¿Cómo evitar problemas cuando alquilas una oficina y las ventajas de los despachos Workspaces?
Es probable que pienses que es difícil alquilar una oficina sin tener problemas. Sin embargo, lo cierto es que, como para todo, solo es necesario que conozcas algunos trucos que te hagan el proceso una tarea más sencilla. Obviamente, no puedes buscar las mismas cosas en un espacio para trabajar que en un piso en donde vas a vivir. Por eso, a continuación, vas a poder leer algunos consejos que debes poner en práctica cuando vayas a buscar alquileres de oficinas en tu zona. ¡Trabajarás cómodo y no tendrás percances!
¿Qué mirar cuando quieres alquilar una oficina sin tener problemas?
El mundo de los alquileres ha cambiado mucho en los últimos tiempos. Para tu suerte, es casi más fácil buscar un espacio para trabajar que para vivir. Eso sí, todavía hay arrendatarios que se pueden aprovechar de la poca oferta y la demanda en ascenso. Ten en cuenta que los trabajadores por libre no paran de crecer. El teletrabajo ha impulsado todavía más esta tendencia que ya se venía dando de manera clara. El problema se crea cuando en las casas privadas no se puede trabajar porque hay niños, animales, ruido…
1. Calcula el precio
Por lo tanto, para muchas personas como tú la alternativa es buscar un lugar para trabajar fuera de casa. Para muchas otras personas, simplemente es necesario tener un espacio en donde atender a sus clientes. Independientemente de cuál sea tu caso, lo primero que tienes que hacer es un estudio de tus gastos. Si lo único que estás haciendo es cambiar de local de trabajo, seguro que esto te resulta fácil: si te parecía que pagabas mucho, necesitas una oficina más barata; si estabas contento, algo similar.
Pero si es la primera vez que alquilas una oficina para trabajar, debes calcular muy bien cuánto vas a poder afrontar de renta. Además de esto, ten en cuenta que es necesario mantener la oficina. Vas a tener que calcular también los gastos de suministros (agua, luz, Internet…), la limpieza y mantenimiento de la oficina, así como otros gastos como alarma, licencias, extintores, adaptación de la oficina, mobiliario…
Si tienes dentro de tu oficina de trabajo cosas muy caras o valiosas, también vas a tener que sumar a este cálculo el servicio de vigilancia, ya sea con personas (seguratas) o con cámaras.
2. Ponte en situación
Si has visto un anuncio de un espacio de trabajo que te atrae y ya has calculado que te lo puedes permitir, ¡visítalo! A la hora de visitar una oficina para alquilar, no tienes que fijarte en lo bonito que es. Date cuenta de que ya has filtrado en el punto anterior si puedes pagarlo mes a mes. Ahora, lo que tienes que pensar es si te va a ser útil. Para ello, nadie mejor que tú para ponerse en situación. Obviamente, no todos los espacios para trabajar permiten realizar las mismas labores. Piensa si la tuya se puede llevar a cabo en ese lugar. Un punto de máxima importancia es verificar los cambios que debes hacer en el espacio (obras, acondicionamientos, mobiliario, cableado, aire acondicinonado…). Lo mejor es que vayas con un experto en la materia, es muy habitual para alguien que no está habituado a ello considerar que el local está para entrar, y luego la realidad es otra, generando un coste no estimado a priori.
Si te convence, los siguientes pasos son legales, pero necesarios. Puedes pedir información al ayuntamiento a donde pertenezca para tener una licencia para llevar a cabo tu labor profesional. Asimismo, debes solicitar el registro de la propiedad para hacer un certificado de los estatutos de la comunidad y que se sepa que realizas ahí ese trabajo. Por último, debes disponer de un técnico de confianza para que te aconseje sobre si cumple o no con los requisitos que necesitas para tu actividad laboral.
3. Verifica el propietario y negocia la renta
Aunque te pueda parecer mentira, muchas veces los propietarios no lo son en realidad. Por suerte, en el ayuntamiento tienen la información de los dueños de los locales comerciales. En el mismo papel en donde registran esto, también vas a poder ver con exactitud los metros cuadrados registrados, la eficiencia energética, la superficie total y otros datos de interés. Después de conocer estas características, negocia la renta.
Dentro de esta fase de negociación, debes tener en cuenta mucho más que cuánto vas a pagar por una oficina. Intenta que quede claro desde el principio el período de pago, la duración del contrato, la actualización de la renta y todos los derechos y deberes u obligaciones. Si algún aspecto no está en buenas condiciones, valora la necesidad de obras. De ser necesario cubrir alguna carencia, déjalo claro desde el principio para que se tenga en cuenta a la hora de pactar el precio total del espacio
¿Cómo sacarle partido a los despachos de un Workspaces?
Estos espacios de trabajo están completamente equipados y además tienen posiciones estratégicas en la ciudad. En el caso del grupo Inspira, tenemos dos ubicaciones, contando con despachos en la zona cerca de La Castellana (concretamente en la renombrada calle José Abascal). Dispondrás de todo lo que necesitas en el espacio que desees, ya que contamos con más de 80 despachos disponibles desde 1 a 25 puestos de trabajo, así como con los servicios incluidos en el precio. Son lugares completamente equipados, aunque también puedes llevar tus cosas o modificar las existentes para que se adapten a ti.
Si vas a elegir una de estas zonas para establecer tu centro de trabajo, no te quedes solo con la primera opción. Existen infinidad de coworkings de diferentes tipos y en diferentes ubicaciones. ¡Busca la que se adapta más a tus necesidades!
¿Cuáles son sus principales ventajas?
Las principales características de estos despachos para trabajar en Madrid son:
- Están en zonas estratégicas y bien comunicadas.
- No requieren inversión inicial
- Están listos para entrar desde el primer minuto
- Te podrás sentir apoyado para adaptar el espacio a tus necesidades.
- Podrás tener cosas como: hilo musical, terraza privada, zona de reuniones, offices…
- Disponen de mucha luz natural
- Disponen de muchos servicios como de Internet, Seguridad, Atención personalizada de llamadas y visitas, apoyo administrativo, servicio de asesoramiento contable/mercantil/laboral, servicio de asesoramiento en marketing digital
- Son espacios para trabajar en colaboración, así que los puedes utilizar a modo de coworking o como alternativa a tu hogar.
En conclusión, está claro que alquilar una oficina sin tener problemas no es tan difícil. Si sigues estos consejos, podrás tener un espacio para trabajar cómodamente y a tu gusto, por un precio adecuado y que personalizarás como más te convenga. Eso sí, no dudes en preguntar a los profesionales cualquier duda sobre si es posible realizar tu actividad laboral en ese espacio o si todos los papeles están legalmente al día. ¡No te arrepentirás de haber tardado algo más en entrar a trabajar allí por haber sido precavido!
¿Sabes en qué consiste la nueva Ley del Teletrabajo?
Tras la aprobación por el Consejo de Ministros el pasado martes, día 22 de septiembre de 2020, de la nueva Ley del Teletrabajo, publicada en el Boletín Oficial del Estado el día 23 de ese mismo mes por Real Decreto-Ley 28/2020, de 22 de septiembre, de trabajo a distancia, quedan por fin reguladas las relaciones laborales que se desarrollan de manera habitual en esta modalidad. En este enlace dejamos un artículo bastante interesante sobre la nueva regulación del trabajo a distancia, con dudas y respuestas, para su mejor comprensión.
Con la aprobación de esta nueva ley, nos pareció bastante interesante escribir un post sobre este tema, no sólo porque está de actualidad, sino con la intención de explicar brevemente cómo podríamos ayudar nosotros, como Centro de Coworking, a todos nuestros clientes, sobre todo a los que se están planteando adaptarse a esta nueva modalidad.
En primer lugar, hay que aclarar que la norma es aplicable para todas aquellas relaciones de trabajo que se desarrollen a distancia y que tengan carácter regular, con un mínimo de un 30% de la jornada o el porcentaje proporcional equivalente, en función de la duración del contrato laboral. Por tanto, si el trabajador realiza menos del 30% de su jornada laboral en su domicilio, no le afectará esta ley y sus obligaciones.
Muchos de nuestros clientes llevan tiempo haciendo un uso mixto del teletrabajo, pudiendo optimizar el uso de puestos de trabajo contratados. Además, en caso de un día puntual necesitar más puestos de los contratados no hay problema, nosotros nos ocupamos de adaptar su espacio, o en caso de necesidad habilitar otro espacio.
La norma diferencia también entre trabajo a distancia y teletrabajo:
- Trabajo a distancia: prestación de servicio que se realiza en el domicilio del trabajador o en el lugar escogido por éste, durante toda o gran parte de su jornada laboral.
- Teletrabajo: trabajo realizado a distancia a través del uso de medios telemáticos.
En INSPIRA Workspaces llevamos más de 20 años ayudando a progresar a muchos profesionales, adaptándose a los nuevos tiempos; por tanto, estamos perfectamente capacitados para adaptarnos a esta nueva realidad.
