliación. El coste/mes de una domiciliación ronda los 50€+IVA/mes. Si queremos además que nos atiendan las llamadas, el coste se elevaría a 80-100€+IVA/mes. En Inspira Workspaces tenemos una promoción actualmente con la que el primer servicio te saldrá por 33,75€+IVA/mes, el segundo 66,75€+IVA/mes. En el caso de la oficina, el precio puede variar mucho. Un despacho en un workspace para 2 puestos de trabajo puede rondar los 500-700€+IVA/mes.
- Pagos de Cuotas de Autónomos. Unos 365€/mes. Infórmate AQUÍ sobre la tarifa plana para autónomos no societarios por 50€/mes.
- Pago del correspondiente seguro (en caso de que debas solicitarlo según el sector de tu actividad profesional). Este seguro puede variar mucho dependiendo del sector, considera unos 200€/año.
- Alquileres de oficinas, patentes, y mobiliario y material para crear el producto/servicio. Nuevamente, esta es una partida que puede variar enormemente dependiendo de tu actividad. La alternativa de contratar un despacho totalmente equipado en un coworking tiene la ventaja de ahorrarte cualquier tipo de inversión de mobiliario, obra, electricidad, fontanería, luminarias, cerraduras…
- Es muy importante que te asegures de contratar una Línea de Crédito para cubrir posibles desfases de tesorería entre el aprovisionamiento y el cobro de tus productos. Esta partida evidentemente no influye tanto cuando lo que prestas es un servicio. Compara con los diferentes bancos y sobre todo… ¡léete la letra pequeña!
- Equipo informático. Calcula unos 500€-1000€. Dependiendo de tu actividad, este puede ser un elemento esencial, no ahorres en algo que será tu principal herramienta de trabajo.
- Logo corporativo de tu nuevo negocio. En Inspira Workspaces podemos ayudarte con esto.
- Página Web de la empresa para su promoción on-line. Nuevamente, es muy importante saber cuál es tu actividad. Tener una web mala te limitará en todo lo que hagas y no te permitirá crecer. Para hacer una buena web, puedes calcular unos 1000€+IVA. Aunque puedes gastarte mucho más, este es un importe “razonable”.
- Marketing on-line. Es recomendable externalizar este tipo de funciones a empresas expertas en el ámbito que logren conseguir mejorar tu posicionamiento web a través de estrategias de marketing para conseguir un incremento en la visualización de tu negocio y, por tanto, llegar a un mayor número de usuarios. Una cuota razonable para este servicio pueden ser unos 200€+IVA/mes.
- Elección de la plataforma ERP/CRM. Debemos seleccionar el software que más se adapte a nuestro negocio. Existen ERPs diseñados para sectores específicos, y existen otros gratuitos con los que podemos arrancar. Te sugiero este: Holded. La elección es de vital importancia para mejorar nuestros procesos y optimizar los tiempos.
- Pago de impuestos a Hacienda y la Seguridad Social. Dependerá de tu nivel de ingresos. Pero, hazme caso, cuantos más impuestos pagues, mejor. Eso querrá decir que te va bien.
- Coste de tus empleados, en caso de tenerlos. A la suma que vayas a decidir pagarles, debes incrementar un 32% al salario bruto en concepto de Seguridad Social.
- Costes de suministros: luz, agua, gas, internet o línea telefónica entre muchos otros. Todos estos y muchos otros gastos te los incluimos con la contratación de un despacho fijo dentro de nuestro Coworking.
En esta página web podréis encontrar los principales gastos de los que os hablo, detallados uno a uno.
Como veis, esto no va a ser un caminito de rosas. Pero confiad en vuestra ilusión. Con motivación y esfuerzo TODO se puede conseguir. Sin embargo, muchas veces es necesario pedir ayuda, y no hay absolutamente nada de malo en ello. Todo lo contrario. Supone una muestra de inteligencia y conciencia hacia el trabajo bien hecho. Desde Inspira Workspaces, son numerosos los casos de éxito que hemos experimentado de muchas empresas que han confiado en nosotros sus funciones de domiciliación, que han asentado su oficina en nuestras instalaciones o han hecho uso de nuestras salas de reuniones para llevar a cabo grandes encuentros. Y no podemos estar más orgullosos de ello.
Finalizo con una frase sacada de la voz del Señor “Ángel María Herrera”, fundador del Grupo Evoluziona, que dice:
“AL FINAL, TODO SE REDUCE A LAS RELACIONES PERSONALES. ¡HAZ NETWORKING!”
Conoce a personas, acude a eventos, establece relaciones humanas que al final, son el mayor pilar de los negocios que existe. Desde Inspira Workspaces te animo a que formas parte de nuestro coworking. Si has decidido convertirte en un valiente emprendedor y estás comenzando con un nuevo proyecto de negocio, no lo dudes y súmate a nuestro equipo. Te aseguro que conocerás a muchísimas personas de diferentes ámbitos del mundo empresarial con las que establecer relaciones humanas que vendrán de lujo al desempeño más satisfactorio y fluido de tu negocio.
¡Atrévete a lanzarte a la piscina de nuestra mano!