Muchos de nuestros cliente llevan ya muchos años teletrabajando, y en parte es gracias a nosotros y nuestro servicio integral. Algunos de nuestros clientes delegan en nosotros tareas como a atención de sus llamadas y visitas, la gestión de su correspondencia, la realización de tramites en organismos públicos o la organización de webinars o reuniones virtuales.
Si ya te encuentras teletrabajando y todavía no estás acostumbrado/a a hacerlo, te dejamos a continuación un vídeo muy ilustrativo con unos cuantos consejos, confiando en que puedan servirte de ayuda:
Si todavía desconoces los aspectos más importantes de la nueva Ley del Teletrabajo, no te preocupes, en este post vamos a detallarlos:
Formalización del Acuerdo
Desde que esta norma sea de aplicación, las partes deberán formalizar el acuerdo de trabajo a distancia en un plazo de 3 meses y de mutuo acuerdo. Se debe establecer de manera voluntaria y reversible, nunca de forma unilateral por las partes.
Formalización por Escrito
El acuerdo deberá formalizarse por escrito, registrarse en la oficina de empleo y entregarse a la representación legal de los trabajadores. La modificación de las condiciones deberá realizarse mediante acuerdo empresa/trabajador, debiéndose formalizar previamente por escrito.
Especificar los Horarios
El acuerdo deberá incluir el inicio y la finalización de la jornada, los tramos de actividad y el tiempo de activación y desactivación de equipos. Así mismo, deberá hacerse un inventario de los medios, equipos, herramientas, consumibles y elementos muebles, así como enumerarse los gastos que pudiera tener la persona trabajadora, la compensación a abonar, el momento de la misma y la forma, de acuerdo al Convenio Colectivo de aplicación.
Mismos Derechos
El teletrabajo no puede suponer un agravio para el trabajador en ninguna de sus condiciones laborales (retribución, estabilidad, promoción profesional, formación, etc.). Los trabajadores poseen los mismos derechos que si realizasen su jornada en el centro de trabajo.
Gastos Derivados
El trabajo a distancia deberá ser sufragado o compensado por la empresa. No podrá suponer la asunción por el trabajador de gastos relacionados con los equipos, herramientas y medios vinculados. En cuanto a los medios y equipos, la empresa deberá dotar al trabajador de los mismos y de su mantenimiento adecuado, así como la atención precisa en caso de dificultades técnicas. No se puede exigir la instalación de programas o aplicaciones en dispositivos propiedad del trabajador, ni la utilización de estos dispositivos.
Formación y Prácticas
El teletrabajo requerirá un 50% presencial en las modalidades de contratos de formación y prácticas.
Despido
No se puede despedir por causas objetivas a aquellos trabajadores que tras la implantación del sistema de teletrabajo no se hayan podido adaptar correctamente a los medios tecnológicos necesarios para ello.
Derecho a la Desconexión
Ambas partes deberán acordar un horario de disponibilidad de teletrabajo además de la necesidad de realizar un registro de la jornada. Previa audiencia de la representación legal de los trabajadores, la empresa deberá elaborar una política interna en la que se definirán las modalidades de ejercicio de este derecho.
Registro de la Jornada
Se establece la necesidad de realizar un registro de la jornada. Además de ello, las empresas podrán establecer medidas para vigilar el cumplimiento de la jornada de teletrabajo, siempre y cuando esto no vulnere la dignidad del trabajador.
Derecho a la Intimidad
El uso de los medios telemáticos y el control de la prestación laboral a través de dispositivos automáticos, debe garantizar el derecho a la intimidad y a la protección de datos.
Preferencia de Turno
Tendrán prioridad todos aquellos trabajadores que se encuentren realizando estudios para la obtención de un título académico o profesional. Se le otorga el derecho a una preferencia para elegir turno y acceder al trabajo a distancia, siempre que esta modalidad de trabajo se encuentre activa en la empresa y el puesto sea compatible.
Prevención de Riesgos Laborales
Se regula el derecho a la prevención de riesgos laborales del trabajador a distancia, con una evaluación de riesgos que deberá tener en cuenta los riesgos característicos de esta modalidad de trabajo no presencial. La evaluación de riesgos para el teletrabajo realizado en el domicilio del trabajador se debe limitar a la zona del domicilio destinada para la prestación de servicios. En el caso de requerir la visita al domicilio del trabajador, se deberá solicitar previamente su permiso. En caso de negativa, se podrá realizar una autoevaluación y determinación de riesgos a través de la información que éste facilite.
Creemos que contar con una oficina en un coworking puede ser una fantástica herramienta para poder adaptarnos a esta nueva ley.
Por último, nos gustaría informarte que, si te encuentras en una situación de teletrabajo o trabajando a distancia en estos momentos, en INSPIRA Workspaces puedes contar con el apoyo de nuestro servicio de Oficina Virtual, que va más allá del simple servicio de domiciliación. Igualmente contamos con espacios para que puedas trabajar o reunirte con clientes, pues hay momentos en los que nuestros hogares no son el mejor lugar para trabajar. Bajo nuestro punto de vista, uno debe pensar no sólo en las necesidades presentes, sino futuras. ¡Ven a conocernos!
La perseverancia es la clave del éxito laboral
A modo introductorio, podríamos decir que perseverancia significa dedicación y esfuerzo. Es una actitud frente a la vida. Significa continuar sin importar lo que esté en el camino, permaneciendo siempre firme, incluso cuando las circunstancias son adversas. Las posibilidades de alcanzar el éxito dependen en gran medida de la voluntad de persistir y perseverar.
Pero, ¿cuál es el objetivo de la perseverancia?
Podríamos decir que la perseverancia es importante y muy valorada por las personas, ya que no sólo por medio de ella podemos valorar todos los ámbitos de la vida de los seres humanos, sino que también permite lograr las metas trazadas a corto y largo plazo. Es el aliento o fuerza interior que permite culminar las cosas u objetivos que se han propuesto alcanzar.
Por tanto, una persona perseverante se caracteriza por saber perseguir sus objetivos con tesón y dedicación, acabar lo que ha empezado, mantener la concentración, trabajar con constancia y volver a intentar mejorando el método si fracasa.
La perseverancia y el trabajo, el camino de quienes emprenden
Para Luis Font, hay una amplia variedad de características y atributos que hacen a un emprendedor exitoso en lo que hace, pero el rasgo que realmente importa cuando se trata del éxito es la perseverancia, una cualidad absolutamente esencial para el éxito en los negocios. A continuación, te dejamos este interesante link con algunas estrategias clave para poder desarrollar tu perseverancia.
Para Thomas Carlyle, filósofo, matemático y crítico social escocés, la perseverancia es la permanencia y persistencia a pesar de todos los obstáculos, desalientos e imposibilidades; eso es lo que distingue a las almas fuertes de las débiles. Por tanto, es un valor del carácter que se define como la actitud de continuar, seguir, persistir, insistir y avanzar, aunque existan dificultades, problemas y adversidades.
Hay muchas personas que poseen un gran talento, habilidad e incluso experiencia, pero dejan de lado sus proyectos ante cualquier dificultad. Una persona perseverante, en cambio, cuando sufre un revés o una caída, se levanta y sigue adelante con sus objetivos.
Si la perseverancia no es tu fuerte, no te preocupes, a continuación podrás ver un vídeo muy breve en el que se dan unos cuantos consejos para poder practicarla:
Perseverancia e historias coworking
En nuestro espacio de coworking vemos muchas historias de perseverancia y proyectos que crecen.
Durante todos estos años son muchas las empresas eligieron las oficinas y salas de reuniones de Inspira Workspaces para sus equipos. Por eso nos gusta compartir experiencias, aprendizajes y herramientas que puedan ayudar a nuestra comunidad y a todos los profesionales.
Por tanto, si estás comenzando un proyecto que todavía está en ciernes y te está costando la vida dedicarle el tiempo que necesita, vamos a detallar los diez hábitos principales de las personas que practican la perseverancia como una actitud ante la vida, por si pudieran servirte de ayuda.
Fuerza de voluntad
Las personas perseverantes se caracterizan por poseer una fuerte voluntad, que los impulsan a convertir sus sueños e ilusiones en hechos concretos, es decir, deciden el viaje de lo que realmente quieren para su vida.
Según Albert Einstein, “la voluntad es la fuerza motriz más poderosa que el vapor, la electricidad y la energía atómica”. Es la voluntad, la perseverancia y la confianza en sí mismo lo que imprime valor a los esfuerzos que cada día una persona realiza.
Con una voluntad inquebrantable, las personas perseverantes inician el descubrimiento más importante de su historia personal al convertir en realidad los sueños, propósitos e ilusiones, que se han trazado como proyecto de vida.
Concluir lo que se empieza
Muchas personas no terminan lo que empiezan (proyectos, relaciones o situaciones). Una persona perseverante, cuando decide emprender algún proyecto, procura por todos los medios vencer toda resistencia o molestia que surja, comprometiéndose a concluir lo que ha empezado.
La perseverancia es un factor clave para conseguir el avance y el progreso en diferentes áreas (personal, social, espiritual o económica, por ejemplo). La gente que se detiene a mitad del camino, o que dudan y se dejan invadir por el miedo, no suelen alcanzar satisfactoriamente sus metas.
La habilidad de proseguir, insistir y continuar hasta el final, es fundamental si queremos cumplir con nuestras metas y objetivos personales.
Hacer lo que no te gusta hacer
Una persona perseverante realiza una labor eficiente, aunque no le guste hacerla, porque reconoce que es una acción necesaria para llegar a una meta.
Por lo general, son más las cosas que no nos gustan que las que nos agradan. Por esta razón, es importante que formemos el hábito de hacer aquellas cosas que no nos agradan, para formar un carácter perseverante.
Un ejemplo de esto es que, si no te gusta hacer la cama, hazlo nada más levantarte. Si no te gusta fregar y tampoco tienes lavavajillas, hazlo justo después de comer. Es haciendo aquellas cosas que te incomoda hacer, las que te ayudarán a convertirte en una persona perseverante.
Dominar el miedo y el temor
Las personas perseverantes dominan el miedo y el temor, y los convierten en su propia energía potenciadora. Los miedos son esos monstruos o fantasmas de tu mente. La gente con miedo se paraliza, deja de avanzar, para detenerse y no actuar. Empiezan a decir que no pueden o inventan miles de excusas o pretextos para no tener la iniciativa de continuar.
La gente que persiste en sus propósitos trata de realizar aquellas cosas que les dan temor. Poco a poco van superando sus miedos y consiguen seguir avanzando, a pesar de las situaciones atemorizantes que se les presenten.
Actuar con determinación
Las personas perseverantes actúan con determinación, para transformar visiones en hechos concretos. Las mejores ideas y las más nobles intenciones se pueden perder si no se realizan, y para ello se requiere de perseverancia.
Actuar con determinación significa avanzar con paso firme y seguro para conquistar un objetivo. Es el compromiso de continuar e insistir no mirando el obstáculo en el camino, sino visualizando la meta en el horizonte.
La gente persistente es aquella que posee la determinación de hacer lo que otros no han hecho, y de llegar a donde otros no han llegado. Es la virtud de arriesgarse, de explorar lo desconocido y alcanzar resultados.
Resiliencia
La gente perseverante adquiere el hábito de la resiliencia. Este término consiste en la habilidad de una persona de salir adelante y fortalecida ante una situación problemática y traumática.
Existen situaciones traumáticas como accidentes, enfermedades o la muerte de un ser querido, por ejemplo, que pueden hacer que muchas personas se estanquen y no evolucionen. Las personas que perseveran en sus metas continúan con la firme convicción de que sus dificultades los han fortalecido, y siguen buscando alcanzar sus más altos ideales.
Despacito y con buena letra
Existen muchos hombres y mujeres que desean alcanzar sus objetivos de forma inmediata y rápida. La persona perseverante avanza poco a poco en la consecución de sus metas. Reconocen que una tarea es más satisfactoria si se ejecuta paso a paso.
Si observamos una tarea de forma general, puede abrumarnos la cantidad de trabajo y esfuerzo para conseguirla. Sin embargo, cuando nos tomamos el tiempo de ir ejecutando acciones pequeñas, pero persistentes, llega el momento en el que alcanzamos nuestro objetivo.
La paciencia, el avanzar poco a poco en la realización de nuestros proyectos personales, es una gran ventaja que posee la gente perseverante. Al final, encontraremos la recompensa de nuestros esfuerzos.
Son exigentes con ellos mismos
Los individuos perseverantes son gente de calidad, que realiza su mejor esfuerzo por un trabajo eficiente y productivo. No se conforman con la mediocridad y se exigen mucho a sí mismos, para alcanzar sus más preciados anhelos.
Esta gente reconoce que existen hombres y mujeres que no se preocupan por esforzarse al máximo, sino que simplemente hacen lo que se les pide. Son personas que realizan su mejor labor con inteligencia, talento y un esfuerzo continuado.
Disfrutar del camino
La gente que persevera en sus objetivos reconoce la importancia del resultado, así como de alcanzar los objetivos. No obstante, consideran el camino hacia la meta como una etapa que se disfruta y es agradable.
Estas personas le imprimen pasión a todo lo que realizan, para que el trayecto hacia el propósito sea más llevadero y satisfactorio. Observan la vía que los llevará a la cima de sus ideales como una fuente de alegría y gozo, por una labor bien ejecutada.
Entusiasmo y creatividad
El entusiasmo consiste en pensar “esto es algo grandioso”. Es la actitud mental de reflexionar en términos positivos, con energía y vitalidad, para lograr excelentes resultados en un proyecto.
Las personas perseverantes, de igual forma, al continuar en forma sostenida para alcanzar sus metas, se ven en la obligación de ser creativas, para innovar cuando las cosas no han salido como se esperaban.
La perseverancia es una gran actitud y valor de vida que puede hacer de un aparente fracaso, una gran victoria.
Desde INSPIRA Workspaces nos gustaría terminar este post con una maravillosa reflexión de Joseph Addison, esperando pueda generar en tu interior ese impulso que necesitas para comenzar de una vez con tu proyecto personal:
“Si quieres triunfar en la vida, haz de la perseverancia tu amigo del alma, de la experiencia tu sabio consejero, de la advertencia tu hermano mayor y de la esperanza tu genio guardián”
Si estás buscando un espacio de oficina o coworking en Madrid para dar vida a tu proyecto, te invitamos a conocernos.
Ven y descubre todas las opciones que tenemos para ti y tu equipo en Inspira Workspaces.
¡Buena suerte y hasta pronto!
Workspaces, tu Plan B si no puedes usar tu oficina
Las condiciones en las que realizas tu trabajo están cambiando a marchas forzadas en estos tiempos de emergencia sanitaria. Quizás por eso te estés planteando la idea de acudir a un espacio de co-working en Madrid. ¿Es así? Muchos ya lo están haciendo. Y si es este también tu caso, entonces no debes perderte las siguientes líneas.
El teletrabajo, ¿de opción a “obligación”?
Si en algo has podido notar los cambios en el modelo laboral generados por la situación actual, es en el auge que ha experimentado el teletrabajo.
De ser una demanda de los propios empleados, ahora las empresas comienzan a tomárselo en serio. Muchas están imponiéndolo como medida de seguridad laboral. Y aunque no son pocas las ventajas que esta modalidad de trabajo te ofrece, también existen una serie de desventajas que no deberías pasar por alto.
Por ejemplo, el teletrabajo favorece la conciliación y la flexibilidad, permitiéndote trabajar desde cualquier lugar. También supone un ahorro de tiempo en los desplazamientos, lo que a su vez conlleva un importante ahorro en gasolina y una disminución en el estrés derivado de las condiciones del tráfico en hora punta.
Sin embargo, puede ser también la causa de una peligrosa merma en tu motivación. La falta de contacto con tus compañeros y la ruptura de la barrera establecida entre las tres facetas de tu vida (trabajo, familia y ocio) puede hacerte enfrentar momentos muy complicados. Y todo ello se traducirá en una menor productividad e implicación.
Entonces, ¿cuál es la solución? El teletrabajo mixto.
Este sistema mixto combina el trabajo presencial y el remoto, permitiéndote sortear los inconvenientes y aprovechar los puntos fuertes de ambas modalidades. Pues sin renunciar a todas las ventajas enumeradas, también te ayuda a fortalecer las relaciones personales con otros trabajadores y con tus clientes, robusteciendo tu imagen comercial y tu autoestima.
No obstante, si eres trabajador por cuenta ajena, no tienes por qué esperar a que sea tu empresa la que decida por ti. También puedes implementarte tu “propio” sistema mixto si recurres a las bondades de un local de co-working.
Un espacio de co-working como solución para tus problemas
El teletrabajo produce cierta sensación de soledad. Pues bien, en un co-working vas a estar rodeado de otros co-workers como tú con quienes podrás establecer conversaciones distendidas para desconectar, estar al día de cómo funcionan sus propios negocios y, sobre todo, enriquecerte con sus conocimientos. Si esto te parece una gran ventaja, espera a escuchar lo mejor de todo: vas a poder contar con una flexibilidad máxima.
Un espacio de co-working puede adaptarse a la perfección a tus tiempos y necesidades. Porque no es lo mismo recibir a un solo cliente que a varios a la vez, ni tampoco es lo mismo trabajar con un compañero o con una docena de ellos. O quizás prefieras trabajar hasta tarde, o solamente por las noches, o recurrir a un espacio nada más que ocasionalmente. Y todas estas necesidades bien podrían cambiar en cuestión de semanas, e incluso días.
En ese sentido, puedes encontrar paquetes mensuales o por horas, disfrutar de espacios mayores o menores, salas de reuniones o despachos, en función de lo que tu negocio necesite en cada momento. Es decir, que invertirás el dinero justo para lo que ahora mismo te hace falta. Ni más, ni menos. Y todo ello con la comodidad de no tener que preocuparte de nada relacionado con el mantenimiento o la adecuación de los espacios.
Por lo tanto, tu mayor preocupación debe ser escoger aquel centro que mejor se adapte a tus necesidades.
¿Qué aspectos tener en cuenta a la hora de elegir el centro?
Lo primero que tienes que valorar es la localización. Y tienes que hacerlo desde varias perspectivas: la accesibilidad, la comodidad y la situación estratégica.
Como el tiempo es oro, puede carecer de sentido que tengas que desplazarte muy lejos de casa. No obstante, situarte en un barrio de referencia para tu sector (o para la ciudadanía en general) quizás impresione mucho a tus clientes e inversores. Lo ideal es que maximices ambas situaciones, y, si no es posible, que encuentres un punto medio.
También tienes que valorar las condiciones del contrato. Lo que estés dispuesto a pagar al mes es muy importante, pero también lo es examinar si los contratos te exigen permanencia. Principalmente si en tu negocio la movilidad es parte esencial.
Además, deberás comprobar la flexibilidad horaria del centro al que decidas acudir. Quizás necesites uno que te ofrezca la posibilidad de trabajar las 24 h de los siete días de la semana, o solo de lunes a viernes con un horario habitual.
Finalmente, tendrás que fijarte en el equipamiento disponible. Debes pensar qué vas a necesitar para el perfecto desarrollo de tu jornada. ¿Internet a alta velocidad? ¿Proyectores? ¿Puede que una cocina? ¿Salas de reuniones? ¿Valoras que alguien atienda tus llamadas y correspondencia? ¿Es importante para ti que te puedan dar un servicio integral donde se comprenda el servicio de asesoría, tramites administrativos…? ¿Te hace falta almacenar documentación? ¿Es importante para ti poder disponer de espacios al aire libre?
Un centro de negocios va más allá que un mero local de co-working
En cualquier caso, y sea lo que sea lo que priorices a la hora de escoger, recuerda que puedes llegar a sentir la necesidad de recurrir en cualquier momento a un espacio más personal e íntimo.
Trabajar junto con otras personas tiene sus ventajas. Pero, a veces, implica ruidos o escuchar constantes conversaciones que no te interesan. En definitiva: puede que eso te desconcentre.
Pues bien, ese es el principal punto diferencial que te ofrece un centro de negocios: tu propio espacio. Acceder a un lugar libre de ruidos en el que poder realizar tus labores sin interrupciones y de la manera más cómoda posible. Y, todo ello, sin renunciar a los beneficios de un centro de co-working. Además, estos centros prestan un servicio más personalizado e integral, en definitiva el foco se pone más en el servicio.
Es decir, que contarás con un servicio integral, capaz de adaptarse en todo momento a tus necesidades y al crecimiento de tu empresa, a la vez que disfrutarás de la presencia de otras personas para cuando necesites sociabilizar y relajarte.
Como ves, un centro de negocios te otorga todas sus ventajas particulares junto con las comodidades que te ofrece cualquier espacio de co-working en Madrid. Si quieres beneficiarte de todas estas sinergias, quizá sea el momento de que des el siguiente paso cuanto antes.
Cómo sacarle partido a tu comunidad en un coworking
En la actualidad, los espacios de coworking se han convertido en los mejores lugares de trabajo para emprendedores, autónomos o startups, ya que ofrecen muchas ventajas con respecto a otros lugares de trabajo.
Para todos aquellos que aún no lo sepan, me gustaría definir en primer lugar lo que es una startup, para que podamos entender la importancia que tienen los espacios flexibles en su desarrollo. Una startup es una organización humana con gran capacidad de cambio, que desarrolla productos o servicios de gran innovación, altamente deseados o requeridos por el mercado, donde su diseño y comercialización están orientados completamente al cliente.
En el contexto actual en el que nos encontramos, es fundamental contar con puestos de trabajo flexibles que permitan tener una mayor autonomía en el desarrollo de las tareas, eliminando la importancia que tenían antes los horarios. Además, hoy en día, por culpa en gran parte de la crisis sanitaria que estamos sufriendo y al auge del teletrabajo, muchos profesionales se han visto obligados a trabajar desde casa. Sí, porque se puede trabajar desde casa, pero para ello se tiene que contar con una gran disciplina para no estar en pijama todo el día y no distraerse con cualquiera de los objetos que nos rodean, así que los espacios flexibles se convierten en grandes aliados.
Hay que entender que la crisis actual no sólo ha cambiado la manera que teníamos de relacionarnos o la forma de trabajar, sino que también ha promovido el aumento de emprendedores que deciden iniciar una actividad, para lo cual es muy recomendable aprovechar los servicios de los Centros de Negocios.
Un espacio de coworking es mucho más que un lugar de trabajo, ya que muchos de ellos tienen una gran cantidad de servicios adicionales que hacen que el día a día del trabajador sea una experiencia mucho más grata y enriquecedora. Pero, ¿sabes cómo sacarle el máximo partido y ver incrementada tu productividad?
Un coworking permite a las personas o empresas compartir ideas, conseguir financiación, encontrar proveedores o captar clientes, por ejemplo. Además, poder tener una buena ubicación en una gran ciudad y ahorrar dinero en comparación con una oficina tradicional. En este sentido, todas las sedes de INSPIRA Workspaces no sólo están perfectamente localizadas para que puedas sacar el máximo provecho a tu negocio, sino también por las múltiples ventajas que podemos ofrecerte como integrante de una comunidad, entre otras razones, por la multitud de sinergias que se pueden producir.
En nuestros centros de coworking podrás disponer de diferentes espacios, tanto de uso exclusivo como compartido, muy bien iluminados y con unas vistas inmejorables. Tenemos salas de reuniones de diferentes tamaños, totalmente adaptadas para tus reuniones puntuales, además de nuestros servicios de domiciliación. Como puedes comprobar, ofrecemos una gran variedad de espacios flexibles con servicios totalmente personalizados.
Si eres autónomo o emprendedor y aún no sabes cómo sacar el máximo partido a tu comunidad en un coworking, no te preocupes, vamos a intentar arrojar un poco de luz sobre la oscuridad con unos cuantos consejos:
Networking
Los centros de coworking u oficinas compartidas permiten a las empresas favorecer el networking, para así crear una red de contactos profesionales. Desde conseguir un posible socio, hasta un cliente o proveedor. No hay que olvidar que en estos espacios se dan numerosas oportunidades para colaborar con otras personas o empresas, desde profesionales de tu sector a especialistas en otros, lo cual puede llegar a ser muy interesante. Las áreas comunes son uno de los lugares idóneos para crear sinergias en un coworking, porque allí es donde se encuentra toda la comunidad en un ambiente más distendido y relajado. Si quieres saber un poco más sobre networking, en este link te dejamos un interesante artículo.
Espacios Personalizables
En el caso de alquilar un despacho de uso privado o exclusivo, es importante que pongas a tu gusto todo el mobiliario para convertirlo en un ambiente más acogedor, así tus clientes e invitados estarán más cómodos. Si el Centro lo permite, podrás decorar las paredes, colocar una alfombra, añadir plantas o cualquier otro elemento con el que te sientas a gusto, no sólo porque será tu lugar de trabajo habitual y tengas que hacerlo tuyo, sino también para agradar a tus visitas. En este link te dejamos unas cuantas ideas para mejorar tu espacio de trabajo y ser más productivo. Para despejarte y reducir el estrés o la ansiedad, una buena opción es relajarte en el office o en las zonas comunes.
Flexibilidad
La mayoría de los espacios de coworking funcionan las 24 horas, los 7 días de la semana, para que así los trabajadores puedan hacer uso de este lugar cuando quieran. Además, si alguna persona compagina trabajo con formación, también puede aprovechar estos espacios para estudiar los fines de semana o en cualquier momento que lo necesite. En INSPIRA Workspaces, además, tenemos un horario de secretaría bastante amplio durante la semana, para poder darte apoyo o soporte con cualquier gestión que tengas que realizar. Además, contarás con atención 24 horas para urgencias.
Ambiente de trabajo
En un espacio de coworking, es necesario respetar al máximo a los compañeros y cumplir unas normas de convivencia para que haya un buen ambiente de trabajo. Mantener limpios los espacios comunes, no hacer ruido (salir fuera para hablar por teléfono o hacerlo en los lugares habilitados para ello), respetar los horarios de comida en el office o en las salas de reuniones, etc. Es muy importante respetar a los demás y ser considerado con el tiempo del resto de los usuarios. Ten en cuenta que todos están ahí para trabajar y nunca se sabe si van a ser tus próximos compañeros, socios o incluso clientes.
Actividades y eventos
En un coworking se organizan diferentes actividades o eventos con el fin de crear sinergias entre profesionales y fomentar el buen ambiente. Es bueno, por ello, que participes en los distintos eventos que se realicen en las instalaciones del Centro, porque así le sacarás el máximo partido a ese lugar.
Como puedes ver, todo son ventajas si decides empezar tu proyecto en un Centro de Coworking. Ahora te toca a ti buscar la forma adecuada de sacarle el máximo partido a tu comunidad.
¡Buena suerte y hasta pronto!
¿Por qué un coworking es el lugar ideal para comenzar un proyecto?
Si estás pensando en emprender o llevas tiempo dándole forma a una buena idea de negocio, puede que ya haya llegado el momento de tirarte a la piscina.
Comenzar un proyecto no es una tarea fácil, más bien es un gran desafío. Sólo el trabajo y la dedicación podrán hacer de este duro camino algo gratificante. Como en todos los comienzos, habrá momentos en los que te sentirás solo o creerás no tener solución alguna para tus problemas, pero ya verás que con perseverancia y tesón todo se consigue. Además, ¿quién dijo que esto iba a ser coser y cantar?
En INSPIRA Workspaces llevamos muchos años asesorando a profesionales que están empezando, acompañándoles durante el camino y siendo partícipes de sus éxitos. Nuestra experiencia en el sector hace que seamos totalmente conscientes de que el inicio es fundamental, así que hemos elaborado una pequeña guía con una serie de recomendaciones para elaborar un proyecto, que esperamos puedan servirte de ayuda.
Estos son algunos aspectos que debes tener en cuenta antes de comenzar un proyecto:
Definir los objetivos
Antes de emprender un proyecto, debes establecer objetivos claros, concretos y que sean reales, en busca del éxito. Hay que saber hacia dónde se quiere dirigir el proyecto y la metodología a utilizar para conseguir los objetivos.
Establecer las estrategias
Antes de desarrollar cualquier proyecto, hay que establecer las estrategias o procesos a seguir para cumplir los objetivos. Planificar cada detalle con antelación, te ayudará a mejorar o cambiar las estrategias rápidamente en caso necesario.
Establecer el público objetivo
El proyecto a desarrollar, debe estar enfocado a un público en específico, por lo que hay que determinar a quién va a dirigido, creando un perfil adecuado.
Buscar profesionales adecuados
Es muy importante contar con el personal apropiado y con empresas especializadas que ofrezcan el mejor servicio, asesoramiento y respuesta ante cualquier problema.
Realizar un análisis beneficios-costes
Es trascendental calcular los beneficios estimados con el proyecto, para determinar si cubrirán los costes, más el margen de ganancia.
Establecer las plataformas web que se van a utilizar
Si se trata de un proyecto online, después de haber establecido los objetivos, hay que elegir dónde se quiere desarrollar el proyecto. Para ello, hay que conocer qué plataformas pueden funcionar mejor, ya sea una página web, una app móvil, una tienda online o muchas otras más, hay que seleccionar la más indicada.
Si ya has definido las claves de tu proyecto y estás totalmente decidido a empezar, puede que ya haya llegado el momento de “hablar en plata” y concretar. Muchas veces se pierde la perspectiva porque no se sabe muy bien qué es lo que hay que hacer a continuación, así que se va posponiendo. Esto tiene un nombre y se llama procrastinar.
La procrastinación es la postergación o posposición de una acción o hábito para retrasar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes o agradables por miedo o pereza a afrontarlas. A continuación, podrás ver un vídeo muy interesante e ilustrativo sobre qué es la procrastinación y como puedes combatirla.
Una vez salvado este escollo, es muy probable que tu proyecto tenga muchas posibilidades de salir a la luz, puesto que has demostrado empeño, voluntad y constancia para conseguirlo. Cuando lo hayas logrado, ya verás que podrás disfrutar de la libertad y las retribuciones de haber puesto tanto esfuerzo.
Un Centro de Coworking – el sitio ideal
Y es aquí donde aparecemos nosotros. Como Centro de Coworking especializado, es muy recomendable que seamos el siguiente paso lógico en tu novedosa y emocionante andadura profesional, puesto que ofrecemos una gran variedad de servicios personalizados que podrían adaptarse perfectamente a tus necesidades, como por ejemplo nuestros servicios de domiciliación comercial, social y fiscal, con la posibilidad de darte atención telefónica personalizada, servicio de asesoría empresarial, marketing digital, servicios de impresión, logística, mantenimiento informático… Un universo de posibilidades.
En INSPIRA Workspaces ponemos a tu disposición soluciones flexibles con las que podrás ir creciendo. Nuestra clara vocación de ir más allá del simple servicio de Oficina Virtual y alquier de despachos. Puedes contar con nosotros para multitud de necesidades presentes o futuras, como por ejemplo gestiones de diversa índole, atención comercial de clientes, búsqueda de proveedores o clientes, trabajos administrativos, espacios flexibles de trabajo, etc. Nos ofrecemos a que puedas encontrar en nosotros una extensión de tu estructura, puesto que no se debe pensar sólo en las necesidades presentes sino futuras.
Los servicios de una oficinal virtual
Lógicamente, todo depende del sector en el que te encuentres, pero para empezar a funcionar solemos recomendar alguno de nuestros servicios de Oficina Virtual. Si eres autónomo o tienes una pequeña start-up, podrás contar con una dirección comercial en el centro neurálgico de Madrid, pudiendo hacer uso de esta dirección para tus tarjetas de visita, tu web o para las redes sociales, por ejemplo. Además, recibiremos por ti toda tu correspondencia y paquetería, para que no tengas que preocuparte por nada, sólo de tu negocio.
También ofrecemos la posibilidad de realizar por ti todos los trámites necesarios para constituir una sociedad o trasladar el domicilio de manera inmediata, contratando nuestros servicios de asesoría fiscal, laboral, contable o mercantil. Podrás contar con una sede legal para tu empresa de una manera económica y sencilla.
Sin embargo, también ofrecemos otros servicios muy interesantes que podrían servirte de ayuda, como por ejemplo el alquiler de nuestras salas de reunión. Tenemos una gran variedad de salas que pueden adaptarse perfectamente a lo que necesitas dependiendo de la situación, pudiendo elegir la que más te convenga según el momento. Así mismo, el grupo cuenta con dos sedes en las mejores zonas de Madrid, por lo que podrás utilizar salas en cualquiera de nuestros centros. Practicidad y comodidad totalmente a tu servicio.
Habrá ocasiones en las que no te haga falta un espacio demasiado amplio o representativo, sobre todo si se trata de reuniones con proveedores, de equipo, o simplemente si necesitas un espacio operativo y funcional en donde poder trabajar de manera puntual. En cambio, habrá otras en las que será necesario ofrecer a tus visitas una buena imagen, representatividad y comodidad, como por ejemplo para entrevistas, posibles clientes o colaboradores. Pero esto, ya lo dejamos a tu elección.
Si te dedicas al coaching o buscas una sala más amplia para impartir cursos de formación, nos complace informarte que con nosotros también es posible. No solo tenemos salas de diferentes capacidades totalmente adaptadas para lo que puedas necesitar, con proyector, pantalla, teléfono, portátil, pizarra o flipchart, sino que también podrás contar con la atención totalmente personalizada de nuestro equipo para atender adecuadamente a los asistentes, recibiéndoles como es debido, informándoles de manera apropiada o dándoles las indicaciones que sea necesarias.
Y, por supuesto, ¿por qué no? También tienes la posibilidad de disfrutar de un maravilloso desayuno durante la jornada, tanto si tienes que impartir un curso de formación como si quieres ofrecer un tentempié a tus visitas. En este link podrás consultar nuestros servicios de catering, para que puedas hacerte una idea de los beneficios que tiene empezar tu proyecto en un Centro de Coworking.
Por tanto, si estás pensando en emprender o llevas tiempo queriendo comenzar con un proyecto nuevo, ya es hora de que te pongas manos a la obra y afrontes el desafío, porque en INSPIRA Workspaces te damos todas las facilidades. Está claro que no será coser y cantar, pero también es cierto que no caminarás solo, puesto que estaremos encantados de hacerlo a tu lado. INSPIRA Workspaces, una solución flexible e inteligente.
¡Buena suerte y hasta pronto!
El teletrabajo, más fácil con el apoyo de una oficina virtual
Sin duda alguna, la oficina virtual se ha convertido en una excelente alternativa para el teletrabajo. En una sociedad donde la tecnología es clave, es necesario adaptarse a las tendencias del mercado, así como las nuevas formas de trabajo.
En este escenario, surge esta nueva propuesta de espacio ideal que rompe con el concepto de la oficina tradicional, pero que se adapta a un modelo económico totalmente renovado.
Servicios que ofrece una oficina virtual
Las oficinas virtuales han dado lugar a que emprendedores, startups y pymes logren reducir sus gastos y rentabilizar en mayor medida sus negocios. Se calcula que el ahorro aproximado es de casi el 75 % sobre una oficina tradicional. Esta modalidad propone pagar una tarifa fija mensual que incluye un determinado número de servicios de gran utilidad.
Espacio temporal
Puesto que la permanencia en las instalaciones es momentánea, puedes hacer uso de la oficina, solo cuando lo requieras. Por esta razón, las oficinas virtuales son más económicas porque solo pagarás según el uso.
Dirección física fiable
Si una empresa no ofrece una dirección física, deja de ser fiable. La posibilidad de que un cliente o proveedor te pueda visitar beneficia a tu imagen corporativa. Asimismo, te da la opción de tener mayor capilaridad geográfica, pudiendo abarcar otras regiones o países. Si una empresa de Madrid está buscando un asesor fiscal sin duda busque uno ubicado en dicho territorio, si una empresa de fuera de Madrid busque lo mismo en Madrid, la ubicación geográfica será incluso más importante.
Servicio de recepción de correspondencia y mensajería
Servicio de recepción de correspondencia y mensajeríaTu coworking se encargará de recibir cualquier tipo de correspondencia que recibas, pudiendo reenviar la misma donde tú lo desees, custodiándola, o simplemente escaneándola y guardándola por ti. La idea es que te olvides de esta tediosa tarea administrativa, teniendo un equipo profesional que lo haga por ti.
Servicio de Atención de Llamadas Personalizada:
Otro servicio de gran valor que puede ofrecerte tu coworking es la atención personalizada de llamadas. Se te proporcionará un número geográfico de donde desees. Las llamadas se atenderán por un equipo profesional que se dedica a ello, eso quiere decir que la llamada siempre se atenderá de acuerdo con los protocolos que tu elijas. Es importante que te asegures de que el servicio de atención personalizado de llamadas no se terciariza, y por tanto puedes conocer a la persona que atienda las llamadas. Es fundamental que te asegures de que la persona que atenderá el teléfono de tu empresa sepa perfectamente a lo que te dedicas. Esa persona además debe tener un perfil comercial, no administrativo. La primera impresión es vital. Es importante que el coworking que te preste el servicio pueda darte soluciones de movilidad con implantación inmediata, de tal forma que de un día para otro puedas cambiar de ubicación y puedas seguir llamando de forma flexible desde tu número fijo, aunque estés en tu casa trabajando. Asegúrate de que cuenta con sistemas de grabación de llamadas por si lo necesitas en un futuro, sistemas de buzón de voz, definición de horarios flexible… En definitiva, es muy importante que el centro que te preste el servicio tenga experiencia y sepa lo que hace.
Instalaciones de calidad
En tu coworking podrás disfrutar de espacios confortables y diseños innovadores que darán una excelente imagen de tu marca a los clientes. Además, puedes hacer uso de las zonas compartidas como la sala de juntas, espacios para trabajar, cafetería o un salón para realizar eventos. Podrás disfrutar de unas instalaciones de gran calidad y mucha representatividad sin pagar por ello, esa es la gran ventaja de una Oficina Virtual.
Externalización de servicios
En tu coworking podrás encontrar ciertos servicios o empresas partners como abogados, administradores, trabajos de imprenta, asesores fiscales, especialistas en financiación, profesionales del diseño, o empresas de marketing digital y comunicación. Tendrás acceso a una red que te ayudará a hacer crecer tu negocio, y abrirte nuevas oportunidades. Los servicios pueden requerir una inversión adicional, pero generalmente el precio es mucho más económico y te ahorras tiempo en buscar el profesional en quien delegar esta tarea.
Servicio de secretaría
Estos espacios también disponen de paquetes completamente adaptados a tus necesidades. Además de atender tus llamadas, gestionar tu correspondencia o atender a tus visitas, los coworking pueden llevarte la contabilidad, diseñar tu imagen corporativa, hacer trámites por ti en organismos públicos, buscar cualquier material de papelería especializado, imprimir tus tarjetas de visita, o hacer campañas de telemarketing por ti.
Ventajas del teletrabajo y la oficina virtual
Un espacio de trabajo virtual se ha convertido en un gran aliado para emprendedores y pymes que quieren dar a conocer su imagen de una forma profesional sin tener que invertir grandes cantidades de dinero.
El boom del teletrabajo ha dado lugar a que estos espacios se hayan convertido en claves para que un gran número de negocios en el mundo puedan desarrollarse. Sobre los beneficios de esta propuesta laboral se ha hablado mucho, por esa razón, enumeramos las principales ventajas de complementarlo con las oficinas virtuales.
Autonomía
La opción del teletrabajo te permitirá mantener un mayor equilibrio entre tu vida laboral y personal. Cuando alquilas un espacio virtual, tú eliges cuándo haces uso de este. Determinas el día y la hora según tus necesidades.
Mayor productividad
Una de las mayores preocupaciones de cualquier empresario es cómo pagar los gastos. Cuando se reducen el tiempo y los costes, se adquiere una mayor concentración en las tareas más importantes. El trabajo no se verá afectado y se aumentará la productividad.
Objetivos definidos
Al tener tu propio espacio diseñado a tu medida y acorde a tus necesidades, te permitirá ordenar tus ideas y mantener más claras las metas y objetivos que quieres conseguir.
Contribuyes a la sostenibilidad del planeta
Aunque no lo creas, al disminuir tus desplazamientos, también reduces la huella de carbono y el tráfico rodado, sobre todo en horas puntas. Esto conlleva un aumento de la calidad de vida e integrarte dentro de las nuevas herramientas tecnológicas y formas de trabajo.
Mejora tu estatus
Cuando no tienes que hacer frente a los gastos que conlleva el alquiler de un local y todos sus gastos, los beneficios son mayores. Más allá de las ventajas del teletrabajo, tener una oficina te ofrecerá un mejor estatus y garantizará a tus clientes la confianza en tus servicios. A través de un coworking mejorarás tus instalaciones sin pagar por ello.
Reducción de costes
El ahorro es significativo para aquel emprendedor o empresa que quiera evitar pagar por un local, abonar la fianza anticipada, tramitar la burocracia, hacer frente a los gastos de luz, agua, comunidad, limpieza, internet, licencias varias y telefonía, así como otro tipo de impuestos a tener en cuenta.
A esto se añade no tener que invertir en mobiliario de oficina o una instalación tecnológica con equipos costosos, con lo que conlleva su mantenimiento. Por lo tanto, la inversión inicial es mínima.
En definitiva, cuando una persona inicia su negocio, la estabilidad no es muy grande. Trabajar desde casa en ocasiones, y optar por un espacio provisional para recibir tus clientes o tener una reunión, es una alternativa idónea para reducir gastos y ofrecer una imagen profesional.
Además, la apuesta por la diversificación geográfica es otra de las principales ventajas para ejercer tu actividad profesional. Esta alternativa de oficina es una solución que se adapta a las diferentes situaciones que puedan surgir en un momento dado. A esto se añade que tiene un amplio horario de atención al público porque no cierra en vacaciones, no descansa a la hora de las comidas y ofrece un servicio ininterrumpido de 12 horas.
En resumen, el teletrabajo y el alquiler de una oficina virtual es una propuesta muy acertada en estos tiempos donde los modelos de trabajo han evolucionado a sectores donde la tecnología manda. Ahorrar costes y generar una imagen profesional son dos aspectos claves para decantarse por esta posibilidad.
El lugar ideal de trabajo debe tener una terraza
Hemos tenido que vernos inmersos en una gran crisis sanitaria, para darnos cuenta de la importancia que tiene un balcón o una terraza. Hemos tenido que vernos confinados durante un breve periodo de tiempo en nuestras casas, para poner en valor la luz natural, tan imprescindible como necesaria para la vida humana.
Como las plantas, todos sabemos que necesitamos la luz natural del sol para poder desarrollarnos adecuadamente como personas, ya desde muy pequeños, puesto que tiene múltiples beneficios, tal y como podemos observar en el siguiente diagrama.
En circunstancias normales y con un ritmo de vida habitual, muchos no necesitan disponer de una terraza o de un espacio al aire libre en su propio hogar, quizá porque tengan una vida social muy activa o, simplemente, porque ocupan todo su tiempo con la realización de diversas actividades en el exterior. Sin embargo, debido a la situación actual, espacios como las terrazas o los balcones están tomando gran importancia y no sólo en residencias particulares, ya que nuestras necesidades han cambiado. En el siguiente link podrás ver un interesante artículo que habla precisamente de esto, de los balcones como medio para sobrevivir al confinamiento.
Verse obligados a estar en casa bastante más tiempo que antes ha hecho recapacitar a muchas personas, que se han dado cuenta de todo lo que significa tener a su disposición un espacio al aire libre donde poder desconectar, descansar o disfrutar de algo tan básico como la suave brisa, por ejemplo. A la hora de trabajar ocurre exactamente lo mismo, disponer de una buena terraza donde poder comer, tomarte un café o incluso reunirte con tus clientes si las condiciones meteorológicas acompañan, hoy por hoy es un verdadero lujo. Todos estaremos de acuerdo en que no es lo mismo trabajar en un despacho con grandes ventanales en donde entra mucha luz natural, que en otro más oscuro y orientado hacia un patio interior, está demostrado que mejora radicalmente el rendimiento y la productividad, según hemos visto en el diagrama anterior. Si no es posible contar con un espacio muy soleado para trabajar, es importante compensarlo con una terraza donde poder hacer descansos periódicos.
En Inspira Workspaces no sólo somos conscientes de la importancia de contar con luz natural y espacios bien ventilados, sino que es requisito fundamental para la apertura de nuevos centros que estos cuenten con muy buena ventilación y gran cantidad de luz natural. Algo con lo que siempre nos hemos encontrado es con espacios en los que no se optimizaban estos recursos, y uno de nuestros principales objetivos en nuestras implantaciones es la puesta en valor de la luz natural y la ventilación. Un buen ejemplo es la adaptación de nuestra terraza de Abascal, lugar que en el pasado no era más que un “fumadero”, hoy es lugar de encuentro de nuestros clientes. Sus 30 metros cuadrados equipados con sofás, mesas para comer y rincones para pensar, es el lugar idóneo para dejar que los rayos del sol nos carguen de energía, disfrutar de un momento de concentración o mantener una agradable reunión con otros miembros del equipo.
Otra de las ventajas que tiene disponer de una terraza en tu centro de trabajo, es la posibilidad de organizar eventos, entrevistas u otro tipo de encuentros, generando un ambiente cálido y distendido en donde tus invitados estarán muy a gusto. Además, si la previsión de los horarios es muy ajustada y no quieres perder tiempo en desplazamientos, también ofrecemos servicios de catering para tus reuniones, con opción tanto de coffee break como de lunch, aunque esto ya depende de ti. Te invitamos a entrar en nuestra página web para que veas las diferentes opciones que tenemos, seguro que no te defraudarán.
Por otro lado, es importante comentar que cada vez es más habitual oír hablar de las sinergias en el sector empresarial, un concepto que se ha puesto bastante de moda en los últimos años con la aparición de los centros de coworking. El término sinergia significa cooperación, es decir, actuar con una o varias personas de manera conjunta para alcanzar un propósito común. Contar con espacios exteriores mejoran mucho las posibilidades de que se produzcan sinergias, pues las personas tienden más a colaborar en entornos agradables.
En líneas generales y a modo resumen, disponer de una terraza en la oficina no sólo puede impulsar y favorecer tu imagen corporativa, sino que también te proporciona:
Comodidad: porque es una zona en la que tanto tú como tu equipo, o clientes, podréis tener ese momento de relajación sin tener que salir de las instalaciones.
Ambiente exclusivo: porque permite crear una atmósfera diferente, única y especial.
Sinergias: es la producción de efectos adicionales que resulta del trabajo conjunto de dos o más organizaciones, teniendo en cuenta que esos efectos no se producirían si esas organizaciones actuaran por separado. Como hemos comentado anteriormente, ¡en las terrazas aumentan las posibilidades de que se produzcan!
Salud: está demostrado que la luz del sol ayuda mucho a nuestro organismo y su salud, entre otras cosas a la generación de Vitamina D, ahora tan de moda para la protección del cuerpo ante posibles infecciones.
Fidelización: ofrecer a tu equipo lugares agradables donde poder tomarse un respiro hará que se sientan agradecidos y, por tanto, incrementará el grado de fidelización al proyecto empresarial.
Optimización del tiempo: tener que salir a buscar espacios de descanso fuera de las instalaciones hacen que perdamos un valiosísimo tiempo.
Mejor comunicación: contar con espacios de uso común agradables, que además se encuentren en el exterior, mejorará la comunicación con tu equipo y potenciales colaboradores.
Si eres de los que ya se ha dado cuenta de que trabajar en casa tiene sus contras o estás en la búsqueda de una oficina, te recomendamos buscar un despacho en un centro de negocios o un centro de coworking, ya que la oferta es muy variada. Estamos convencidos de que podrás encontrar alguno que se ajuste a tus necesidades perfectamente, pero recuerda que disponer de una terraza en un centro de trabajo hoy en día es fundamental. No te lo pienses más y ven a conocernos, nos encantará contar contigo como miembro de nuestra comunidad.
¡Buena suerte y hasta pronto!
Cómo organizar una reunión dentro del nuevo protocolo
Si te estás planteando utilizar una sala de reunión en la covid-19 es fundamental que conozcas todas las recomendaciones a seguir para evitar la propagación de este virus. Por ello, te invitamos a conocer las medidas de prevención y contención para reducir el riesgo de contagios víricos entre los asistentes a un evento presencial en España.
1. Reducción de aforos en las salas de reunión en la covid-19
Una de las primeras medidas de prevención para que puedas disfrutar de una sala de reunión segura es reducir la cantidad de asistentes para el evento planificado. Esta reducción se debe llevar a cabo de acuerdo al tipo de montaje elegido.
Otra recomendación práctica es crear circuitos de entrada y salida distintos con una delimitación clara. De esta forma, se reduce el flujo de personas al ingresar y al abandonar el recinto.
¡Al mismo tiempo, el sistema de aire acondicionado debe estás dimensionado para el número de persona y si adicionalmente puedes contar con un sistema de plasma iónico fenomenal! Es importante mantener el control de la temperatura de los asistentes, en este caso puedes establecer un punto de control en la entrada de la sala. Por otro lado, es crucial colocar dispensadores de gel limpiador alrededor de la sala y planificar la periodicidad de limpieza para mantener buenos niveles de higiene. También es indispensable la adquisición de equipamiento para la protección individual de los asistentes tales como mascarillas, la cual los asistentes deberán llevar puestas en todo momento.
2. Modalidad de reuniones híbridas: asistencia presencial y remota
Las acciones que emplees para reducir el aforo a una sala determinada pueden ser complementadas con la posibilidad de que los asistentes que quieran puedan conectarse en remoto a la reunión. Las reuniones híbridas son ideales para cumplir con el número de asistentes para una reunión, ya sea que estos asistan físicamente o no. También es importante que complementes la oferta de valor para incrementar la calidad de lo que se vaya a transmitir, como por ejemplo realizar una locución en directo o generar contenidos exclusivos y especiales para el público.
Estos contenidos con acceso limitado para los asistentes en remoto pueden incrementar el nivel de atractivo de tu evento y lograr compensar la reducción de aforo presencial.
Es fundamental que se utilicen plataformas profesionales para las videoconferencias, así como equipos de alta calidad. Debes de asegurarte de que los asistentes en remoto puedan participar como los asistentes presenciales, además de que escuchen perfectamente cualquier intervención de un asistente a la reunión. El uso de altavoces de expansión es imprescindible, así como una cámara que puedas orientar donde quieras, o hacer zoom donde sea necesario. Sistemas de encuestas de opinión virtuales, salas de descanso virtuales o salas alternativas virtuales permitirán que la asistencia virtual se aproxime lo máximo posible a la asistencia real.
3. Alquiler de sala de reunión con servicios audiovisuales
A la hora de organizar tu reunión debes pensar en el uso de material audiovisual y planificarlo correctamente para evitar más contactos físicos de la cuenta. Por ello, es recomendable la utilización de manuales que indiquen como montar y desmontar todas las instalaciones. Es importante incluir la elección de un responsable que coordine a todo el equipo,
Además, todo material audiovisual es recomendable que se entregue mediante dispositivos online para evitar contactos. También se desaconseja el uso de atriles fijos, así como de ordenadores en el atril. En caso que sea imprescindible, debes cerciorarte de usar capas de protección adecuadas, al igual que en los micrófonos. Los pasa diapositivas deben de esterilizarse cada vez que el ponente cambie.
Asegúrate de que la sala de reuniones tiene renovación de aire de forma constante, o incluso mejor si está equipada con equipos de plasma iónico. Si consigues que cuente con ambas cosas será maravilloso.
4. Secretaría técnica y personal auxiliar para lograr una sala de reunión segura
Un aspecto primordial a la hora de salvaguardar la integridad de los asistentes a una sala es la delimitación y el mantenimiento de las distancias de seguridad. Es importante que tengas en cuenta la anchura mínima entre los puestos de atención para los asistentes. Esta debe ser establecida con un distanciamiento perimetral de al menos dos metros entre las personas que se encarguen de la asistencia durante el evento.
Asimismo, puedes reforzar las medidas de prevención con mamparas para proteger y reducir el riesgo de contagio durante el intercambio de información entre los asistentes y el personal de turno. Lo ideal es que las mamparas tengan una composición acrílica transparente para facilitar la visualización, con un ancho mínimo de un metro y una altura de por lo menos 90 centímetros. En cuanto a los mostradores angostos, se sugiere adaptar las mamparas con las medidas específicas del mostrador.
También debes tener en cuenta la distancia de espera entre los asistentes al posicionarse frente a la recepción, esta distancia deber ser como mínimo de un metro perimetral. Las filas de espera en forma de cremallera son ideales. Sin embargo, suelen reducir la capacidad dentro de la sala al ser de una longitud prolongada. Algunas medidas de prevención sencillas de colocar son los adhesivos informativos, aquellos que guiarán a los asistentes por los vestíbulos y mantendrán el distanciamiento adecuado durante el flujo de personas durante el evento.
En cuanto a la entrega de material informativo, lo más recomendable es distribuirlo de manera digital. Las acreditaciones puedes enviarlas por correo electrónico antes del evento con su código de acceso, para evitar aglomeraciones en recepción. En el caso del pago de las inscripciones debe ser realizado por transmisión digital y, tanto la documentación como el certificado de asistencia enviado, por email.
5. Servicio de catering conforme a los protocolos de seguridad
La distancia sigue siendo el aspecto más importante a la hora de prevenir contagios. Dependiendo de si el servicio será de pie o sentado se aumentará o reducirá el aforo. Como norma general, es recomendable utilizar alimentos de formato individual, como, por ejemplo, comida estuchada para el coffee break. En cuanto a los almuerzos y cenas, el servicio de buffet debe contar con una barrera protectora transparente entre el asistente y los alimentos. Evita el uso de cubertería que use más de una persona, así como elementos para servir la comida de uso colectivo.
En conclusión, preparar una sala de reunión en la covid-19 que cumpla con las normas de seguridad es totalmente posible. Ten en cuenta que todas estas medidas deben ser aplicadas de forma minuciosa para lograr el cometido con éxito.
¿Tienes una reunión por videoconferencia? Mejor en un Coworking
“¡Oh, no! Acabo de recibir las credenciales para acceder a una reunión por videoconferencia importante y me da miedo que algo salga mal. ¿Podré hacerlo desde casa con mi ordenador?”.
“Tengo una reunión importante y no estoy seguro de contar con los requisitos técnicos necesarios para poder realizarla. Además, a veces pierdo conexión WIFI”.
“El jueves a las 17:00 tengo una videoconferencia importante y justo a esa hora llegan los niños del cole, ¿Dónde me meto?».
¿Te suena de algo todo esto? Seguramente ya habrás tenido que lidiar con ese tipo de situaciones, pero si eres una de esas personas que aún no se ha visto en este dilema, no te preocupes, vamos a intentar arrojar un poco de luz ante tanta oscuridad.
Hasta hace poco, las videoconferencias formaban parte únicamente de las series de televisión o de las películas, pero poco a poco se han ido convirtiendo en una realidad cada vez más habitual en el mundo de los negocios. Si eres un ferviente seguidor de Los Simpson, seguro que recordarás aquel capítulo en el que Homer Simpson se conectaba por videoconferencia con su familia, allá por el año 2003. Y es que, en los últimos años, esta herramienta de comunicación online ha vivido una auténtica revolución, convirtiéndose en un elemento estratégico esencial para todo tipo de empresas.
Son múltiples las posibilidades que ofrecen las videoconferencias a todas las organizaciones y autónomos, destacando especialmente la posibilidad de mantener las relaciones con otras personas, fundamental en estos tiempos que corren. En este enlace podrás ver una comparativa sobre las herramientas gratuitas más utilizadas. La capacidad de mantener conversaciones cara a cara con esas personas en cualquier parte del mundo de manera rápida, sencilla, eficaz y asequible incrementa también las oportunidades de negocio y las colaboraciones.
Por suerte o por desgracia, el COVID nos ha traído el futuro de las comunicaciones al presente, adelantando en el tiempo un proceso al que sin duda estábamos abocados, pero para el cual no estábamos aún del todo preparados. De la noche a la mañana, nos hemos visto encerrados en casa, confinados durante mucho tiempo y sin la posibilidad de desplazarnos libremente, así que nos hemos visto en la necesidad de informarnos, formarnos y aplicarnos, para poder seguir relacionándonos y continuar siendo competitivos. Un claro ejemplo de que “la necesidad hace a la vieja trotar”, como dice el refrán.
Dada la situación en la que nos encontramos actualmente y ante la imposibilidad de continuar con nuestros hábitos y costumbres como de manera habitual, poder contar con una herramienta así tiene principalmente dos ventajas:
Ahorro de tiempo
Hay muchos profesionales que han acogido con agrado el sistema de las videoconferencias por el ahorro de tiempo que supone. En muchos casos, ha supuesto la solución a sus problemas, puesto que permite conciliar la vida laboral con la personal. Hablamos de personas con cargas familiares importantes, al cuidado de niños a cargo, pluriempleados o que se ven obligados a desplazarse de una oficina a otra de manera habitual, por ejemplo. El ahorro de tiempo que supone en desplazamientos es brutal. Quizá no sea una práctica que sustituya completamente a las reuniones presenciales convencionales, pero sí que es interesante empezar a utilizarla como una maravillosa alternativa en determinadas circunstancias o de manera puntual.
Disminución de los costes de los desplazamientos
Otro aspecto muy importante que considerar es la disminución de los costes y el ahorro en los desplazamientos de todos los asistentes. Si ponemos el ejemplo de una junta directiva integrada por 15 socios, que se reúnen una vez al mes y que residen en diferentes ciudades, ya te podrás imaginar el ahorro que supone en cuanto a transporte, dietas y alojamiento, sin analizar con mayor detenimiento el conjunto de gastos que podrían generarse realmente. En una época tan convulsa como la que estamos viviendo, en la que muchas empresas han reducido drásticamente sus ingresos, cualquier tipo de ahorro debería ser bienvenido. Sin embargo, las videoconferencias creemos que nunca podrán sustituir a las reuniones presenciales, sí que son un buen complemento, pero el contacto personal es insustituible. Es habitual que en una videoconferencia se reduzca la interacción, algunos miembros no participen o aumenten las distracciones, por ejemplo, por lo que resulta complicado entablar relaciones más personales. A continuación, tienes un video muy entretenido donde te damos algunos consejos para mejorar tu experiencia en una videoconferencia:
Pues bien. Ya hemos avanzado en el tiempo, empezamos a utilizar todas las aplicaciones y programas que empiezan a dar este servicio y nos parece estupendo, sobre todo cuando se trata de una conversación informal con familiares y amigos. Sin embargo, cuando se presenta la necesidad de adaptar todas estas herramientas al ámbito laboral, es cuando comienzan a surgir dudas. Como decíamos al principio de este post:
“¿Tengo un buen equipo técnico para poder asistir a la reunión sin perderme ningún detalle?”
“¿Perderé la conexión en el momento clave de la misma?”
“¿Dispongo en casa de un despacho o de una zona habilitada para ello?”
Y lo más importante:
“¿Puedo entrar a una reunión con todas las garantías de que daré una buena imagen y de un modo profesional?”
Es en este punto cuando tienes que plantearte seriamente qué lugar es el más apropiado para llevar a cabo una reunión, sobre todo si no quieres llevarte ninguna sorpresa desagradable. Si no tienes un estudio o una zona habilitada y adaptada para poder afrontar una reunión por videoconferencia con garantías, es imprescindible que encuentres un lugar que esté preparado para ello. Justo aquí es donde aparecen en escena los centros de negocios o centros de coworking, perfectamente preparados para las nuevas necesidades que se están demandando en el mercado. También es cierto que existen otras alternativas, pero elegir un centro de coworking para tu videoconferencia, sin duda, será la decisión más acertada de todas.
En Inspira Workspaces no sólo nos avala nuestra dilatada experiencia, también llevamos más de 20 años acompañando a todo tipo de profesionales en su camino, adaptándonos en todo momento a los cambios y a las tendencias del mercado, así como a las solicitudes y exigencias de nuestros clientes. Tenemos dos sedes muy bien localizadas, una en el distinguido distrito de Chamberí, en el corazón financiero de la ciudad y muy cerca del Pº de la Castellana (ABASCAL), y otra muy cerca de la estación del AVE de Atocha, en Pº de las Delicias (ATOCHA), para que puedas elegir la que mejor te venga, así como una amplia variedad de salas de reuniones que, a buen seguro, harán las funciones perfectamente.
Todas nuestras salas no sólo están perfectamente equipadas para su uso, sino que además podrás contar con un fantástico equipo de videoconferencia de última tecnología en caso necesario, para que puedas asistir a cualquier reunión que te surja con todas las garantías.
Además, disfrutarás de una conexión a internet profesional sin posibilidad de cortes, silencio, portátiles por si los necesitas, proyectores, flipchart para poder mostrar diagramas e incluso servicio de cafetería en sala para que no te falte de nada.
Ten en cuenta que hacer una videoconferencia en un centro de negocios no sólo te aporta seguridad, tranquilidad, categoría y clase, entre otras cosas, sino también capacidad de respuesta ante posibles imprevistos, atención personalizada por parte del personal del centro, soporte técnico, apoyo administrativo en caso necesario y otro tipo de gestiones que pudieran hacerte falta en el momento clave. Un auténtico lujo.
No te preocupes por la seguridad, todas nuestras salas están equipadas con dispositivos de plasma iónico que eliminan el 99,9% de todos los virus y bacterias. En este post sobre el aire filtrado en nuestros salas de reuniones y oficinas, tienes más información al respecto.
Además, trabajamos con varias versiones profesionales de programas de videoconferencia (WEBEX, TEAMS y MEET), con lo que podemos organizar tu reunión para que salga todo perfecto. Nos podemos encargar de invitar a todos los asistentes, enviarles una encuesta, organizar una votación, crear varias salas, organizar reuniones de realidad virtual o crear salas de espera para que los asistentes puedan tomarse un respiro o comentar algo con otros asistentes de forma más privada. Consúltanos sin compromiso, ¡las posibilidades son infinitas!
Conclusión
Dicho todo esto, podríamos concluir el post diciendo que las videoconferencias mejoran la eficiencia, la productividad y la toma de decisiones en general, que han supuesto un avance tecnológico para la sociedad, que suponen un ahorro de tiempo y una disminución de costes, pero un uso indebido de las mismas puede ser contraproducente, además de tener limitaciones. Por tanto, tienes que elegir minuciosamente y con esmero el lugar más adecuado para el desarrollo de las mismas, siempre que quieras transmitir una imagen formal de profesionalidad y prestigio. En Inspira Workspaces estaremos encantados de poder ayudarte y, por supuesto, será un placer para nosotros poder atenderte.
¡Buena suerte y hasta pronto!
